Faire remplir sa fiche, ses chevaux et son écurie par le client

Saisir les coordonnées d’un nouveau client, son lieu de garde et toute sa cavalerie prend un bon moment, souvent au téléphone. Le formulaire de pré-remplissage confie ce travail au client : vous envoyez un lien, il remplit depuis son téléphone, vous recevez un email dès qu’il a transmis, vous relisez et vous validez. L’envoi fait partie de l’offre Premium. Relire et valider un dossier déjà rempli reste accessible dans tous les cas.

Aucune fiche client n’est créée à l’envoi. Tant que le client n’a pas répondu, son dossier attend dans Dossiers en attente, identifié par le seul contact que vous avez saisi. La fiche naît quand vous validez le dossier, ou vient compléter celle que vous aviez déjà pour ce client.

Envoyer le formulaire à un client qui n’existe pas encore

Depuis Clients, le bouton Nouveau client ouvre un panneau dont la première carte est Envoyer le formulaire de pré-remplissage, juste au-dessus du séparateur ou saisissez la fiche vous-même. Deux onglets, selon ce que vous avez.

Par email : vous saisissez l’adresse, vous cliquez sur Envoyer. Equident envoie le message.

Par téléphone : vous saisissez le numéro, et c’est vous qui envoyez. Sur téléphone, Envoyer par SMS et WhatsApp ouvrent votre messagerie avec le message déjà rédigé. Sur ordinateur et sur iPad, Copier le message met le message entier, lien compris, dans votre presse-papier, à vous de le transmettre comme vous voulez. Rien ne part d’Equident sur ce chemin, il reste donc ouvert à un client sans adresse email. Après Envoyer par SMS ou WhatsApp, la carte reste ouverte : si votre messagerie ne s’est pas ouverte, par exemple depuis un navigateur intégré à une autre application, Rien ne s’est ouvert ? Copier le message copie le message déjà prêt, à coller vous-même. C’est fait referme la carte et vide le numéro. Si le navigateur refuse la copie, le message s’affiche dans un cadre pour le copier à la main, et C’est fait referme la carte.

Le champ Note interne (facultatif) n’est pas un message d’accompagnement, le client ne le voit jamais. Il est gardé avec le dossier et recopié dans le bloc Notes de la fiche à la validation. Si vous rattachez le dossier à une fiche existante, il s’ajoute à la fin de ses notes.

Si le contact est déjà dans vos fiches, l’envoi est refusé et un encart nomme la fiche fautive, avec le lien Ouvrir la fiche pour lui envoyer le formulaire.

Si un formulaire attend déjà la réponse de ce contact, l’envoi est refusé aussi, et le lien Voir le dossier mène à Dossiers en attente. Un dossier que le client a déjà transmis s’y ouvre directement en relecture. Un formulaire qu’il n’a pas encore rempli apparaît sous son filtre (Envoyé, Ouvert ou Expiré), sa ligne mise en évidence, avec Copier le message et Révoquer à portée de main, et Renvoyer quand il est parti par email.

Envoyer le formulaire depuis une fiche existante

Sur la fiche d’un client, onglet Informations, la carte Formulaire de pré-remplissage porte Envoyer le formulaire et Envoyer par SMS. La carte disparaît quand la fiche est complète (identité, email, téléphone, adresse et au moins un cheval) et qu’aucune invitation n’est en cours.

Sans adresse email, Envoyer le formulaire reste inactif et une ligne vous renvoie vers Envoyer par SMS, qui ouvre la fenêtre Envoyer le lien vous-même : le message y est modifiable, avec Copier le message au-dessus du champ, puis Copier le lien, WhatsApp et SMS.

Ce que le client remplit

La page s’ouvre à vos couleurs et à votre logo et tient en quatre étapes. Pour un client déjà en fiche, elle reprend son identité, son email, son téléphone et son adresse. Ses lieux de garde et ses chevaux, eux, ne sont pas repris, et le client les saisit lui-même. La seule exception est décrite plus bas, le lien personnel d’une tournée à plusieurs propriétaires, qui liste ses chevaux, sauf ceux déclarés décédés.

