Prestations, tarifs et frais de déplacement

Vos prestations sont la liste de ce que vous facturez, avec son prix. Vos domiciles de départ sont les points d’où partent vos tournées, chacun avec ses tarifs de déplacement, au kilomètre ou au forfait par tranche de distance. Les deux se règlent une fois, au calme, et se retrouvent ensuite sur chaque facture. Cette page suit ce chemin dans l’ordre : les prestations, puis les domiciles, puis la ligne de frais qui tombe toute seule.

Deux rubriques dans les paramètres

Tout vit dans Paramètres, rubriques Prestations et Déplacements, rangées dans le groupe Mon activité. Sur ordinateur, les rubriques sont listées à gauche de la page. Sur téléphone et sur iPad en portrait, Paramètres s’ouvre sur la liste des rubriques, où vous touchez Prestations ou Déplacements. Pour revenir à la liste, c’est la flèche en haut à gauche sur téléphone, le lien Paramètres au-dessus du nom de la rubrique sur iPad.

La rubrique Prestations est ouverte à tous les abonnements, à l’exception du bloc Prestations annexes. Si vous en aviez créé pendant l’essai, elles restent enregistrées telles quelles, sans gêner l’enregistrement de vos autres prestations, et vous les retrouvez en repassant à Premium. La rubrique Déplacements porte un cadenas hors Premium : elle reste cliquable, mais n’affiche qu’un encart et un bouton Passer à Premium.

Les trois familles de prestations

Le type d’une prestation décide de l’endroit où elle pourra être posée. Il se choisit en créant la ligne dans la bonne section, et ne se change plus ensuite.

Section	Ce qu’elle contient	Où elle se pose
Prestations par cheval	Ce qui se facture pour chaque cheval traité	La carte de chaque cheval, sur une facture ou un devis
Prestations par rendez-vous	Ce qui se facture une fois pour la visite entière : déplacement, forfait	La section Frais par rendez-vous
Prestations annexes	Formations, événements, dispenses, rien qui touche un cheval	Une facture annexe, réservée au plan Premium

Seule une prestation de la section Prestations par rendez-vous peut servir de tarif de déplacement : un trajet se facture une fois par visite, jamais par cheval.

Créer une prestation

Le bouton Ajouter, en tête de chaque section, insère une ligne vide. Vous y renseignez le Nom, une Description facultative, le Prix HT en euros et l’Unité, à choisir parmi unité, heure, km, forfait, séance et lot. Dans les prestations annexes, jour remplace km. L’unité est reprise dans la colonne Unité de la facture et du devis, à côté de la quantité. L’interrupteur Actif est armé d’office.

Si votre compte est soumis à la TVA, les prestations annexes ont aussi une colonne TVA : 20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 % ou 0 %. Une annexe ajoutée part à 20 %. Ce taux est repris sur la ligne quand vous ajoutez la prestation à une facture annexe. Les prestations par cheval et par rendez-vous suivent toujours le taux du compte.

Rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas validé. Dès la première modification (ligne ajoutée, texte saisi, interrupteur basculé, ligne supprimée), une barre d’enregistrement apparaît en bas de l’écran : Enregistrer envoie toute la rubrique d’un coup, Annuler rend le dernier état sauvegardé, lignes ajoutées et lignes supprimées comprises. Changer de rubrique garde votre saisie en attente, et la barre réapparaît en revenant sur Prestations. Quitter les réglages avant d’enregistrer ouvre la fenêtre Quitter sans enregistrer ?.

Une ligne ajoutée par curiosité puis laissée entièrement vide ne vous sera pas reprochée : Enregistrer l’écarte, elle disparaît simplement de la liste. Une ligne entamée mais restée sans nom, elle, bloque l’enregistrement de la rubrique : son champ Nom passe en rouge avec la mention Le nom est requis., et rien n’est envoyé tant que chaque ligne signalée n’est pas nommée, ou supprimée par sa corbeille.

