Personnaliser ses emails, ses SMS et suivre les envois

Vos clients reçoivent des emails à chaque étape : compte rendu, facture, relance, confirmation de rendez-vous. Ces messages partent avec un texte standard tant que vous ne l’avez pas réécrit. Cet article couvre ces textes, le modèle de SMS que vous envoyez vous-même, le lien d’avis Google qui vit au même endroit, et la page qui dit si un email est réellement arrivé.

Ce qui demande Premium

La personnalisation des modèles d’emails fait partie du plan Premium. Sans Premium, l’onglet Emails des paramètres affiche une carte verrouillée à la place de la liste des modèles : vos clients continuent de recevoir les emails standards, ils ne sont simplement pas à votre main. Trois choses restent ouvertes à tout le monde : la carte Lien d'avis Google en haut de ce même onglet, tout l’onglet SMS, et la page Emails envoyés.

Si votre abonnement redescend en Starter, vos textes personnalisés ne sont pas effacés. Ils cessent d’être utilisés, et les emails repartent avec le texte standard.

Personnaliser un email envoyé au client

Paramètres, onglet Emails, bloc Templates d'emails. Quinze modèles y sont listés, chacun avec une pastille Personnalisé ou Par défaut. Un appui sur la ligne ouvre l’éditeur.

Modèle	Ce qu’il porte
Fiche de soin bucco-dentaire	Lien de téléchargement de la fiche de soin.
Devis	Devis en pièce jointe.
Facture	Lien de téléchargement de la facture.
Avoir	Lien de téléchargement de l’avoir.
Relance de facture	Facture impayée ou partiellement réglée. Sert à vos relances comme à celles qu’Equident envoie tout seul.
Reçu de paiement partiel	Montant reçu et reste à régler, après un acompte.
Facture soldée	Confirmation que tout est réglé.
Confirmation de rendez-vous	Envoyé à la création du rendez-vous.
Rappel de rendez-vous	Envoyé quelques heures avant.
Modification de rendez-vous	Envoyé quand vous déplacez le rendez-vous, avec la nouvelle date.
Annulation de rendez-vous	Envoyé quand vous annulez le rendez-vous.
Relance de rendez-vous	Invitation à reprendre un rendez-vous.
Demande d'avis Google	Invitation à noter votre fiche Google.
Formulaire client	Invitation à compléter son dossier.
Relance du formulaire client	Rappel au client qui n’a pas complété.

L’éditeur ne touche qu’au Corps du message. L’objet, la mise en page et l’en-tête à votre nom restent pris en charge par l’application. Sur tous les modèles sauf les deux emails du formulaire de pré-remplissage, la signature et vos coordonnées sont ajoutées sous votre texte : inutile de les retaper.

Variables, blocs et aperçu

Au-dessus du champ, les Variables disponibles s’insèrent au curseur d’un appui. Elles changent avec le modèle : {{nomCheval}} et {{dateSoin}} pour un compte rendu, {{resteAPayer}} ou {{joursDeRetard}} pour une relance de facture.

Les Éléments à insérer posent les blocs plus lourds : Bouton de téléchargement, Récapitulatif du paiement, Récapitulatif de la facture, Bouton d'avis Google. Leur place dans votre texte décide de leur place dans le message reçu.

L’Aperçu en direct, sous le champ, rend le message avec des données fictives. Le sélecteur Tester avec un vrai client y remplace la civilité, le prénom et le nom par ceux d’une de vos fiches, et le nom du cheval pour les modèles qui en portent un. Une variable que le modèle ne connaît pas n’est jamais remplacée : elle reste surlignée en rouge dans l’aperçu, signe qu’il faut la retirer.

La salutation

Tous les modèles s’ouvrent sur la même ligne : Bonjour {{civiliteClient}} {{nomClient}} {{prenomClient}},, soit « Bonjour Mme MARTIN Marie, ». Le nom de famille passe en majuscules, comme sur vos PDF.

Une variable vide ne laisse jamais de trou, sur aucun modèle. Une fiche sans civilité donne « Bonjour MARTIN Marie, », une écurie « Bonjour Écurie des Pins, » puisqu’une société n’a ni civilité ni nom de famille, et une fiche créée à partir d’un simple email « Bonjour, ». Vous pouvez donc laisser les trois variables en place sans craindre un « Bonjour , » chez un client.

Vous restez libre de réécrire cette ligne : retirer {{civiliteClient}} pour vos habitués, ou ne garder que le prénom. C’est votre texte enregistré qui part, pas le nôtre.

Un corps personnalisé sans {{boutonTelechargement}} part sans son bouton de téléchargement, et rien ne vous en avertit. Le risque compte double sur la Relance de facture si vous avez activé les relances automatiques : le message partirait sans le moyen de consulter la facture.