Sous le formulaire, un encart Une question ? donne au client le téléphone et l’email de votre entreprise, cliquables pour appeler ou écrire. Ce sont ceux des champs Téléphone et Email de la rubrique Entreprise de vos Paramètres, jamais l’adresse de votre compte. Sans l’un ni l’autre, l’encart ne montre que le nom de votre entreprise. Le même encart figure sur l’écran d’un formulaire déjà rempli, pour le client qui veut corriger quelque chose.

Étape	Ce qu’elle demande	Ce qui est obligatoire
Vous	Particulier ou société, identité, Pays (Pays du siège pour une société), email, téléphone, adresse	Civilité, prénom et nom (particulier) ou raison sociale (société), téléphone, adresse complète
Écurie	Un ou plusieurs lieux de garde, chacun avec son Pays	Code postal, ville, et rue ou point GPS du lieu, plus le nom quand c’est une écurie. Rien pour Chez moi
Chevaux	Un cheval par carte, son lieu de garde, son dernier soin dentaire et sa sédation	Le nom de chaque cheval
Récapitulatif	Relecture, information sur les données, envoi	La case de prise de connaissance, et celle de vos CGV si vous en avez déposé

Sur le lien d’une tournée, le formulaire suit les mêmes étapes, avec trois différences. Pour une tournée à plusieurs propriétaires, l’étape Écurie disparaît, puisque le lieu est celui de la tournée. Sur le lien d’une tournée à créneaux, le formulaire gagne une étape Créneaux après Chevaux, où le propriétaire choisit un créneau par cheval. Le guide d’organisation d’une tournée la décrit. Et pour un client déjà en fiche, invité par son lien personnel à une tournée à plusieurs propriétaires, l’étape Chevaux liste déjà les chevaux de sa fiche, avec Vos chevaux enregistrés sont déjà listés. Retirez ceux qui ne sont pas à voir cette fois. Hors tournée, et pour une tournée à un seul propriétaire, rien ne change.

Une fois sa demande envoyée sur le lien d’une tournée, le propriétaire voit l’écran Demande reçue. S’il a donné un email, il reçoit un accusé de réception, dont l’objet se termine par « a bien reçu votre demande », listé sous le type Demande reçue dans Emails envoyés.

À l’envoi, le nom d’un particulier est mis en majuscules et son prénom reçoit une majuscule initiale, à chaque partie d’un prénom composé. Un client qui tape « jean-pierre durand » arrive dans votre relecture en « Jean-Pierre DURAND », sur le lien personnel comme sur celui d’une tournée. La raison sociale d’une société n’est pas touchée.

Le champ email est verrouillé si votre fiche en porte déjà une, ou si le formulaire est parti par email : c’est l’adresse à laquelle le lien est parti, et elle identifie le dossier. Sur un formulaire envoyé à un simple numéro, le champ s’ouvre. Le SIRET, lui, n’est pas exigé ici, contrairement à la création directe, et vous pourrez le compléter à la relecture. Saisi, il doit être valide, sinon le client ne peut pas continuer. Une société établie hors de France indique à la place son numéro d’entreprise et son numéro de TVA, facultatifs eux aussi mais vérifiés, ou coche Nous n'avons pas de numéro de TVA. Cette case est gardée avec sa date, elle justifie qu’une facture lui applique votre régime habituel.

Sexe est facultatif : un propriétaire qui ne le connaît pas laisse le champ vide, et Non renseigné retire une valeur choisie par erreur. Vous le compléterez à la relecture ou plus tard sur la fiche du cheval.

Pays vient avant l’email et le téléphone parce qu’il donne son indicatif au numéro. Pour une société, c’est Pays du siège, en tête du bloc identité, qui tient ce rôle. Un client belge qui choisit Belgique puis tape 0470 12 34 56 voit son numéro lu comme belge. Un numéro de téléphone invalide affiche Numéro de téléphone invalide une fois le champ quitté et empêche de continuer, un indicatif qui ne correspond pas au pays choisi est seulement signalé. Hors de France, l’adresse se saisit à la main, sans suggestion. Un lieu Autre adresse ou Une écurie reprend le pays du client, et se change dans son propre champ Pays.

Sur chaque carte cheval, le client peut renseigner Dernier soin dentaire, ou cocher Jamais eu de soin dentaire. C’est facultatif : un propriétaire qui ne se souvient pas laisse le champ vide, et vous le compléterez de vive voix au premier rendez-vous.