Le prix voyage par copie. Une ligne déjà posée sur un document garde le tarif du jour où vous l’avez ajoutée, brouillon compris. Modifier un prix ici ne rattrape aucune facture existante, il ne s’applique qu’aux lignes que vous poserez ensuite.

Choisir l’ordre des prestations

Chaque ligne porte une poignée Glisser pour réordonner, suivie des flèches Monter et Descendre. Glissez la poignée, à la souris ou au doigt, pour faire passer la ligne au-dessus ou en dessous de ses voisines, ou utilisez les flèches pour la décaler d’un rang. Une prestation se déplace dans sa propre section, jamais d’une section à l’autre. Comme toute modification, le nouvel ordre fait apparaître la barre d’enregistrement et n’est conservé qu’au clic sur Enregistrer.

Cet ordre est repris partout où vos prestations vous sont proposées, dans les sélecteurs de vos factures et de vos devis, à l’étape de facturation qui clôt un rendez-vous et dans les tranches de déplacement de vos domiciles. Placez en tête celles que vous posez le plus souvent.

Retirer une prestation sans perdre l’historique

L’interrupteur Actif est le bon geste pour une prestation que vous ne vendez plus. Éteinte, elle disparaît des sélecteurs de vos factures et de vos devis, mais reste dans vos réglages, prête à revenir. Seul son nom est un peu atténué, et son interrupteur Actif éteint.

La corbeille, elle, supprime pour de bon, au prochain Enregistrer. Vos factures déjà émises n’en souffrent pas, leurs lignes sont des copies. En revanche, un domicile de départ qui utilisait cette prestation dans une de ses tranches de déplacement affiche Tarif indisponible, prestation inactive ou supprimée.

Enregistrer ses domiciles de départ

La rubrique Déplacements s’ouvre sur la carte Domiciles de départ. À la fin du parcours de démarrage, Equident y a déjà créé un point nommé Domicile, repris de l’adresse de votre entreprise, sans tarif et sans géolocalisation.

Le bouton Ajouter ouvre une fenêtre avec quatre champs, le Nom du point de départ, l’Adresse, le code postal (le champ affiche l’exemple 75000) et la Ville, suivis de la section Tarifs de déplacement décrite plus bas. Les quatre champs sont exigés, et le code postal doit faire cinq chiffres. Le bouton Ajouter (ou Enregistrer quand vous modifiez un domicile) reste actif, et un clic sur un formulaire incomplet affiche sous chaque champ fautif Renseignez un nom., Renseignez l’adresse., Code postal à 5 chiffres. ou Renseignez la ville., puis place le curseur sur le premier. Choisissez une adresse dans les suggestions : ses coordonnées sont capturées au passage, ce qui épargne un géocodage plus tard. Aucune distance n’est mesurée ici. Une adresse tapée à la main est acceptée, mais le domicile porte alors la mention Non localisée et son adresse sera géolocalisée au moment de mesurer le trajet. Toute retouche manuelle d’un des trois champs d’adresse remet le domicile dans cet état.

Tant que la liste est vide et que l’adresse de la rubrique Entreprise est renseignée, un bouton Utiliser l'adresse de votre entreprise remplit la fenêtre pour vous.

Enregistrer un domicile depuis cette fenêtre, avec ou sans tranche de déplacement, coche l’étape Vérifier votre domicile de départ de la prise en main. Le domicile créé pour vous à l’inscription ne la coche pas : il porte l’adresse de votre entreprise, pas votre décision.

Aucun domicile n’est marqué par défaut. À la création d’un rendez-vous, c’est le plus proche du lieu de la visite qui est présélectionné, et le sélecteur Domicile de départ n’apparaît qu’à partir de deux domiciles enregistrés. Supprimer un domicile est donc sans danger pour vos documents : la confirmation rappelle que les rendez-vous qui en partaient perdent leur point de départ, et que les factures déjà créées ne changent pas.

