Faire remplir sa fiche, ses chevaux et son écurie par le client

Saisir les coordonnées d’un nouveau client, son lieu de garde et toute sa cavalerie prend un bon moment, souvent au téléphone. Le formulaire de pré-remplissage confie ce travail au client : vous envoyez un lien, il remplit depuis son téléphone, vous recevez un email dès qu’il a transmis, vous relisez et vous validez. L’envoi fait partie de l’offre Premium. Relire et valider un dossier déjà rempli reste accessible dans tous les cas.

La fiche client est créée dès l’envoi de l’invitation, pas à la validation. Elle apparaît aussitôt dans votre liste, identifiée par le seul contact que vous avez saisi, sans nom tant que le client n’a pas répondu. La validation, elle, complète cette fiche et crée d’un même geste l’écurie et les chevaux.

Envoyer le formulaire à un client qui n’existe pas encore

Depuis Clients, le bouton Nouveau client ouvre un panneau dont la première carte est Envoyer le formulaire de remplissage, juste au-dessus du séparateur ou saisissez la fiche vous-même. Deux onglets, selon ce que vous avez.

Par email : vous saisissez l’adresse, vous cliquez sur Envoyer. Equident envoie le message.

Par téléphone : vous saisissez le numéro, et c’est vous qui envoyez. Sur mobile, Envoyer par SMS et WhatsApp ouvrent votre messagerie avec le message déjà rédigé. Sur ordinateur, Créer la fiche et copier le lien vous laisse le transmettre comme vous voulez. Rien ne part d’Equident sur ce chemin, il reste donc ouvert à un client sans adresse email. Si votre messagerie ne s’ouvre pas, le lien Rien ne s'est ouvert ? Copier le lien le récupère : l’invitation, elle, a bien été créée.

Le champ Note interne (facultatif) n’est pas un message d’accompagnement : il est enregistré sur la fiche à l’envoi, le client ne le voit jamais, et vous le relirez dans le bloc Notes.

Si le contact est déjà dans vos fiches, l’envoi est refusé et un encart nomme la fiche fautive, avec le lien Ouvrir la fiche pour lui envoyer le formulaire.

Envoyer le formulaire depuis une fiche existante

Sur la fiche d’un client, onglet Informations, la carte Formulaire de pré-remplissage porte Envoyer le formulaire et Envoyer par SMS. La carte disparaît quand la fiche est complète (identité, email, téléphone, adresse et au moins un cheval) et qu’aucune invitation n’est en cours.

Sans adresse email, Envoyer le formulaire reste inactif et une ligne vous renvoie vers Envoyer par SMS, qui ouvre la fenêtre Envoyer le lien vous-même : le message y est modifiable, avec Copier le lien, WhatsApp et SMS.

Ce que le client remplit

La page s’ouvre à vos couleurs et à votre logo, reprend ce que votre fiche contient déjà, et tient en quatre étapes.

Étape	Ce qu’elle demande	Ce qui est obligatoire
Vous	Particulier ou société, identité, email, téléphone, adresse	Civilité, prénom et nom (particulier) ou raison sociale (société), téléphone, adresse complète
Écurie	Un ou plusieurs lieux de garde	Code postal, ville et rue du lieu, plus le nom quand c’est une écurie. Rien pour Chez moi
Chevaux	Un cheval par carte, son lieu de garde, son dernier soin dentaire et sa sédation	Le nom et le sexe de chaque cheval
Récapitulatif	Relecture, information sur les données, envoi	La case de prise de connaissance

Le champ email est verrouillé si votre fiche en porte déjà une : c’est l’adresse à laquelle le lien est parti, et elle identifie la fiche. Sur une fiche née d’un simple numéro, le champ s’ouvre. Le SIRET, lui, n’est pas exigé ici, contrairement à la création directe : vous le compléterez à la relecture.

Sur chaque carte cheval, le client peut renseigner Dernier soin dentaire, ou cocher Jamais eu de soin dentaire. C’est facultatif : un propriétaire qui ne se souvient pas laisse le champ vide, et vous le compléterez de vive voix au premier rendez-vous.

Toujours sur la carte cheval, la case Sédation nécessaire fait apparaître un champ Vétérinaire traitant quand elle est cochée. Le nom est facultatif lui aussi : un propriétaire peut très bien savoir que son cheval doit être sédaté sans savoir qui l’a fait la dernière fois. Tant que la case reste décochée, le champ n’apparaît pas.

À l’étape Écurie, trois réponses : Chez moi (l’adresse de l’étape précédente sert de lieu, aucune écurie ne sera créée), Autre adresse (un pré, un terrain, chez un proche) et Une écurie. Ces deux derniers acceptent un point GPS à la place de la rue, quand l’endroit n’a pas d’adresse postale. Ajouter un autre lieu en déclare autant que nécessaire, avec un seul Chez moi et un nom d’écurie différent par lieu. Dès qu’il y a deux lieux, chaque cheval reçoit un menu Où est-il gardé ?, et chaque lieu déclaré doit porter au moins un cheval.

L’étape Récapitulatif affiche le bloc Protection de vos données, qui vous nomme responsable du traitement, puis une case à cocher jamais pré-cochée. Elle conditionne le bouton Envoyer mes informations, et sa date fait office de preuve d’information.

