De la visite à la facture envoyée

Une facture suit toujours le même chemin : un brouillon repris autant de fois que nécessaire, une validation qui lui attribue son numéro et la fige, puis un envoi. Cette page le suit dans l’ordre, depuis un rendez-vous ou en partant de rien, jusqu’à l’avoir si vous devez faire machine arrière.

Ce qu’il faut avoir réglé une seule fois

Un brouillon s’enregistre même si vos paramètres sont incomplets. La validation, elle, exige vos informations d’entreprise (nom, adresse, code postal, ville, SIRET) et un IBAN. Sur l’écran Nouvelle facture, un bandeau le signale dès l’ouverture, avec le lien Compléter les paramètres. Valider sans envoyer et Valider et envoyer ouvrent alors la fenêtre Paramètres incomplets, qui propose Aller aux paramètres, et rien n’est validé. Vous pouvez donc commencer une facture, l’enregistrer en brouillon et compléter vos paramètres avant de la valider. L’écran Nouvelle facture et la page d’un brouillon réclament le nom même sous une forme juridique qui en dispense, contrairement au parcours depuis un rendez-vous. Un brouillon enregistré depuis un rendez-vous puis validé depuis sa page bute donc lui aussi sur le nom manquant. Si vos réglages n’ont pas pu être lus à la validation, faute de réseau par exemple, la fenêtre s’appelle Réglages indisponibles et propose Réessayer, sur l’écran Nouvelle facture, sur un brouillon comme depuis un rendez-vous.

Vos prestations, en revanche, ne sont pas obligatoires : elles évitent de tout retaper, mais chaque section propose aussi une Ligne personnalisée, de quoi poser une facture entière à la main. Leur réglage a son propre guide, celui des prestations et des frais de déplacement.

Votre logo s’imprime à droite de l’en-tête de la facture. Pour le passer à gauche, Paramètres, rubrique Entreprise, carte Logo, Emplacement sur les documents. Le réglage vaut pour les prochains PDF, une facture déjà validée garde le sien.

Facturer un rendez-vous

Depuis un rendez-vous, l’action Finaliser ouvre un parcours en cinq étapes : Client, Cheval, Compte rendu, Facture, Terminer. L’étape Facture arrive avec une carte par cheval du rendez-vous. Pour un client dont l’adresse n’est ni en France ni à Monaco, elle porte aussi le champ Régime de TVA, et, en autoliquidation, la date limite d’émission de la facture.

Trois boutons y cohabitent dans la barre qui reste en bas de l’écran, Sauvegarder en brouillon, Valider sans envoyer et Valider et envoyer. Les deux derniers ouvrent d’abord un aperçu du document. Retour est la flèche à gauche de la barre. Quand la place manque, à côté de l’aperçu ou sur un téléphone, Sauvegarder en brouillon se réduit à son icône de disquette.

Une visite qui ne se facture pas, gratuite ou réglée ailleurs, passe par Rendez-vous non facturé : l’étape Terminer s’ouvre sans rien créer, et Terminer le rendez-vous clôt la visite. Un brouillon déjà enregistré reste dans la liste Factures. Le rendez-vous ne compte plus parmi les rendez-vous réalisés non facturés du tableau de bord. Pour un rendez-vous déjà terminé sans facture, la fiche du rendez-vous affiche Aucune facture pour ce rendez-vous et le bouton Marquer comme non facturé. Il demande confirmation par la fenêtre Marquer comme non facturé ?, puis la fiche se referme. Rouverte, elle affiche Rendez-vous non facturé. Ce que vous venez de modifier dans la fiche, comme les notes, est enregistré avant.

Des lignes saisies ou modifiées sans être enregistrées ne vivent que sur l’écran. Quitter l’étape à ce moment, par la flèche Retour, la barre d’étapes, Rendez-vous non facturé ou un autre écran, ouvre la fenêtre Quitter la facture sans l’enregistrer ?. Rester sur la facture vous y laisse, Quitter sans enregistrer abandonne ces lignes. Si le client n’a pas d’adresse email, Valider et envoyer vous la demande, et la même fenêtre propose Valider sans envoyer, qui ouvre l’aperçu de validation.