Les deux emails du formulaire de pré-remplissage n’exposent aucune variable de lien. Le bouton Compléter mon dossier, le lien en clair, la durée de validité et la mention d’information sont ajoutés hors de votre texte, pour qu’aucun message ne parte sans son lien. Ces deux emails s’arrêtent là : ni signature ni pied de page. Pour signer, écrivez votre nom dans le corps.

S’envoyer un email de test

En bas de l’éditeur, Envoyer un test (sur votre adresse mail) expédie le message à l’adresse de connexion de votre compte. C’est le rendu réel, celui que verra le propriétaire, construit sur des données d’exemple et non sur le client choisi pour l’aperçu. Seule exception, la demande d’avis, qui part avec le lien Google réellement enregistré.

Le bouton de test enregistre votre texte avant de l’envoyer. Cliquer Annuler ensuite ne défait rien, la version testée est déjà en place. Les tests sont bridés à cinq par minute.

Le bouton Enregistrer referme l’éditeur et met la pastille du modèle à Personnalisé.

Le champ annonce « Laissez vide pour le texte par défaut », mais vider le Corps du message puis enregistrer ne remet pas le texte standard : un corps vide est ignoré à l’enregistrement, et votre dernière version reste en place. Les modèles d’emails n’ont pas de bouton de remise à zéro, contrairement aux SMS.

Enregistrer son lien d’avis Google

Toujours dans l’onglet Emails, la carte Lien d'avis Google attend une adresse qui commence par https://. Vous la trouvez dans votre profil d’entreprise Google, bouton Demander des avis. Sans ce lien, la carte de demande d’avis décrite ci-dessous reste inerte.

Inviter un client à laisser un avis

La carte Avis Google apparaît à l’étape Terminer de la finalisation d’un rendez-vous, et plus tard dans le panneau d’un rendez-vous déjà terminé, en modification. Sans lien enregistré, elle affiche un raccourci Configurer et rien d’autre.

Envoyer la demande d'avis demande une confirmation qui nomme l’adresse du client, puis le message part. Si la fiche n’a pas d’adresse email, une fenêtre Adresse email manquante la réclame : l’adresse saisie est enregistrée sur la fiche client, et l’envoi suit dans la foulée.

La carte affiche ensuite la date d’envoi et un bouton Renvoyer, utilisable autant de fois que nécessaire, seule la dernière date étant conservée. La demande n’est possible que sur un rendez-vous finalisé et non annulé. Un client qui répond à ce message vous écrit directement, sur l’adresse email de votre entreprise.

Le modèle de SMS

Paramètres, onglet SMS. Un seul modèle existe aujourd’hui, Invitation au formulaire : le message que vous envoyez vous-même par SMS ou WhatsApp pour transmettre le formulaire de pré-remplissage. Aucun SMS ne part de l’application, le texte est simplement remis à la messagerie de votre téléphone, et vous pouvez encore le retoucher avant l’envoi.

L’éditeur propose quatre variables ({{lien}}, {{prenomClient}}, {{nomClient}}, {{entreprise}}), un compteur plafonné à 500 caractères, et un aperçu avec un client d’exemple. Les informations absentes d’une fiche disparaissent proprement : un client créé à partir d’un simple email ne recevra pas « Bonjour , ».

{{lien}} est obligatoire. Sans lui, un encart rouge prévient que votre client recevrait un message sans le lien du formulaire, et Enregistrer reste inactif. Rétablir le message par défaut remet le texte d’origine.

L’onglet reste ouvert en Starter pour préparer son texte, même si l’envoi du formulaire fait partie du plan Premium.

Gardez les apostrophes droites, et évitez les accents circonflexes, les emojis et les guillemets courbes. Ces caractères font basculer le SMS en encodage Unicode, où un message tient en 70 caractères au lieu de 160 : il part alors en plusieurs SMS. Les accents courants (é, è, à, ù, ç) ne posent aucun problème.

Vérifier qu’un email est bien arrivé

Page Emails envoyés, dans le menu Plus sur téléphone. Elle liste les emails partis vers vos clients, du plus récent au plus ancien, avec la date, le destinataire, le type, le sujet, un statut et la colonne Dernier évènement. Les messages internes n’y figurent pas : signalement de bug, idée, notification de formulaire reçu. Sur une fiche client, l’onglet Mails envoyés affiche la même liste limitée à ce client : c’est la réponse la plus courte à « est-ce que ma facture est bien partie ».

Quatre filtres : Destinataire, Sujet, Statut et Type. Sur téléphone, ils passent par la barre Filtrer les emails.