Suivre, renvoyer, annuler

La carte de la fiche affiche l’état de l’invitation en cours.

État affiché	Ce qu’il veut dire
Formulaire envoyé	Parti par email, pas encore ouvert
Lien à transmettre	Le lien a été généré, c’est à vous de l’envoyer
Formulaire ouvert par le client	Le client a ouvert le lien
À valider	Le dossier est transmis, il attend votre relecture
Annulé	L’invitation ne mène plus à rien

Tant que le client n’a rien transmis, le bouton devient Renvoyer, actif sur une invitation partie par email, avec une confirmation qui nomme le destinataire. Si l’adresse a changé depuis l’invitation précédente, une seconde fenêtre L'adresse du client a changé le signale avant le départ. Sur un lien que vous avez transmis vous-même, il reste grisé : c’est Envoyer par SMS qui reprend la main. Annuler l'invitation coupe le lien et la relance programmée pour ce seul client. Un dossier À valider ne se renvoie ni ne s’annule : il attend d’être validé.

Le lien vaut sept jours. Passé ce délai, le client tombe sur un écran Formulaire expiré et peut se renvoyer un lien seul, à condition que sa fiche porte une adresse email : le nouveau lien part toujours par email, même si le premier a été transmis par SMS. Une fiche qui n’a qu’un numéro n’a pas cette sortie, le client bute sur un message d’erreur, et c’est à vous de lui générer un lien neuf. Un lien annulé, lui, est une impasse : il affiche Lien invalide.

Renvoyer fabrique un lien neuf et tue le précédent. Envoyer par SMS sur une invitation en cours est au contraire une simple lecture : le client garde le lien qu’il a déjà reçu. Quand ce lien n’est plus récupérable, la fenêtre Générer un nouveau lien ? vous prévient, et signale que les relances automatiques par email s’arrêteront pour ce client.

La relance automatique

Dans Paramètres, onglet Relances, catégorie Dossier client, la ligne Relance du dossier client porte un interrupteur, qui s’enregistre aussitôt, et un Délai avant relance (jours après l’envoi), réglable de 1 à 30 jours, à 5 par défaut. Le délai reste modifiable interrupteur coupé, et se valide par le bouton Enregistrer en bas de l’onglet. Passé ce délai sans dossier complété, un rappel part tout seul le matin, avec un nouveau lien qui invalide le précédent. Une seule relance est envoyée par formulaire.

Deux cas y échappent : un lien transmis à la main n’est jamais relancé par email, et une fiche que vous avez complétée entre-temps non plus.

Les textes se personnalisent dans Paramètres : onglet Emails pour Formulaire client et Relance du formulaire client, onglet SMS pour Invitation au formulaire, celui que vous envoyez vous-même. Ce dernier doit garder la variable {{lien}}, sans quoi le message partirait sans formulaire. Gardez-y les apostrophes droites, et évitez les accents circonflexes, les guillemets courbes et les emojis : ces caractères font basculer le SMS en Unicode, où il tient en 70 caractères au lieu de 160. Les accents courants (é, è, à, ù, ç) n’y changent rien.

Relire et valider le dossier

Quand le dossier arrive, vous recevez un email et la fiche affiche Relire et valider. L’écran Relire le dossier du client montre tout ce qui a été saisi, et signale d’un tiret les champs structurants restés vides (identité, coordonnées, adresse). Les champs facultatifs vides, comme le SIRET, la race d’un cheval ou son dernier soin dentaire, ne sont pas affichés. La ligne Sédation ne s’affiche que pour un cheval que le client a coché : une case laissée décochée n’est pas une information à relire.

Le bouton Modifier ouvre le dossier à la correction : tous les champs, l’ajout et le retrait de lieux et de chevaux compris. Vos corrections remplacent ce que le client a écrit au moment de créer les fiches, et le dossier transmis reste conservé tel quel. S’il manque une information obligatoire, la ligne À compléter avant de valider la nomme et le bouton reste bloqué.

Sous chaque lieu déclaré comme écurie, un champ Écurie à utiliser évite le doublon : le client ne voit pas la liste de vos écuries, il retape un nom, et « Écurie du Val » retapée créerait une seconde fiche. Quand une écurie ressemble assez, un encart propose d’y rattacher les chevaux. Sans choix de votre part, l’écurie saisie par le client est créée. Un lieu privé, lui, ne crée jamais d’écurie.

Si l’email ou le téléphone du dossier appartient déjà à une autre de vos fiches, un encart rouge la nomme, y mène, et le bouton devient Valider sans cette adresse, Valider sans ce numéro, ou Valider sans ces informations si les deux sont en conflit : tout le reste du dossier est enregistré, et la fiche garde le contact qu’elle porte déjà.

Valider et créer les fiches complète la fiche client, crée les écuries et les chevaux d’un seul geste.

Après la validation

La carte laisse place à un bandeau Dossier de pré-remplissage validé, daté, avec un bouton Voir le dossier. C’est le seul chemin vers ce que le client a transmis.

Ce dossier ne se garde pas : environ un mois après la validation, son contenu est effacé et Voir le dossier n’affiche plus rien. Recopiez avant, dans les notes de la fiche, ce qui doit vous rester : une consigne d’accès, un détail sur un cheval.