Un rendez-vous ne porte qu’une seule facture : revenir sur l’étape plus tard vous rend celle qui existe déjà, pas une seconde.

En Premium, si le rendez-vous a une adresse et qu’un domicile de départ porte des tranches de déplacement, une ligne de frais de déplacement se pose toute seule, au kilomètre entier d’aller simple ou au forfait selon la tranche où tombe le trajet. Pour un rendez-vous hors de France, aucune ligne de déplacement ne se pose, et l’étape le dit.

Au-dessus des lignes, l’interrupteur Afficher l’adresse de la prestation peut rester désactivé. L’adresse de votre client suffit sur une facture de soins. Activé, il reprend le lieu du rendez-vous, que vous pouvez modifier, et le PDF l’imprime sous Adresse de la prestation. Tant qu’il est activé, il faut une rue, un code postal et une ville pour enregistrer. Pour qu’il soit activé d’office sur chaque nouvelle facture, activez Afficher l’adresse de la prestation dans les factures dans Paramètres, rubrique Facturation, section Présentation de la facture. Un brouillon déjà commencé garde son choix.

Créer une facture sans rendez-vous

Depuis la liste Factures, le bouton Nouvelle facture ouvre un écran vierge. Choisissez le Client. Le champ client propose Créer un client si le vôtre n’existe pas encore.

En Premium, un sélecteur Facture de soin / Facture annexe apparaît en haut. La seconde sert à ce qui n’est lié à aucun cheval : formations, événements, dispenses. Changer de mode alors que des lignes sont saisies ouvre Changer de type de facture ?, et Changer de type vide ces lignes. De même, changer de client une fois des chevaux ou des lignes saisis ouvre Changer de client ?, et Garder ce client laisse tout en place. Un brouillon de facture annexe se rouvre tel quel, ses lignes sous Prestations annexes, sans cartes cheval ni frais de rendez-vous.

Comme le parcours depuis un rendez-vous, cet écran propose trois issues, dans la barre qui reste en bas de l’écran : Enregistrer le brouillon, Valider sans envoyer et Valider et envoyer. Sur un téléphone, faute de place, Aperçu et Enregistrer le brouillon se réduisent à leur icône. Les deux dernières ouvrent d’abord un aperçu à confirmer, puis vous déposent sur la page de la facture. Si le client n’a pas d’adresse email, Valider et envoyer vous la demande dans la fenêtre Adresse email manquante. Enregistrer et continuer l’inscrit sur sa fiche, puis ouvre le même aperçu avant envoi ; vous pouvez aussi, de là, basculer sur la validation sans envoi.

Quitter cet écran sans enregistrer, par la flèche retour, le menu ou Créer un client, ouvre Quitter sans enregistrer ? dès qu’un client ou une ligne est saisi. Rester vous y laisse, Quitter sans enregistrer abandonne la facture en cours. Si vous aviez ouvert puis refermé l’aperçu de validation, le brouillon déjà enregistré reste dans vos factures. Un rechargement de la page, lui, perd la saisie sans prévenir.

La facture ne porte aucune date tant qu’elle est un brouillon, et vous n’en choisissez aucune : elle prend la date du jour où vous la validez, au moment où elle reçoit son numéro. L’écran vous le rappelle juste sous le champ Client, à la place des anciens champs de date. C’est cette date qui fait foi, et la date des soins reste imprimée sur le document, sous le nom de chaque cheval.

Poser les lignes

Sur chaque carte cheval, + Ajouter une prestation ouvre la liste de vos prestations. Chacune s’insère avec son nom et son prix, et la dernière option, Ligne personnalisée, crée une ligne vide à remplir. Chaque ligne porte une Description, une Qté, un P.U. HT et son Total.

