Premiers pas, créer et configurer votre compte

Entre la création du compte et la première facture, il y a une poignée d’informations à renseigner une seule fois. Cette page suit ce chemin dans l’ordre : l’inscription, les quatre écrans de démarrage (activation par code, entreprise, personnalisation, paiement), puis la liste d’étapes qui prend le relais sur le tableau de bord. Comptez une quinzaine de minutes, SIRET et RIB sous la main.

Créer votre compte

Le formulaire d’inscription demande votre Civilité, votre Prénom, votre Nom, votre Email, votre Téléphone et un mot de passe (saisi deux fois, avec un indicateur de robustesse sous le champ). Il faut aussi cocher l’acceptation des Conditions Générales d’Utilisation, des Conditions Générales de Vente et de la Politique de confidentialité. Le bouton Créer mon compte vous envoie directement dans le parcours de démarrage. L’adresse email sert d’identifiant : elle ne peut pas être déjà utilisée par un autre compte.

L’inscription a aussi deux plafonds sur vingt-quatre heures glissantes, cinq comptes depuis une même connexion et trois avec une même adresse email, variantes comprises (une adresse suivie d’un « + » et d’un mot, ou une adresse Gmail écrite avec ou sans points, compte comme l’adresse d’origine). Au-delà, la création est refusée avec « Trop de comptes créés depuis cette connexion ou avec cette adresse email en 24 heures. Réessayez demain, ou écrivez-nous à contact@equident.fr. »

Le parcours de démarrage

Une barre en haut de l’écran affiche les six jalons : Inscription, Email, Entreprise, Personnalisation, Paiement, Terminé. Vous pouvez revenir en arrière sur Entreprise et Personnalisation en cliquant sur leur pastille une fois l’étape franchie.

1. Vérifier votre email

Un code de vérification part vers l’adresse que vous venez de saisir. Saisissez-le, la validation est automatique dès le dernier caractère. Un code mal tapé affiche « Code incorrect. Vérifiez votre saisie. » sous les cases, qu’il vide. Le message reste affiché jusqu’au chiffre suivant. Au cinquième essai faux, ce code est annulé et le message devient « Trop d’essais sur ce code. Demandez-en un nouveau avec « Renvoyer le code ». » Tout code saisi ensuite, même le bon, affiche « Ce code a expiré. Demandez-en un nouveau. », comme un code reçu il y a plus de quinze minutes.

Si le message n’arrive pas, le bouton Renvoyer le code en redemande un, puis se bloque pendant soixante secondes. Seul le dernier code envoyé fonctionne. Il faut une minute entre deux envois, celui de l’inscription compris : un clic trop rapide affiche « Un code vient déjà de vous être envoyé. Patientez une minute avant d’en demander un autre. » Enfin, dix codes au plus partent en vingt-quatre heures, là encore celui de l’inscription compris. Au-delà, le message est « Trop de codes demandés en 24 heures. Réessayez plus tard, ou écrivez-nous à contact@equident.fr. »

Une faute de frappe dans l’adresse, et aucun code n’arrivera. Modifier l’adresse, sous l’adresse affichée, ouvre Corriger votre adresse, le même changement d’email que dans Paramètres, rubrique Sécurité. Renseignez le Nouvel email et votre Mot de passe actuel, puis Envoyer le code. Un premier code part vers la nouvelle adresse, à saisir dans la fenêtre Confirmez votre nouvelle adresse. Une fois l’adresse changée, l’écran revient aux cases et un second code, celui de la vérification, part aussitôt vers la nouvelle adresse. Si l’inscription date de moins d’une minute, ce second envoi est refusé, et le message vous invite à le demander un peu plus tard avec Renvoyer le code. Annuler revient aux cases sans rien changer.

2. Votre entreprise

Un champ de recherche en tête d’écran retrouve votre structure et remplit d’un coup le nom, le SIRET, l’adresse, le code postal, la ville et, si le répertoire en connaît un officiel, le numéro de TVA. Aucun numéro calculé n’est proposé à l’inscription. La saisie manuelle reste toujours possible. L’adresse est toujours visible, mais le nom, le SIRET et le numéro de TVA restent masqués tant que vous n’avez pas choisi la Forme juridique, plus bas sur l’écran. Après une recherche, choisissez-la pour voir ce que la recherche a rempli.

