Établir un devis et le convertir en facture

Le devis est réservé au plan Premium : sans lui, l’entrée Devis du menu est verrouillée et son clic n’ouvre qu’une proposition de passer à Premium. Avec lui, un devis suit un chemin court : un brouillon repris autant de fois que nécessaire, une validation qui lui attribue son numéro et l’envoie au client, puis une conversion en facture le jour où le client dit oui. Sur téléphone, Devis vit dans la page Plus, section Documents.

Ce qu’il faut avoir réglé une seule fois

Un devis exige les mêmes réglages qu’une facture : vos informations d’entreprise (nom, adresse, code postal, ville, SIRET) et un IBAN. Si le bloc entreprise est incomplet, l’écran Nouveau devis le signale dès l’ouverture, avec le lien Compléter les paramètres. Le brouillon s’enregistre quand même, mais Valider et envoyer ouvre une fenêtre Paramètres incomplets qui propose Aller aux paramètres. Si vos réglages n’ont pas pu être lus, faute de réseau par exemple, la fenêtre s’appelle Réglages indisponibles et propose Réessayer. Si c’est seulement l’IBAN qui manque, le brouillon s’enregistre aussi, et le refus vient du serveur à l’envoi. Il ouvre la même fenêtre Paramètres incomplets avec Renseignez votre IBAN dans vos paramètres avant de valider ce document. et Aller aux paramètres.

Deux réglages sont propres au devis, dans Paramètres, rubrique Facturation, section Numérotation : le Préfixe devis (DEV par défaut) et la Validité devis (jours), de 1 à 365 jours, 30 par défaut. Le préfixe du devis doit être différent de celui des factures, l’écran le signale en rouge sinon.

Vos prestations, elles, ne sont pas obligatoires. Elles évitent de tout retaper, mais chaque section propose aussi une Ligne personnalisée.

Créer le devis

Depuis la liste Devis, Nouveau devis ouvre un écran vierge. La carte Informations ne demande que le Client. Le champ client propose Créer un client si le vôtre n’existe pas encore.

Le devis ne porte aucune date tant qu’il est un brouillon : il prend la date du jour où vous le validez, au moment où il reçoit son numéro. La date de validité se calcule à ce même instant, à partir de votre réglage de Validité devis (jours), et ne se force plus. Dans la liste Devis, la colonne Date d’un brouillon et sa carte au téléphone affichent pourtant le jour de sa création. Ce n’est pas la date du document, qui ne tombe qu’à la validation.

Le choix du client commande le reste de l’écran. Tant qu’il est vide, la section Prestations par cheval affiche Sélectionnez un client pour ajouter des prestations. Changer de client en cours de route retire les chevaux et leurs prestations, après confirmation dans une fenêtre Changer de client ? (Garder ce client ou Changer de client). Les Frais par rendez-vous restent. Si le client n’a aucun cheval enregistré, l’écran le dit, propose Ajouter un cheval sur la fiche du client, et vous pouvez tout de même faire un devis avec les seuls Frais par rendez-vous.

Poser les lignes

Ajouter un cheval déplie la liste des chevaux du client : chaque nom choisi ajoute sa carte, une à la fois. Sur chaque carte, + Ajouter une prestation insère une prestation avec son nom et son prix, Ligne personnalisée crée une ligne vide. Chaque ligne porte une Description, une Qté, un P.U. HT et son Total, et accepte une remise : Pas de remise, Remise %, Remise € ou Remise chevaux. Une Remise % ne peut pas dépasser 100 % et une Remise € ne peut pas dépasser le montant de la ligne : l’enregistrement reste bloqué tant que ce n’est pas corrigé.

La section Frais par rendez-vous accueille ce qui se facture une fois pour la visite entière. Ce sont exactement les mêmes cartes que sur une facture, avec les mêmes prestations.