Sur une facture annexe, si votre compte est soumis à la TVA, chaque ligne porte aussi son taux : un hôtel à 10 % peut côtoyer une formation à 20 %. La ligne reprend le taux réglé sur la prestation, et le sélecteur TVA sous la ligne permet de le changer. La facture imprime alors une colonne TVA, et en bas une ligne de TVA par taux avec sa base HT. Une facture de soin garde un taux unique.

Une remise se règle ligne par ligne : Pas de remise, Remise %, Remise € ou Remise chevaux, avec une Raison de la remise (optionnel) qui suit sur le document. Le total de la ligne est arrondi au centime. Une Remise % ne peut pas dépasser 100 % et une Remise € ne peut pas dépasser le montant de la ligne : l’enregistrement est bloqué tant que ce n’est pas corrigé, et le message s’affiche sous les boutons.

Pour remiser la facture entière plutôt qu’une ligne, la carte Remise sur le total apparaît sous les lignes dès qu’il y en a une, sur l’écran Nouvelle facture comme en reprenant un brouillon depuis sa page. Saisissez un montant, choisissez % ou € HT, et ajoutez si besoin un Motif (facultatif). La remise se calcule sur le total des lignes, remises de ligne déjà déduites. Elle s’imprime en bas de la facture : Sous-total HT, puis Remise sur le total avec son taux ou son montant et son motif, puis Total HT après remise. La TVA se calcule sur ce montant remisé, comme le veut la règle : c’est lui que retiennent l’encaissement, les relances et la facture électronique. Une remise en euros ne peut pas dépasser le total des lignes, et un pourcentage ne peut pas dépasser 100 % : l’enregistrement est bloqué tant que ce n’est pas corrigé. Pour retirer la remise, videz le montant. L’assistant de finalisation d’un rendez-vous ne propose pas ce champ, mais il garde la remise déjà posée sur le brouillon et l’affiche dans son aperçu. Une facture dupliquée reprend sa remise.

La section Frais par rendez-vous accueille ce qui se facture une fois pour la visite entière, déplacement compris.

Sur le document, les lignes d’un même cheval se rangent sous un bandeau qui porte son nom et la date des soins. Deux réglages le commandent, et le second l’emporte sur le premier.

Le premier vaut pour tout le compte : Paramètres, rubrique Facturation, section Présentation de la facture, option Masquer le nom du cheval. Il décide de ce que porteront vos prochaines factures, sans rien changer à celles déjà validées, dont le PDF est figé.

Le second se règle facture par facture, et cheval par cheval : l’en-tête de chaque carte cheval porte un interrupteur Nom sur la facture. Il naît sur la valeur de vos réglages et vous pouvez le basculer dans les deux sens, y compris pour rendre son nom à un seul cheval sur un compte qui les masque tous. Vous le trouverez à l’identique dans le parcours depuis un rendez-vous et sur l’écran Nouvelle facture, ainsi qu’en reprenant un brouillon.

Ce qu’il faut savoir avant de masquer : la mention Soins effectués le vit dans ce même bandeau, elle part donc avec lui. Et deux chevaux ayant reçu la même prestation donnent alors deux lignes identiques, que plus rien ne distingue. L’écran de saisie, lui, garde ses cartes par cheval dans tous les cas.

Sous les informations, un interrupteur Afficher l’adresse de la prestation ouvre un bloc d’adresse, utile quand vous intervenez à l’écurie. Il part activé si le réglage Afficher l’adresse de la prestation dans les factures est activé. Sa voisine, Option pour le paiement de la TVA d’après les débits, est une mention légale traitée par le guide de la TVA et de la conformité.