Sont obligatoires : la Forme juridique, l’Adresse, le Code postal et la Ville. Le SIRET l’est pour toutes les formes, le Nom de l’entreprise selon la forme juridique choisie : les formes individuelles (auto-entrepreneur, micro-entreprise, EI, profession libérale) n’ont pas de nom commercial, le champ disparaît. Le Capital social, la Ville RCS et le N° RCS n’apparaissent que pour les formes qui en ont un, et ils sont alors obligatoires : aucune étoile rouge ne les signale, mais l’étape refuse de passer tant qu’ils sont vides. Deux exceptions, l’EI et l’EIRL : les champs RCS s’affichent, suivis de la mention (si vous y êtes immatriculé), et vous pouvez les laisser vides. Le RCS ne concerne que les activités commerciales, une entreprise individuelle libérale est immatriculée au seul RNE via le guichet unique et n’a pas de numéro RCS à indiquer. Le SIRET, lui, est exigé partout où il existe : sans lui, pas de facture conforme ni de raccordement à une plateforme de facturation électronique agréée.

Le Téléphone professionnel, l’Email professionnel, le Site web et le N° TVA intracommunautaire sont facultatifs, mais ils figurent sur vos documents : autant les remplir tout de suite.

Le N° TVA intracommunautaire est vérifié. Il commence par FR, porte la bonne clé et reprend le SIREN de votre SIRET. Il est indispensable pour facturer en autoliquidation un client professionnel d’un autre pays de l’Union. En franchise en base, demandez-le d’abord à votre service des impôts, puis saisissez-le dans Paramètres.

3. Personnalisation

Deux réglages, tous les deux modifiables plus tard dans les paramètres. Le Logo (facultatif) accepte du PNG, du JPG ou du SVG. Un PNG ou un JPG s’ouvre d’abord dans la fenêtre Recadrer le logo, puis il est réduit. La limite de 2 Mo ne vise que le SVG. La Couleur principale se choisit parmi douze teintes ou se saisit en code hexadécimal.

4. Paiement

L’écran 30 jours d’essai gratuit liste ce que l’essai vous ouvre, c’est-à-dire toutes les fonctions d’Equident, Premium comprises. Pendant l’essai vous êtes en Premium, et celles qui sont réservées à cette formule y portent la mention Premium. Il n’y a pas de formule à choisir ici, ce choix vient à la fin de l’essai. L’essai dure 30 jours et ne demande aucune carte bancaire. Le bouton Commencer l’essai gratuit vous redirige vers Stripe, puis vous ramène sur l’écran Bienvenue sur Equident ! avec le bouton Accéder au tableau de bord.

Formule	Prix	Pour qui
Starter	19,99 € TTC / mois	L’essentiel pour exercer
Premium	49,99 € TTC / mois	Toute la puissance d’Equident

Vous choisissez entre ces deux formules plus tard, au moment d’ajouter votre carte depuis Paramètres, rubrique Abonnement. Le détail est dans l’article sur la gestion de l’abonnement.

Reprendre une inscription interrompue

Fermer la fenêtre en cours de route ne perd rien. À la reconnexion, Equident vous repose sur l’étape que vous n’avez pas terminée, pas sur le tableau de bord : tant que les six jalons ne sont pas franchis, toutes les adresses de l’application y ramènent. Ce qui était déjà enregistré revient rempli, à commencer par l’écran Votre entreprise, et la progression ne redescend jamais. Seul le code de vérification expire, au bout de quinze minutes : au retour, demandez Renvoyer le code plutôt que de saisir celui du premier message. Le bouton Se déconnecter, juste sous la carte de l’étape, vous déconnecte.

La liste d’étapes de prise en main

Une fois sur le tableau de bord, un encart Prise en main affiche votre progression. Rien ne se coche à la main : chaque ligne se valide toute seule dès que la donnée existe. Seules les étapes restantes sont déroulées, chacune avec son bouton. Les étapes faites se replient sous une ligne comme 9 étapes terminées, qu’un clic déplie.