Deux colonnes se trient, Date envoi et Dernier évènement, en cliquant la flèche de leur en-tête : un premier clic classe du plus récent au plus ancien, un deuxième inverse, un troisième relâche le tri et revient au classement par date d’envoi. Une seule colonne est triée à la fois. Sur téléphone, les mêmes tris sont proposés dans la barre Filtrer les emails.

Statut	Ce qu’il signifie
En attente, Envoi…	Pris en charge, pas encore parti.
Envoyé	Remis au service d’envoi.
Délivré	Accepté par la messagerie du destinataire.
Ouvert, Cliqué	Message ouvert, puis lien cliqué.
Différé	La messagerie du destinataire demande de réessayer plus tard.
Rejeté, Bloqué, Invalide	L’adresse refuse le message. À vérifier sur la fiche.
Spam	Signalé comme indésirable.
Désabonné	Le destinataire s’est désabonné.
Erreur	L’envoi a échoué. Le détail donne la raison.

La colonne Dernier évènement répond à une autre question : qu’est-ce qui est arrivé en dernier sur cette ligne, et quand. Elle nomme l’évènement puis le situe, Ouvert · il y a 40 min, Cliqué · il y a 3 h, Rejeté · il y a 5 j la première semaine, puis la date exacte à la place de l’ancienneté, et un tiret tant qu’aucun évènement n’est arrivé. Les emails sans aucun évènement restent en bas de ce tri, dans les deux sens.

La pastille retient l’évènement le plus important, pas le dernier arrivé : un Cliqué ne redescend jamais en Ouvert. Les deux colonnes se contredisent donc régulièrement, et c’est normal : un email cliqué hier puis simplement rouvert il y a deux minutes porte la pastille Cliqué et la colonne Ouvert · il y a 2 min. Le clic date bien de la veille, seule la réouverture est récente. Le filtre Statut, lui, porte sur la pastille et ne propose que quatre valeurs : Envoyé, Livré, Ouvert et Erreur.

Un appui sur la ligne ouvre le détail : destinataire, sujet, statut, la dernière erreur s’il y en a une, et l’Historique daté de tout ce qui est arrivé au message. Le bouton Aperçu de la ligne, ou Aperçu de l'email dans le panneau, rouvre le message tel qu’il a été reçu. Les emails porteurs d’un code de vérification ne se rouvrent pas.

Être prévenu quand un email n’arrive jamais

Vous n’avez pas besoin de surveiller la page Emails envoyés : dès qu’un email est rejeté, bloqué ou envoyé vers une adresse invalide, un récapitulatif vous est envoyé automatiquement dans l’heure, à votre adresse de connexion. Sans envoi de ce type, aucun message n’est envoyé.

Un seul email couvre tous les envois concernés de l’heure écoulée, groupés par client : un compte rendu et sa facture perdus vers la même adresse s’y lisent comme un seul problème, pas deux lignes séparées. Le nom de chaque client est un lien direct vers sa fiche, pour corriger l’adresse sans chercher. Le message précise aussi ce qui a échoué (compte rendu, facture, etc.), quand, et pourquoi en une phrase simple, l’adresse n’existe pas, ou elle est bloquée après un premier échec. Le bouton Voir les emails en erreur ramène à la page Emails envoyés avec le filtre Statut déjà réglé sur Erreur, et le détail technique du fournisseur (le message SMTP brut) figure en bas de l’email, utile si vous contactez le support.

Chaque envoi n’est signalé qu’une seule fois : inutile de vous inquiéter de recevoir le même message deux heures de suite pour la même facture.

Renvoyer un email

En bas du panneau de détail, Renvoyer l'email repart avec le même contenu. Le compteur juste en dessous indique les renvois déjà utilisés, sur un plafond de trois par email, et cette limite ne se réarme jamais. Le bouton est aussi indisponible quelques secondes après un renvoi, et tant qu’un envoi est en cours. Dans chacun de ces cas, la raison s’affiche au survol.

Si vous avez corrigé l’adresse sur la fiche du client depuis cet envoi, une fenêtre l’annonce avant de renvoyer quoi que ce soit : L'adresse du client a changé, suivie de la nouvelle adresse. Rien ne part tant que vous n’avez pas confirmé, et ce renvoi-là ne compte dans aucun compteur tant qu’il n’est pas confirmé.

Il arrive qu’un très vieil email ne soit plus rattachable à aucune fiche, parce que le document qu’il annonçait a été supprimé depuis. Si son adresse a rebondi, le renvoi est alors refusé plutôt que de repartir vers une adresse dont on sait qu’elle ne reçoit pas : passez par le document lui-même, Renvoyer depuis la facture ou le compte rendu utilise toujours l’adresse actuelle de la fiche.