Les tranches de déplacement appartiennent au domicile

La section Tarifs de déplacement de la fenêtre découpe la distance en tranches. Son titre porte la mention (facultatif) tant que le préremplissage est éteint. Sans tranche, elle affiche Aucun tarif, ce domicile ne facture pas de déplacement, ou Requis tant que le préremplissage des frais kilométriques est activé quand le préremplissage est allumé. Le bouton Ajouter une tranche en crée une première, nommée Toutes distances ; chaque ajout suivant insère une tranche bornée avant elle, et les libellés se recalculent d’eux-mêmes : Jusqu'à 20 km, De 21 à 50 km, Au-delà de 50 km. La borne se saisit en kilomètres sur chaque tranche sauf la dernière, qui couvre tout ce qui dépasse. Les bornes doivent croître strictement, sinon un message le dit et rien n’est enregistré. Même chose au-delà de vingt tranches. Une borne tapée au-delà de 9 999 km, elle, est ramenée à 9 999 km dès que vous quittez le champ, sans message, et le domicile s’enregistre avec cette valeur.

Chaque tranche porte deux choix. Le premier, Au km ou Forfait, dit comment le prix se facture : multiplié par les kilomètres d’aller simple, ou une seule fois. Le second est la prestation, prise parmi vos prestations actives de la section Prestations par rendez-vous, dont la liste affiche le nom, le prix et l’unité ; tant qu’aucune n’est retenue, le sélecteur affiche Choisir une prestation. C’est elle qui donne son libellé et son prix à la ligne de la facture : créez donc d’abord vos prestations dans la rubrique Prestations, par exemple « Déplacement » d’unité km dont le Prix HT est votre prix du kilomètre, ou « Forfait déplacement zone 1 » d’unité forfait. La liste ne propose que des prestations par rendez-vous, et le serveur refuse toute autre prestation.

Un praticien qui facture au kilomètre n’a qu’une tranche, Toutes distances, réglée sur Au km. Un praticien qui facture par zone empile des tranches en Forfait, et peut terminer par une tranche Au km pour les longs trajets. Chaque domicile porte ses propres tranches : partir de la seconde base, plus loin ou avec un autre véhicule, peut coûter plus cher. Il n’existe pas de tarif global de repli. Les tranches restent facultatives tant que le préremplissage est éteint : si vous ne facturez pas vos trajets, laissez vos domiciles sans tranche, ils servent quand même à afficher le kilométrage.

Dès qu’un domicile a plusieurs tranches, Voir les tranches sur la carte, sous la liste des domiciles, les dessine autour de lui : un contour par borne, ce qu’on atteint en autant de kilomètres de route, chacune avec son tarif en légende. Un menu choisit le domicile quand plusieurs en ont. Les contours sont approchés : chaque rendez-vous reste facturé sur son propre trajet.

Dans la liste des domiciles, un domicile à une tranche affiche son tarif, 0,50 €/km ou 15,00 € forfait ; à plusieurs, il affiche 2 tranches. Le détail de chaque tranche s’écrit alors en clair sous l’adresse du domicile, lisible sur tous les écrans.

Activer le préremplissage des frais

La seconde carte de la rubrique, Préremplir les frais kilométriques, porte l’interrupteur Préremplir les frais kilométriques sur les factures. Il reste inactif tant qu’aucun domicile ne porte de tarif, avec un avertissement qui le dit. Une fois allumé, au moins une tranche devient obligatoire dans la fenêtre de chaque domicile.

À partir de là, quand vous facturez un rendez-vous par Finaliser, une ligne se pose seule dans la section Frais par rendez-vous de l’étape Facture, d’après la tranche où tombe la distance mesurée, arrondie au kilomètre entier. Cette distance est la moyenne de deux itinéraires en voiture calculés par l’IGN, le plus rapide et le plus court, si bien qu’elle peut s’écarter de quelques kilomètres de celle qu’annonce votre GPS. Quand les services de l’IGN ne répondent pas, ces deux itinéraires sont demandés à HERE, un autre fournisseur de cartes, et la distance peut alors différer un peu de celle de l’IGN. La Description est le nom de la prestation de cette tranche, sans mention du kilométrage. Pour une tranche Au km, la Qté est le nombre de kilomètres entiers en aller simple et le prix unitaire celui de la prestation ; pour une tranche Forfait, la Qté est 1. Sous le titre Frais par rendez-vous, au-dessus des lignes de frais, un rappel affiche le trajet retenu, par exemple « 23 km depuis « Domicile », tranche jusqu’à 30 km, 15,00 € forfait ». La ligne se modifie, se supprime et accepte une remise comme n’importe quelle autre.