Étape	Ce qui la coche
Compléter les informations de votre entreprise	Adresse, ville, code postal, SIRET, forme juridique (et nom, si votre forme juridique en exige un)
Ajouter votre logo	Un logo enregistré dans les réglages
Confirmer votre régime de TVA	Un enregistrement de la rubrique Facturation
Renseigner votre RIB	Un titulaire, un IBAN et un BIC enregistrés
Créer votre première prestation	Au moins une prestation créée
Vérifier votre domicile de départ	Un enregistrement depuis la fenêtre d’un domicile, dans la rubrique Déplacements
Personnaliser votre modèle de compte rendu	Une modification de votre modèle depuis l’interface
Planifier votre premier rendez-vous	Au moins un rendez-vous créé
Finaliser votre premier rendez-vous	Au moins un rendez-vous terminé
Configurer votre lien d'avis Google	Un lien d’avis enregistré

Une étape est réservée au plan Premium, le domicile de départ : sans lui, elle n’apparaît pas dans la liste et ne compte pas dans le total, qui tombe alors à neuf. Le modèle « Standard équin » créé automatiquement à l’inscription ne suffit pas à valider son étape, il faut l’avoir adapté.

L’étape sur la TVA ne juge pas votre réponse, elle vérifie que la question vous a été posée. Equident vous suppose non assujetti tant que vous n’avez rien dit, et imprime sur vos factures la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». C’est le bon réglage pour la plupart des praticiens, mais c’est un défaut, pas votre choix. L’étape se coche au premier enregistrement réussi de la rubrique Facturation, que vous ayez activé la TVA ou non. Ouvrir la rubrique et regarder l’interrupteur Assujetti à la TVA ne suffit pas, car le bouton Enregistrer n’apparaît qu’après une modification de la rubrique, et l’enregistrement exige le Titulaire du compte, l’IBAN et le BIC / SWIFT. Le plus simple est donc de régler l’interrupteur en même temps que vous saisissez votre RIB, puis d’enregistrer.

Même logique pour le domicile de départ, et pour la même raison. Equident en a déjà créé un à la fin de votre inscription, repris de l’adresse de votre entreprise, sans tarif : le compter ne dirait donc rien de ce que vous avez décidé. L’étape se coche quand vous ouvrez ce domicile dans la rubrique Déplacements et que vous l’enregistrez, avec ou sans tranche dans sa section Tarifs de déplacement : si vous facturez la route, ajoutez-en une ; si vous ne la facturez pas, laissez la section vide. Les deux réponses valent, l’absence de réponse non. Sans tranche, votre domicile continue de servir à afficher les distances et à choisir le point de départ de vos rendez-vous.

La croix en haut à droite masque l’encart pour de bon. Une confirmation liste d’abord les étapes qui restent, et le bandeau ne revient plus, ni après reconnexion, ni sur vos autres appareils.

Les réglages à remplir avant de facturer

Tout se passe dans Paramètres. La page compte une douzaine de rubriques, trois suffisent avant la première facture. Le bouton d’enregistrement vit dans une barre collée en bas de l’écran, et n’apparaît que si quelque chose a changé.

• Rubrique Entreprise : Informations entreprise et Informations légales, c’est-à-dire ce que vous avez déjà saisi au démarrage. L’Adresse, le Code postal, la Ville, la Forme juridique et le SIRET y restent obligatoires. Si l’un d’eux est vide, Enregistrer refuse, signale chaque champ manquant sous lui et place le curseur sur le premier. Le logo et la couleur s’y modifient aussi, et la carte Logo règle son Emplacement sur les documents, Gauche ou Droite, séparément pour le Compte rendu et pour la Facture. Un logo PNG ou JPG s’ouvre d’abord dans Recadrer le logo, qui retire les marges autour de votre dessin, au format Original, Large ou Carré. Le bouton Remplacer en change sans passer par Supprimer.
• Rubrique Facturation : la section TVA, les Conditions de paiement avec le Délai de paiement (jours) et le texte imprimé sur la facture, les Coordonnées bancaires avec le Titulaire du compte, l’IBAN et le BIC / SWIFT, la Présentation de la facture avec ses options Masquer le nom du cheval, Afficher l’adresse de la prestation dans les factures et Envoyer le compte rendu au paiement de la facture, enfin la Numérotation, qui montre en direct le format de vos numéros de facture, d’avoir et de devis, à partir du N° de départ. L’aperçu ne lit pas votre compteur, il affiche donc toujours le numéro de départ, même après vos premières factures. Le premier enregistrement de cette rubrique coche l’étape Confirmer votre régime de TVA de la prise en main.
• Rubrique Prestations : vos actes facturables et leurs tarifs, rangés en Prestations par cheval et Prestations par rendez-vous. Les prestations et les frais de déplacement ont leur propre guide.