Pour un client dont l’adresse n’est ni en France ni à Monaco, un champ Régime de TVA s’ajoute, au-dessus des lignes sur l’écran Nouvelle facture et dans la carte Totaux à l’étape Facture d’un rendez-vous, décrit dans le guide de la TVA et de la conformité. Sur une facture de produits seuls, il ne propose que votre régime habituel, jamais un régime international. Une facture de nature Mixte (biens et services) suit le régime choisi pour la totalité, la case des débits disparaît pour un régime international, et un brouillon en autoliquidation rattaché à un rendez-vous affiche sa date limite d’émission.

Vous ne trouverez pas de champ Nature de l’opération sur une facture de soin : un soin est une prestation de services, et c’est cette mention qui s’imprime, sans rien à choisir. Le sélecteur n’apparaît que sur une Facture annexe, la seule qui puisse porter des biens.

Pour enregistrer, il faut un client et au moins une ligne, chaque ligne ayant une description et un prix unitaire supérieur à zéro. Tant que l’interrupteur de l’adresse de prestation est activé, l’adresse doit être complète : rue, code postal et ville. Sinon, les trois boutons restent grisés, une phrase au-dessus d’eux, dans la barre, dit ce qui manque (Choisissez un client., par exemple) et la ligne en cause se marque en rouge. Aperçu, lui, reste disponible.

Un brouillon n’a pas encore de numéro : la mention Brouillon en tient la place dans l’aperçu. Il n’a pas de PDF non plus, produit seulement à la validation.

Sur la page d’un brouillon, Enregistrer et Valider et générer vivent dans la même barre, en bas de l’écran, et Enregistrer s’y réduit à son icône de disquette quand la place manque. Quitter avec des modifications non enregistrées ouvre la même fenêtre Quitter sans enregistrer ?. Une fois Enregistrer passé, on sort sans question.

La date d’échéance

L’échéance se calcule à partir du Délai de paiement (jours) de vos réglages (Paramètres, rubrique Facturation, section Conditions de paiement). Elle est posée à la validation, en même temps que la date de facturation, et ne se force plus facture par facture.

Si vous avez activé Payable dès réception, l’échéance est égale à la date de facturation. Le désactiver rend le délai et le texte des conditions de paiement d’avant.

Une facture sans date d’échéance ne bascule jamais en retard, et n’est jamais relancée automatiquement : sans échéance, aucun délai de relance n’est calculable. Le passage en En retard, les relances et tout ce qui suit l’envoi sont décrits dans le guide du suivi des encaissements.

Valider : c’est là que le numéro tombe

Depuis un brouillon, Valider et générer ouvre un dernier aperçu, puis Valider la facture confirme. Depuis la liste, l’action Valider fait la même chose sans passer par la page. S’il manque un paramètre, l’IBAN par exemple, la même fenêtre Paramètres incomplets s’ouvre, et son bouton Aller aux paramètres mène droit à la rubrique à compléter, Facturation pour l’IBAN, Entreprise pour le reste. Depuis l’écran de création, Valider sans envoyer y mène directement, sans repasser par le brouillon.

Le numéro est attribué à cet instant précis, jamais à la création. Son format se règle dans Paramètres, rubrique Facturation, section Numérotation : préfixe, séparateur, année, mois, nombre de chiffres, remise à zéro du compteur. Un aperçu y montre le format de vos numéros, calculé sur le N° de départ et non sur votre compteur.

Une facture validée ne se modifie ni ne se supprime. Seul un brouillon reste éditable. Pour repartir d’une facture existante, Actions puis Dupliquer donne un nouveau brouillon avec le client, les lignes et les montants.

La validation fige aussi l’adresse de facturation du client, son nom, sa raison sociale, son type, son SIREN, son SIRET, son numéro d’entreprise étranger et son n° de TVA, ainsi que votre n° TVA et la mention de TVA. Le document garde ce que la fiche et vos réglages portaient à cet instant, et une adresse saisie ou corrigée plus tard ne s’y reporte pas : la page de la facture continue d’afficher l’adresse du document, pas celle de la fiche. C’est la même règle que pour les lignes et les montants, appliquée à l’adresse.