Toujours sur la carte cheval, la case Sédation nécessaire fait apparaître un champ Vétérinaire traitant quand elle est cochée. Le nom est facultatif lui aussi : un propriétaire peut très bien savoir que son cheval doit être sédaté sans savoir qui l’a fait la dernière fois. Tant que la case reste décochée, le champ n’apparaît pas.

À l’étape Écurie, trois réponses : Chez moi (l’adresse de l’étape précédente sert de lieu, aucune écurie ne sera créée), Autre adresse (un pré, un terrain, chez un proche) et Une écurie. Ces deux derniers acceptent un point GPS à la place de la rue, quand l’endroit n’a pas d’adresse postale : un lien ou des coordonnées collés, ou un point posé sur la photo aérienne avec Placer sur la carte, où Me localiser centre la carte sur l’endroit où il se trouve. Ajouter un autre lieu en déclare autant que nécessaire, avec un seul Chez moi et un nom d’écurie différent par lieu. Une fois Chez moi pris, les autres lieux l’affichent grisé, avec Déjà choisi pour un autre lieu. Dès qu’il y a deux lieux, chaque cheval reçoit un menu Où est-il gardé ?, et chaque lieu déclaré doit porter au moins un cheval.

L’étape Récapitulatif affiche le bloc Protection de vos données, qui vous nomme responsable du traitement, puis une case à cocher jamais pré-cochée, sans laquelle rien ne part. Le bouton Envoyer mes informations (Envoyer ma demande sur le lien ouvert d’une tournée) reste actif, et un clic sans la case affiche Cochez cette case pour pouvoir envoyer. juste dessous. La date à laquelle le client coche cette case fait office de preuve d’information.

Si vous avez déposé vos conditions générales de vente dans Paramètres, rubrique CGV, une seconde case suit, à part : J’ai lu et j’accepte les conditions générales de vente de, puis le nom de votre entreprise, avec un lien vers le PDF. Elle n’est jamais pré-cochée non plus, et sans elle un clic sur l’envoi affiche Acceptez les conditions générales de vente pour pouvoir envoyer. L’acceptation rejoint la fiche à la validation du dossier : voyez le guide des CGV.

Le formulaire garde ce que le client a saisi tant que son onglet reste ouvert. Un rechargement de la page, un retour depuis Google Maps ou un geste pour rafraîchir le ramène à l’étape où il était, avec ses coordonnées, ses lieux, ses chevaux et ses créneaux. Le geste retour du téléphone, ou la flèche retour du navigateur, recule d’une étape au lieu de quitter le formulaire. Seules les cases d’information et des CGV sont à recocher, et tout est oublié à l’envoi. Retirer un cheval déjà rempli demande Retirer Tornado du dossier ?, et retirer un lieu déjà rempli demande Retirer le lieu 2 ?, ses chevaux passant alors au premier lieu restant. Un lieu encore vide se retire d’un appui. Les créneaux cochés pour les autres chevaux restent, et l’étape Créneaux dit quand celui du cheval retiré a été libéré. Si la tournée change pendant la saisie, l’envoi ramène à la première étape avec La tournée vient de changer. Vos informations sont conservées, vérifiez-les avant d’envoyer., et les créneaux sont à rechoisir.

Suivre, renvoyer, annuler

La carte de la fiche affiche l’état de l’invitation en cours.

État affiché	Ce qu’il veut dire
Formulaire envoyé	Parti par email, pas encore ouvert
Lien à transmettre	Le lien a été généré, c’est à vous de l’envoyer
Formulaire ouvert par le client	Le client a ouvert le lien
À valider	Le dossier est transmis, il attend votre relecture
Annulé	L’invitation ne mène plus à rien
Refusé	Vous avez écarté le dossier reçu

Tant que le client n’a rien transmis, le bouton devient Renvoyer, actif sur une invitation partie par email, avec une confirmation qui nomme le destinataire. Si l’adresse a changé depuis l’invitation précédente, une seconde fenêtre L’adresse du client a changé le signale avant le départ. Sur un lien que vous avez transmis vous-même, il reste grisé : c’est Envoyer par SMS qui reprend la main, et une ligne le rappelle, Ce lien a été transmis par vous. Utilisez « Envoyer par SMS » pour le récupérer, ou annulez l’invitation pour l’envoyer par email. Annuler l’invitation coupe le lien et la relance programmée pour ce seul client. Un dossier À valider n’affiche plus ni Renvoyer ni Envoyer par SMS, et ne s’annule pas, il attend d’être validé.