La Numérotation mérite un instant d’attention avant votre première facture, pas après : le N° de départ sert à reprendre une série commencée ailleurs, et une fois qu’une facture porte un numéro, la séquence est posée.

Sans IBAN, une facture s’enregistre en brouillon mais ne peut pas être validée. La fenêtre Paramètres incomplets s’ouvre alors et propose Aller aux paramètres. Sans prestation enregistrée, rien ne vous bloque : le sélecteur de ligne propose toujours une Ligne personnalisée, à décrire et à chiffrer à la main. Mais autant poser vos tarifs une fois pour toutes.

Ce que le tableau de bord affiche

Juste sous l’en-tête Bonjour vient À traiter, toujours affiché, puis l’encart Prise en main tant que vous ne l’avez pas masqué. Sur ordinateur et tablette suivent les raccourcis vers Clients, Écuries, Chevaux, Rendez-vous, Fiches de soins et Factures (plus Devis en Premium). Sur téléphone ils ne s’affichent pas, la barre du bas mène déjà à ces modules. Viennent ensuite l’encart Parrainez un confrère, puis Reste à encaisser, toujours affiché lui aussi, et la jauge de franchise en base si vous n’êtes pas assujetti à la TVA. L’encart Parrainez un confrère copie votre lien de parrainage d’un clic avec Copier mon lien. Sa croix le masque sur cet appareil, et le lien reste toujours disponible dans Paramètres, rubrique Parrainage. Les chiffres de la période suivent, sous le titre Statistiques, qui les replie d’un clic. Un bouton masque tous les montants d’un coup, pratique en écurie devant un client, et l’Export CSV refuse d’exporter tant qu’ils le sont, avec le message « Affichez les montants pour exporter. ». Ce bouton reste là même quand les statistiques sont repliées.

Le sélecteur de période offre neuf choix, de Ce mois à Année dernière, plus une plage Personnalisé limitée à trois ans. La période choisie, bornes de Personnalisé comprises, est gardée dans l’adresse de la page : un retour arrière ou un rechargement la retrouve, mais une ouverture depuis le menu repart sur Cette année. Le repli des blocs, le masquage des montants et les réglages du graphique, eux, sont mémorisés par compte. Les neuf préréglages s’arrêtent à aujourd’hui, pas la plage Personnalisé. Un rendez-vous encore Planifié n’entre dans aucun chiffre.

Il commande le CA facturé, le CA encaissé, le graphique, l’Activité, le Kilométrage et la Répartition du CA facturé par statut. Il ne commande ni À traiter, ni Reste à encaisser, ni Portefeuille, ni la jauge de franchise en base : ces quatre blocs l’ignorent.