Si la fiche n’a aucune adresse au moment de valider, une fenêtre Ce client n'a pas d'adresse vous arrête avant la numérotation, sur tous les chemins de validation. Elle propose Annuler, pour compléter la fiche du client avant de valider, ou Valider sans adresse pour continuer en connaissance de cause. Une facture validée sans adresse n’en aura jamais : la corriger passe par un avoir et une nouvelle facture. Sur sa page, un message le rappelle dès que la fiche du client a reçu une adresse depuis.

Pour un client de type société, il n’y a pas de passage en force. Une société sans rue, sans code postal ou sans ville ouvre la fenêtre Cette société n'a pas d'adresse complète, dont le seul bouton est Fermer : complétez la fiche du client, puis validez. L’adresse de l’acheteur est une mention obligatoire d’une facture entre professionnels.

Cas fréquent : le soin est fait, vous n’avez pas encore les coordonnées du client. Laissez la facture en brouillon plutôt que de la valider. Un brouillon ne fige rien, et l’adresse arrivée entre-temps sera bien sur le document le jour où vous validerez.

Un brouillon dont vous ne voulez plus s’efface depuis sa page, avec Supprimer le brouillon dans le menu Plus d’actions (les trois points en haut de l’écran), ou depuis le menu de sa ligne dans la liste. Dans les deux cas, une fenêtre Supprimer le brouillon demande confirmation. La suppression est définitive.

Le PDF est produit en arrière-plan : un bandeau Génération du PDF en cours… prend la place de l’aperçu, puis la page bascule seule sur le document dès son arrivée.

Envoyer au client

Deux conditions : une adresse email chez le client, et un PDF existant. Le menu le dit sans détour avec (email manquant) ou (PDF en cours de génération).

Actions puis Envoyer par email ouvre un aperçu du PDF à confirmer, puis la facture passe en Envoyée. L’entrée devient ensuite Renvoyer, autant de fois que nécessaire, mais seulement tant que la facture n’est ni en retard, ni relancée, ni réglée en partie. Dès que son badge Paiement passe à En retard, Partiellement payée ou Acompte en retard, ou son badge Envoi à Relancée, Actions ne propose plus Renvoyer, seulement Relancer. Une facture Non envoyée sans aucun règlement porte en plus un bouton Envoyer dans son en-tête sur ordinateur, dans la barre du bas de l’écran sur téléphone et sur iPad en portrait, à côté de l’aperçu. Une fois envoyée, ce bouton laisse la place à Enregistrer un paiement jusqu’au règlement complet. Le mail reprend votre modèle Facture, que le guide des emails et des SMS apprend à réécrire. Une fois votre compte raccordé à la facturation électronique et l’envoi électronique démarré, ce premier envoi transmet aussi la facture à la plateforme, juste avant le mail. Renvoyer, lui, ne renvoie que le mail.

Quand la fiche du client porte des Emails secondaires cochés Factures, le même mail part aussi à ces adresses, et les fenêtres d’envoi les annoncent toutes, par exemple « claire@exemple.fr et compta@cabinet.fr ». Un avoir part de même aux emails cochés Avoirs, une relance à ceux cochés Relances de paiement et un reçu à ceux cochés Reçus de paiement. Sans adresse email du client, rien ne part, même avec des emails secondaires. Ces adresses se règlent depuis la fiche du client, voir créer un client.

Depuis la liste, Envoyer par email dans le menu de la ligne ne montre pas d’aperçu. La fenêtre Envoyer la facture par email ? (ou Envoyer l’avoir par email ?) rappelle le numéro du document et l’adresse du destinataire, et Envoyer confirme.

Pour en envoyer plusieurs, cochez les lignes dans la liste Factures. La case de l’en-tête coche toute la page. Une barre en bas de l’écran compte la sélection et les factures qui peuvent partir, et Envoyer ouvre une fenêtre qui les range par client avec leur numéro. Chaque facture part dans son propre email, exactement comme depuis son menu. Seules partent les factures Non envoyée sans aucun règlement, avec leur PDF et une adresse email, les autres sont ignorées.