Le lien vaut sept jours. Passé ce délai, le client tombe sur un écran Formulaire expiré, où Recevoir un nouveau lien lui en renvoie un sans passer par vous, à condition que sa fiche ou le formulaire porte une adresse email : le nouveau lien part toujours par email, même si le premier a été transmis par SMS. Un formulaire parti à un simple numéro, vers une fiche sans email, n’a pas cette sortie, le client bute sur un message d’erreur, et c’est à vous de lui générer un lien neuf. Un lien annulé, lui, est une impasse : il affiche Lien invalide.

Renvoyer fabrique un lien neuf et tue le précédent. Envoyer par SMS sur une invitation en cours est au contraire une simple lecture : le client garde le lien qu’il a déjà reçu. Quand ce lien n’est plus récupérable, la fenêtre Générer un nouveau lien ? vous prévient, et signale que les relances automatiques par email s’arrêteront pour ce client.

Dossiers en attente

L’entrée Dossiers en attente, sous Clients (dans Plus sur téléphone), rassemble tous les formulaires qui n’ont pas encore été validés, qu’ils soient partis d’une fiche ou d’un simple contact, et les dossiers validés depuis moins de 30 jours. Une pastille compte les dossiers reçus, sur l’entrée comme, sur téléphone, sur l’onglet Plus de la barre du bas, où elle se place à droite de l’icône.

Six filtres découpent la liste, Reçu, Envoyé, Ouvert, Expiré, Refusé et Validé, et la page s’ouvre sur Reçu. Validé récapitule les dossiers que vous avez validés depuis moins de 30 jours, chacun avec Voir la fiche qui ouvre la fiche du client. Sur téléphone, ces filtres tiennent sur une seule rangée qui défile au doigt, un dégradé au bord signalant ceux qui restent hors de l’écran, et le filtre choisi est toujours ramené dans la partie visible. Chaque ligne nomme le contact, dit d’où part le formulaire, Fiche existante, Lien personnel ou, pour le lien d’une tournée diffusé à toute une écurie, Lien ouvert, et liste les chevaux déclarés. Le bouton Envoyer un formulaire ouvre la même carte que Nouveau client. Sur téléphone, c’est le bouton rond en bas à droite, marqué d’un avion en papier.

Un dossier de tournée porte le titre de sa tournée suivi de sa première journée, par exemple « Tournée de Lisieux, mar. 13 oct. ». Un dossier de tournée à créneaux liste ses chevaux avec leur créneau, par exemple mar. 10 h 30, Tornado, ou Ulysse, à placer. Voir les dossiers de la tournée, depuis la feuille de la tournée, filtre la page sur elle. Une pastille au titre de la tournée rappelle le filtre, et la retirer affiche de nouveau tous les dossiers. La validation d’un dossier de tournée, qui planifie aussi la visite, est décrite dans le guide d’organisation d’une tournée.

Sur un dossier reçu, Valider ouvre la relecture. Sur un formulaire envoyé, ouvert ou expiré, Révoquer fait ce qu’il fait sur la fiche, et Renvoyer, présent seulement sur un formulaire parti par email, aussi. Un formulaire envoyé à un numéro n’a donc que Copier le message et Révoquer. Copier le message, qui n’existe pas sur la fiche, ouvre la fenêtre Envoyer le lien vous-même. Quand le lien en cours n’est plus récupérable, il en génère un neuf sans la confirmation Générer un nouveau lien ? de la fiche. Le message Un nouveau lien a été généré l’annonce après coup, le lien déjà transmis au client ne fonctionne plus et, pour un formulaire parti par email, les relances automatiques s’arrêtent. Sur un formulaire parti par email, Suivi du mail ouvre le dernier email envoyé au client, invitation ou relance, avec son statut (délivré, ouvert, cliqué, rejeté) et l’historique de ses évènements. Révoquer demande d’abord Révoquer ce lien ?, comme Annuler l’invitation sur la fiche. La page reste ouverte si vous quittez le plan Premium, pour valider ou refuser les dossiers déjà reçus et révoquer un formulaire en cours. Les trois boutons qui mettent un lien entre les mains du client demandent le Premium, Envoyer un formulaire, Renvoyer et Copier le message. Sans le Premium, ils portent la mention Premium (sur téléphone, une petite étoile sur le bouton rond) et vous présentent l’offre au lieu d’agir.