Cinq conditions doivent être réunies, un abonnement Premium, une adresse sur le rendez-vous, située en France, un domicile de départ, et au moins une tranche sur ce domicile. Pendant la mesure, un message annonce le calcul de la distance depuis ce domicile. S’il échoue, un encart Distance non calculée propose Réessayer et vous laisse poser la ligne à la main. Sous le demi-kilomètre, aucune ligne n’est créée, et c’est ce même encart qui s’affiche, alors que la distance, elle, a bien été mesurée. Réessayer n’y changera rien, il n’y a simplement pas de trajet à facturer. Pour un rendez-vous dont le lieu est hors de France, aucune distance n’est mesurée ni reprise, et l’étape affiche Distance non calculée, lieu hors de France. Ajoutez la ligne de déplacement à la main si besoin., sans Réessayer, qui n’y changerait rien.

La ligne n’est posée que sur une facture qui n’existe pas encore, et seulement si la section Frais par rendez-vous est vide. Revenir plus tard sur l’étape ne pose donc jamais un second déplacement.

Désactiver ou supprimer la prestation d’une tranche ne coupe plus le préremplissage en silence : si la distance mesurée tombe dans cette tranche, l’étape Facture l’annonce, « … mais la tranche « jusqu’à 30 km » n’a plus de prestation utilisable », vous invite à poser la ligne à la main, et la facture sort sans ligne de déplacement. La rubrique Déplacements le signale aussi, avec la mention Tarif indisponible, prestation inactive ou supprimée sur le domicile concerné. La tranche, elle, est conservée sans prestation. La mention Tarif à définir, pas de préremplissage au départ d’ici ne vise qu’un domicile qui n’a aucune tranche, tant que le préremplissage est allumé.

Le kilométrage affiché sur le rendez-vous

Dès qu’un domicile est retenu et que l’adresse de la visite est connue, le panneau du rendez-vous affiche une ligne du type « À 23 km de Domicile, par la route », ou « moins d’1 km » pour un trajet minuscule. Les distances viennent des services publics IGN et Géoplateforme, ou de HERE quand ceux-ci ne répondent pas. Une distance mesurée par HERE s’affiche sans être enregistrée avec le rendez-vous, et l’IGN la recalcule à sa prochaine ouverture. Ces services ne couvrent que la France. Un lieu hors de France n’a donc pas de distance, et le panneau affiche Distance non calculée, lieu hors de France. Une adresse française que ces services situent sous un autre code postal, ou un trajet qui n’arrive pas au point demandé, n’est pas mesurée non plus, plutôt que de l’être à tort. Quand seule la voie leur est inconnue, un lieu-dit par exemple, la distance part du centre de la commune, retrouvée par son code postal.

Cette distance est enregistrée avec le rendez-vous et reprise telle quelle à la facturation, à condition que la facture parte bien du même domicile. Sinon, elle est recalculée sur le moment. Si vous déménagez un domicile depuis vos réglages, les kilomètres mesurés depuis l’ancienne adresse sont périmés d’office et recalculés au prochain affichage des rendez-vous concernés.

La quantité posée sur la facture est un aller simple. Si vous facturez l’aller-retour, corrigez la quantité sur la ligne, fixez un prix au kilomètre qui en tient déjà compte, ou passez la tranche en Forfait.

Ce qui demande un abonnement Premium

Réglage	Plan
Prestations par cheval et Prestations par rendez-vous	Tous les abonnements
Prestations annexes	Premium
Rubrique Déplacements, domiciles et tranches de déplacement	Premium
Préremplissage des frais sur la facture	Premium
Kilométrage affiché sur le rendez-vous	Premium