Collé sous le bouton, le mail porte un encadré IMPORTANT : merci d'indiquer la référence n°… reprenant le numéro de la facture, pour que le virement ou le chèque du client puisse lui être rattaché même quand le payeur n’est pas la personne facturée. Il s’affiche aussi si vous avez réécrit votre modèle Facture, cette fois sous votre texte. Son texte n’est pas modifiable. Il disparaît sur un avoir et sur une facture déjà intégralement réglée ; sur un acompte, il reste affiché, puisqu’un solde est encore dû.

Si vous avez corrigé l’adresse email du client depuis le dernier envoi d’une facture à ce client, une fenêtre L’adresse du client a changé s’ouvre avant le départ : elle rappelle l’adresse à laquelle l’envoi précédent est parti et celle qui va servir. Rien ne part tant que vous n’avez pas confirmé. Seule l’adresse email du client compte ici, un changement d’email secondaire ne l’ouvre pas. Cette fenêtre ne concerne que le destinataire du mail : l’adresse postale imprimée sur le document, elle, a été figée à la validation et ne change plus.

Une facture réglée avant d’avoir été envoyée, en totalité ou en partie, porte une entrée de plus dans Actions : Envoyer la facture acquittée. Elle refabrique le PDF, avec la date et le moyen de règlement, et la mention Facture acquittée si tout est réglé ou Acompte reçu s’il reste un solde, puis l’envoie.

Une fenêtre de confirmation s’ouvre d’abord, et vous montre cette facture-là : pas celle que la validation avait fabriquée, qui datait d’avant l’encaissement et ne portait aucune mention. Elle est composée pour l’occasion, ce qui prend quelques secondes. Si l’aperçu ne s’affiche pas, l’envoi reste possible : le document envoyé, lui, est fabriqué au moment de l’envoi et ne dépend pas de cet aperçu. Son badge Paiement passe à Payée ou Partiellement payée, mais son badge Envoi reste Non envoyée : un bandeau Réglée, pas encore envoyée au client la signale tant que le geste n’est pas fait.

Valider et envoyer, dans le parcours de finalisation, enchaîne les deux : la facture est numérotée tout de suite et l’email part dès que son PDF est prêt. Comme tout premier envoi, il transmet aussi la facture à la plateforme de facturation électronique quand votre compte y est raccordé, sujet traité par le guide de la TVA et de la conformité.

Sans réseau, dans la finalisation, la validation est gardée sur l’appareil et la facture porte À numéroter jusqu’à ce que le serveur lui attribue son numéro, au retour du réseau. L’article Travailler sans réseau le détaille. Validez une facture depuis un seul appareil. Une validation qui attend sur la tablette n’est pas connue de l’ordinateur tant qu’elle n’est pas transmise, et l’ordinateur ne vous en avertit pas.

Après l’envoi

Les dix statuts d’une facture, l’enregistrement d’un règlement, la relance d’un impayé à la main ou par un plan automatique, le facturé face à l’encaissé : tout ce qui suit l’envoi a son propre guide, celui du suivi des encaissements. Retenez seulement qu’un statut de paiement ne se force pas à la main, il découle des règlements saisis depuis Actions.