Le taux de TVA suit vos réglages tant que le devis est un brouillon. Pour un client établi hors de France, le champ Régime de TVA se règle sur le devis comme sur une facture, et un devis en autoliquidation ou hors Union européenne est à 0 %. Votre n° TVA intracommunautaire n’est pas exigé pour valider un devis en autoliquidation, il le sera sur la facture. À la validation, le taux et la mention se figent, et c’est ce taux figé que la conversion recopiera dans la facture.

Pour pouvoir enregistrer ou valider, il faut un client et au moins une ligne, chaque ligne ayant une description et un prix unitaire supérieur à zéro. Tant qu’une de ces conditions manque, les deux boutons du bas restent grisés, une phrase au-dessus d’eux dit ce qui manque et la ligne en cause se marque en rouge. Aperçu, lui, reste disponible. Ces boutons vivent dans la barre qui reste en bas de l’écran. Quand la place manque, Aperçu, Enregistrer le brouillon et, sur la page d’un brouillon, Enregistrer se réduisent à leur icône.

Enregistrer, puis valider et envoyer

Enregistrer le brouillon vous emmène sur la page du devis, où vous pouvez reprendre les lignes autant de fois que voulu. Le client, lui, n’y est plus modifiable : un devis destiné à quelqu’un d’autre se recrée.

Tant que le devis en cours n’est pas enregistré, quitter l’écran (flèche de retour, menu, geste de retour) ouvre une fenêtre Quitter sans enregistrer ?. Rester vous ramène à la saisie, Quitter sans enregistrer l’abandonne. La page d’un brouillon fait de même si ses lignes ont changé depuis le dernier Enregistrer.

Valider et envoyer est le chemin normal, et le seul complet. Il ouvre un Aperçu du devis avant envoi, rappelle l’adresse du destinataire, puis fait tout d’un coup : le numéro tombe, le PDF part en fabrication et l’email suit dès qu’il est prêt. Le message Devis validé, l'envoi est en cours s’affiche d’abord. Pendant ce temps la page se met à jour toute seule, et le PDF qui remplace l’aperçu vous signale l’arrivée. Validé depuis la page d’un brouillon déjà enregistré, un second message Devis envoyé confirme en plus le départ.

Si le client n’a pas d’adresse email, une fenêtre Adresse email manquante vous la fait saisir. Enregistrer et continuer l’inscrit sur la fiche du client, puis ouvre le même Aperçu du devis avant envoi. Sur un devis déjà À envoyer, le bouton Envoyer ouvre la même fenêtre, puis envoie le PDF déjà fabriqué.

Si vous avez corrigé l’adresse email du client depuis le dernier envoi de devis, seule l’action Envoyer du menu d’une ligne de la liste Devis, sur ordinateur, ouvre d’abord une fenêtre L’adresse du client a changé, qui rappelle l’adresse utilisée la fois précédente et celle qui va servir, et rien ne part tant que vous n’avez pas confirmé. Valider et envoyer et le bouton Envoyer de la page du devis ne font pas ce contrôle et partent directement vers l’adresse actuelle de la fiche. Après une correction d’adresse, relisez donc le destinataire affiché dans l’Aperçu du devis avant envoi avant de confirmer.

Le même mail part aussi aux Emails secondaires du client cochés Devis, que la fenêtre d’envoi annonce avec son adresse. L’email reprend votre modèle Devis (Paramètres, rubrique Emails). Il annonce le numéro, la date, le montant et la date de validité, et porte un bouton Voir le devis qui ouvre le document.

Depuis la liste, l’action Finaliser d’un brouillon lui donne son numéro, le fige et fabrique son PDF, sans l’envoyer. Le devis passe en À envoyer, et Envoyer, sur sa fiche ou dans le menu de sa ligne, l’envoie ensuite au client. Depuis la liste, une fenêtre Envoyer le devis par email ? nomme d’abord le destinataire, et l’action reste grisée avec (email manquant) ou (PDF en cours de génération) tant que le devis ne peut pas partir. Si un devis finalisé n’a pas de PDF (cela arrivait avec l’ancienne action Finaliser), sa fiche propose Générer le PDF. Si la finalisation est refusée, par exemple pour un brouillon établi avec TVA et jamais rouvert depuis votre passage en franchise, le message Le devis n’a pas pu être finalisé s’affiche avec la raison et ce qu’il faut faire, et le devis reste en brouillon.