La relance automatique

Dans Paramètres, rubrique Relances, catégorie Dossier client, la ligne Relance du dossier client porte un interrupteur, qui s’enregistre aussitôt, et un Délai avant relance (jours après l’envoi), réglable de 1 à 30 jours, à 5 par défaut. Le délai reste modifiable interrupteur coupé, et se valide par le bouton Enregistrer en bas de la rubrique. Passé ce délai sans dossier complété, un rappel part tout seul le matin, avec un nouveau lien qui invalide le précédent. Une seule relance est envoyée par formulaire.

Deux cas y échappent : un lien transmis à la main n’est jamais relancé par email, et une fiche que vous avez complétée entre-temps non plus.

Les textes se personnalisent dans Paramètres : rubrique Emails pour Formulaire client et Relance du formulaire client, rubrique SMS pour Invitation au formulaire, celui que vous envoyez vous-même. Ce dernier doit garder la variable {{lien}}. Tant qu’elle manque, un avertissement s’affiche et Enregistrer reste grisé. Gardez-y les apostrophes droites, et évitez les accents circonflexes, le ç minuscule, les guillemets courbes et les emojis : ces caractères font basculer le SMS en Unicode, où il tient en 70 caractères au lieu de 160. Les accents courants (é, è, à, ù) n’y changent rien.

Relire et valider le dossier

Quand le dossier arrive, vous recevez un email, dont l’objet se termine par « a complété son dossier », et qui cite la tournée quand le dossier en vient. La fiche affiche Relire et valider. Le bouton Relire et valider de l’email ouvre Dossiers en attente avec l’écran de relecture déjà déplié, sans second clic. L’écran Relire le dossier du client montre tout ce qui a été saisi, et signale d’un tiret les champs structurants restés vides (identité, coordonnées, adresse). Les champs facultatifs vides, comme le SIRET, la race d’un cheval ou son dernier soin dentaire, ne sont pas affichés. La ligne Sédation ne s’affiche que pour un cheval que le client a coché : une case laissée décochée n’est pas une information à relire.

Chaque ligne porte un crayon : un clic sur n’importe laquelle passe tout le dossier à la correction, le curseur dans le champ cliqué. Tous les champs se corrigent alors, et les lieux comme les chevaux s’ajoutent et se retirent. Les lieux y portent vos libellés, Domicile du client et Adresse des chevaux, là où le client lisait Chez moi et Autre adresse. Retirer un cheval laisse une ligne en tête de la liste, par exemple « Eclipse retiré du dossier », avec Annuler pour le remettre à sa place sans perdre vos autres corrections. Retirer un lieu fait de même, par exemple « Lieu 2 (Écurie du Val) retiré du dossier », et Annuler lui rend ses informations, son écurie rattachée et ses chevaux. Vos corrections remplacent ce que le client a écrit au moment de créer les fiches, et le dossier transmis reste conservé tel quel. Revenir à la lecture referme le formulaire tant que rien n’est corrigé, Annuler les modifications le referme ensuite en rendant le dossier tel que le client l’a envoyé, après avoir demandé Annuler vos corrections ?. Continuer la relecture vous y ramène, Annuler les corrections jette vos corrections. S’il manque une information obligatoire, la ligne À compléter avant de valider la nomme et le bouton reste bloqué. Quand c’est le nom, le sexe, l’année de naissance ou le lieu d’un cheval, le message s’affiche aussi sous le champ de ce cheval, et Corriger y place le curseur. Fermer la relecture avec des corrections en cours, par un appui à côté, Échap, la croix ou le lien vers une fiche en conflit, demande Abandonner vos corrections ?. Continuer la relecture vous y ramène, Abandonner ferme sans rien enregistrer.