Retrouver une facture

La liste Factures s’ouvre sur deux rangées de pastilles, Envoi et Paiement, Tout en tête de chacune : un appui filtre, et les compteurs portent sur toute la liste filtrée, pas seulement sur la page affichée. Sur un grand écran d’ordinateur, la liste est un tableau. Les en-têtes Numéro, Client, Envoi et Paiement y portent chacun leur propre filtre, qui commande les mêmes pastilles, si bien que filtrer depuis l’en-tête allume la pastille correspondante, et inversement. Les colonnes Émission et Échéance se trient d’un clic sur leur flèche. Un clic sur le nom du client ouvre sa fiche, un clic ailleurs sur la ligne ouvre la facture. Échéance n’apparaît qu’à partir d’un écran d’environ 1600 pixels de large, une facture échue restant signalée par la pastille En retard de la colonne Paiement. En dessous, tablette et iPad compris, chaque facture devient une carte qui montre son numéro, ses statuts d’envoi et de paiement, le client, le montant TTC et la date. Un appui ouvre la facture, les actions du menu de ligne n’existant que dans le tableau. Sur téléphone, la barre garde les pastilles Paiement, sur une seule rangée qui défile au doigt avec un dégradé au bord tant qu’il en reste hors de l’écran, et Filtrer les factures regroupe l’envoi, le numéro, le client et le tri. Chaque carte y affiche la date d’émission, ou la date de création pour un brouillon. Sur tablette, les deux rangées de pastilles restent à leur place et la barre ne porte que le numéro, le client et le tri.

La pagination, elle, reste page par page : vingt-cinq factures par défaut. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez après avoir filtré, changez de page. Sur ordinateur, le sélecteur Par page monte à 50 ou 100, et, dans le tableau, une icône à côté du numéro ouvre le PDF sans quitter la liste. Tant que la liste tient en vingt-cinq factures, ni la barre de pagination ni ce sélecteur n’apparaissent.

Pour un client précis, le plus court passe par sa fiche, onglet Factures : numéro, date, montant TTC (HT pour une facture en autoliquidation ou hors Union européenne) et statut, chaque ligne menant à la facture.

Se tromper : l’avoir

On ne supprime pas une facture numérotée, on l’annule par un avoir. Actions puis Annuler la facture propose deux voies : Annulation totale, ou Annulation partielle où vous cochez les lignes et saisissez le montant HT à annuler pour chacune.

Sur une facture qui porte une remise sur le total, l’avoir rend le montant remisé, jamais le prix plein : chaque ligne de l’avoir reprend sa part de la remise, et l’avoir lui-même ne porte pas de ligne de remise. En annulation partielle, le plafond de chaque ligne tient déjà compte de la remise.

Dans les deux cas, un avoir est créé avec son PDF, numéroté dans sa propre série : votre préfixe de facture, puis le Préfixe avoir des réglages, soit EQD-AV-2026-0001 par défaut. Vous atterrissez sur sa page, où son envoi vous est aussitôt proposé. La facture d’origine passe en Annulée ou en Partiellement annulée, qui accepte ensuite un avoir complémentaire par Actions puis Émettre un avoir complémentaire.

Un avoir peut porter un mouvement d’argent, à une condition : que la facture annulée ait déjà été encaissée. Sa page propose alors Marquer remboursé (total) et Enregistrer un remboursement partiel, plafonnés à ce que vous aviez reçu, une facture de 100 € encaissée à 40 € ne se remboursant qu’à hauteur de 40 €. Sinon, ces entrées n’apparaissent pas : l’avoir solde la créance à lui seul. Le remboursement ne vit que sur la page de l’avoir.

L’annulation aboutit sur tous les statuts qui suivent la validation : Non envoyée, Envoyée, En retard, Relancée, Partiellement payée, Payée et Partiellement annulée. Une facture restée en Non envoyée s’annule donc sans avoir à partir chez le client. Restent dehors le brouillon, qui se supprime, et une facture déjà Annulée.

Un avoir n’est pas une facture : il ne se duplique pas, ne se relance pas, ne s’annule pas, et il n’a pas d’échéance. Un avoir erroné se corrige en émettant une nouvelle facture, pas un second avoir.

Et le devis

Le devis, réservé au plan Premium, vit sur sa propre liste et a son propre guide. Seul le point de jonction se joue ici : sur un devis envoyé, Convertir en facture crée, une seule fois, un brouillon avec le client, les lignes et les montants. Vous reprenez alors le chemin décrit plus haut, à commencer par la validation.