La numérotation des devis

Le numéro est attribué à la validation, jamais à la création. Sur tablette et ordinateur, un brouillon s’intitule simplement Devis, avec la pastille Brouillon (au téléphone, l’en-tête affiche Devis brouillon), et un simple tiret dans la colonne Numéro de la liste.

Les devis ont leur propre série, indépendante de celle des factures. Le préfixe est le vôtre, le reste du format est commun aux deux documents : séparateur, année, mois, nombre de chiffres, remise à zéro du compteur, tous dans la section Numérotation. Avec les valeurs par défaut, cela donne DEV-2026-0001. Un aperçu en direct y montre côte à côte le format d’un numéro de facture et d’un numéro de devis, calculé sur le N° de départ et non sur votre compteur.

Le millésime du numéro suit le jour où vous validez le devis, puisque c’est ce jour-là qu’il est daté. Un devis préparé en décembre et validé en janvier porte donc un numéro de janvier.

Suivre ses devis

La liste Devis se filtre par pastilles de statut, avec le compteur de chaque statut, et par Numéro ou Client. Sur un grand écran d’ordinateur, c’est un tableau qui affiche le montant TTC (et le montant HT sur les très grands écrans), la date et la date de validité. Un clic sur le nom du client ouvre sa fiche, un clic ailleurs sur la ligne ouvre le devis. En dessous, tablette et iPad compris, chaque devis devient une carte qui montre son numéro, son statut, le client, le montant TTC et la date de création. Un appui ouvre le devis, les actions du menu de ligne n’existant que dans le tableau. Deux boutons icône, sans texte, s’y alignent à droite. Les flèches ouvrent le tri, l’icône de réglages ouvre la feuille Filtrer les devis avec les mêmes filtres. Sur téléphone, les pastilles de statut tiennent sur une seule rangée à côté de ces boutons, qui défile au doigt avec un dégradé au bord tant qu’il en reste hors de l’écran. Les pastilles de statut, elles, gardent leur propre rangée dès que l’écran la permet.

Statut	Ce qu’il veut dire
Brouillon	Modifiable et supprimable, sans numéro
À envoyer	Numéroté et figé, l’email n’est pas encore parti
Envoyé	Parti par email chez le client
Converti	Une facture en est née, plus aucune action possible

La date de validité est une mention du document : rien ne se bloque à son passage, et un devis dépassé reste convertible. Un devis refusé, lui, ne se range nulle part : il reste Envoyé.

Convertir en facture

Une fois le devis en Envoyé, sa page porte un bouton Convertir en facture, doublé dans le menu de la ligne sur la liste. La facture reprend le client, les lignes, les montants, le taux de TVA et le régime du devis. Vous atterrissez directement dessus.

Elle arrive en Brouillon, sans aucune date : il reste à la valider pour qu’elle obtienne son propre numéro et sa date, dans la série des factures. La suite du chemin est celle de n’importe quelle facture.

La conversion ne se fait qu’une fois. Le devis passe en Converti, son menu d’actions disparaît et il ne reste qu’un lien Voir la facture, sur la liste comme sur sa page. Un second appel est refusé, y compris si vous double-cliquez : une seule facture peut naître d’un devis.

Supprimer un devis qui n’a pas abouti

Seul un Brouillon se supprime, depuis sa page (Supprimer le brouillon, dans le menu Plus d’actions, les trois points en haut de l’écran) ou depuis le menu de sa ligne dans la liste. Une fenêtre Supprimer le brouillon demande confirmation dans les deux cas, et la suppression est définitive.

Un devis numéroté ne s’efface pas. Un devis Envoyé que le client refuse se laisse donc simplement en l’état : il ne coûte rien, il ne relance personne et il n’entre dans aucun total facturé.