Un SIRET, un numéro d’entreprise ou un numéro de TVA mal formé, par exemple dans un dossier transmis avant ce contrôle, apparaît dans À compléter avant de valider et bloque la validation. Cliquez sur sa ligne pour le corriger ou le vider. La case Nous n'avons pas de numéro de TVA est la déclaration du client. La relecture la montre sans case à cocher, vous ne pouvez ni la poser ni la retirer à sa place, et en correction le numéro de TVA reste alors grisé.

Quand le dossier vise une société déjà enregistrée, la fiche garde son pays. Si le client a indiqué un autre pays, son identité et son adresse sont écartées au profit de celles de la fiche, et un encart nomme le pays indiqué par le client, puis précise Le pays de la fiche est conservé, changez-le depuis la fiche si besoin. L’encart cite ensuite l’adresse saisie par le client, qui n’est pas reprise, pour que vous la reportiez sur la fiche si la société a bien déménagé. En correction, Pays du siège reste grisé et l’adresse part vide. La laisser vide garde celle de la fiche, en saisir une la remplace. Le pays d’une société se change depuis sa fiche, qui nomme ce que le changement efface.

Sous chaque lieu déclaré comme écurie, un champ Écurie à utiliser évite le doublon : le client ne voit pas la liste de vos écuries, il retape un nom, et « Écurie du Val » retapée créerait une seconde fiche. Quand une écurie ressemble assez, un encart sous le champ propose d’y rattacher les chevaux. Sans choix de votre part, l’écurie saisie par le client est créée. Un lieu privé, lui, ne crée jamais d’écurie.

Si l’email ou le téléphone du dossier appartient déjà à une autre de vos fiches, un encart rouge la nomme, y mène, et le bouton devient Valider sans cette adresse, Valider sans ce numéro, ou Valider sans ces informations si les deux sont en conflit : tout le reste du dossier est enregistré, et la fiche garde le contact qu’elle porte déjà. Corriger l’email ou le téléphone en cause retire l’encart rouge et rend le bouton habituel.

Quand le dossier n’a pas encore de fiche et que son email ou son téléphone est déjà sur l’une des vôtres, un encart en tête propose Rattacher à la fiche de …, choisi d’office, ou Créer une nouvelle fiche sans ce contact. Rattacher complète cette fiche au lieu d’en créer une seconde. Le lien Voir la fiche l’ouvre dans un nouvel onglet, sans quitter la relecture.

Dès que la fiche visée a des chevaux, un bloc Chevaux déjà sur la fiche propose pour chaque cheval du dossier Même cheval que … ou Nouveau cheval, réglé d’office sur le cheval de même nom. Un cheval déclaré décédé n’y est jamais proposé. Un cheval rattaché n’est ni recréé ni modifié, ce que rappelle la ligne Les informations saisies par le client pour ce cheval ne seront pas reprises, sa fiche reste telle quelle., et une écurie dont tous les chevaux sont rattachés n’est pas créée.

Refuser écarte un dossier reçu que vous ne validerez pas, un envoi fantaisiste ou un doublon. Son contenu est effacé aussitôt, le client n’est pas prévenu, et son lien affiche Lien invalide. Le dossier reste visible sous Refusé quelques semaines, puis disparaît.

Valider et créer les fiches crée ou complète la fiche client, crée les écuries et les chevaux d’un seul geste. En correction, un téléphone qui n’est pas un numéro valide pour le pays choisi affiche Numéro de téléphone invalide sous son champ. Tant que vous ne corrigez rien au dossier, il reste validable tel que le client l’a transmis. Dès votre première correction, la ligne À compléter avant de valider nomme aussi le téléphone, et le bouton reste bloqué jusqu’à ce que vous le corrigiez ou le vidiez.

Après la validation

La carte laisse place à un bandeau Dossier de pré-remplissage validé, daté, avec un bouton Voir le dossier. C’est le seul chemin vers ce que le client a transmis.

Ce dossier ne se garde pas : environ un mois après la validation, son contenu est effacé et Voir le dossier n’affiche plus rien. Recopiez avant, dans les notes de la fiche, ce qui doit vous rester : une consigne d’accès, un détail sur un cheval.