• À traiter : votre pile de travail administratif. Dossiers clients à valider, rendez-vous réalisés non facturés (sauf ceux marqués Rendez-vous non facturé), factures en retard jamais relancées, factures prêtes à envoyer, comptes rendus finalisés non envoyés (hors ceux qui attendent le paiement de leur facture), propriétaires à relancer pour le prochain contrôle de leurs chevaux. Chaque ligne ouvre la liste correspondante, déjà filtrée au plus près, par exemple les rendez-vous Terminé ou les factures En retard. Les lignes à zéro disparaissent, et quand tout est fait le panneau le dit.
• Reste à encaisser : ce que vos clients vous doivent, toutes périodes confondues et brouillons exclus, réparti en Total dû, Dont en retard et Pas encore échu, avec l’ancienneté des retards et votre plus vieil impayé. Dès qu’une facture est en retard, la tuile Dont en retard ouvre la liste des factures en retard.
• CA facturé et CA encaissé : deux blocs distincts, parce que les deux chiffres ne racontent pas la même chose. Le premier est daté du jour de la facture, le second du jour du règlement. Le Délai de paiement moyen n’apparaît qu’à partir de cinq règlements sur la période.
• Activité et Portefeuille : rendez-vous réalisés, comptes rendus, chevaux soignés et nouveaux clients pour la période, puis vos totaux de clients et de chevaux.
• Kilométrage, en Premium : les Kilomètres parcourus de la période d’après votre relevé kilométrique, comparés à la période précédente et à l’année d’avant comme le chiffre d’affaires, les Journées de tournée et la distance moyenne Par rendez-vous. Le lien Voir le relevé ouvre l’onglet Kilométrage de la Comptabilité.
• Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, une jauge placée sous Reste à encaisser suit vos encaissements de l’année civile face aux seuils de la franchise en base et vous alerte à l’approche. Elle reste affichée quand les statistiques sont repliées.

Une facture sans date d’échéance reste invisible du suivi des retards. Le panneau Reste à encaisser signale leur nombre pour que vous puissiez les compléter.

Tant que vous n’avez rien saisi, le tableau de bord affiche un écran d’accueil avec deux boutons pour commencer, Planifier un rendez-vous, où le client et son cheval se créent en chemin, et Ajouter un client, qui ouvre directement le formulaire. Le sélecteur de période et l’Export CSV n’apparaissent pas tant qu’il est affiché. Un seul client ou cheval enregistré le fait disparaître, période vide ou non. Une écurie seule ne suffit pas.

Les nouveautés

La cloche en haut à droite de l’écran (sur téléphone, l’entrée Nouveautés du menu de votre avatar) rassemble les nouveautés et les corrections d’Equident des six derniers mois. Une pastille rouge sur la cloche compte celles que vous n’avez pas encore lues. Sur téléphone, un simple point rouge se pose sur l’avatar, et le nombre figure dans l’entrée Nouveautés du menu.

Quand vous avez des nouveautés à lire, la fenêtre les présente une par une, de la plus récente à la plus ancienne, chacune avec sa capture en grand, son module et son résumé. Une barre en haut indique où vous en êtes, par exemple Nouveautés · 2 sur 3. Suivante passe à la nouveauté suivante, et J'ai compris referme la fenêtre après la dernière. En savoir plus explique la nouveauté pas à pas, une étape et sa capture par écran, avec Précédente et Étape suivante. La dernière étape mène droit au réglage concerné, par exemple Activer l’envoi groupé, et cite l’article d’aide complet. Une nouveauté sans pas à pas propose directement son réglage, comme Ouvrir mon relevé. Sur ordinateur et sur iPad, la capture occupe la moitié gauche de la fenêtre et le texte la moitié droite.

Quand tout est lu, ou depuis Toutes les nouveautés, la fenêtre liste les nouveautés une par ligne, rangées par semaine, un point rouge sur celles que vous n’avez pas lues. Touchez une ligne pour rouvrir la nouveauté, Toutes les nouveautés ramène à la liste.

Quand une nouveauté de moins de deux semaines vous concerne, cette même fenêtre s’ouvre d’elle-même sur le tableau de bord, à votre première visite après sa sortie. Elle ne s’ouvre ni sans réseau, ni tant que des saisies attendent d’être transmises, ni pendant les sept premiers jours de votre compte, ni tant que l’encart Prise en main a des étapes à faire et n’est pas masqué. La cloche, elle, reste à portée de main avec sa pastille.

Fermer la fenêtre, par J'ai compris, la croix ou un appui à côté, marque comme lues toutes les nouveautés non lues, même celles que vous n’avez pas fait défiler. Les nouveautés parues avant la création de votre compte sont comptées comme lues, elles restent consultables dans la cloche.