Suivre ses encaissements, des statuts de facture à l'export

Une facture envoyée n’est pas une facture payée. Cet article couvre la suite : lire les statuts, enregistrer un règlement, remettre un reçu, relancer un client qui tarde, et retrouver les bons montants au moment de déclarer.

Les statuts d’une facture

Sur la liste Factures, chaque facture porte deux badges indépendants, Envoi et Paiement, chacun avec sa propre rangée de pastilles filtrantes au-dessus du tableau. Sur téléphone, seules les pastilles Paiement restent dans la barre, sur une rangée qui défile au doigt, et le filtre Envoi passe dans Filtrer les factures. Ce sont deux dimensions distinctes et croisables : choisir une pastille Envoi ne désélectionne pas la pastille Paiement déjà choisie, et réciproquement. Les compteurs d’une rangée suivent en revanche le filtre posé sur l’autre, si bien que choisir Brouillon fait tomber Payée à 0, puisqu’aucun brouillon n’est payé. Les compteurs des pastilles portent sur toute la liste filtrée, pas seulement sur la page affichée.

Le badge Envoi

Statut	Ce qu’il signifie
Brouillon	Pas de numéro, contenu encore modifiable, hors chiffre d’affaires.
Non envoyée	Numérotée, le contenu est figé, mais la facture n’est jamais partie chez le client.
Envoyée	Partie par email au client.
Relancée	Un email de relance est réellement parti.

Le badge Paiement

Statut	Ce qu’il signifie
Non payée	Rien n’a encore été encaissé.
En retard	Rien n’a été encaissé et l’échéance est passée.
Partiellement payée	Un ou plusieurs versements reçus, il reste un solde.
Acompte en retard	Un ou plusieurs versements reçus, il reste un solde et l’échéance est passée. Affiché en rouge.
Payée	Le total est encaissé.

Non envoyée remplace deux anciens libellés de cette liste, Validée et À envoyer : ce sont deux noms d’un même état réel, qui fusionnent ici en un seul badge. Ils n’ont pas disparu du produit, vous les retrouverez sur le tableau de bord, dans le bloc Répartition du CA facturé par statut et dans son export CSV. Seul cet affichage les réunit.

En retard ne remplace que Non payée. Un acompte encaissé sur une facture dont l’échéance est dépassée passe en Acompte en retard, affiché en rouge : il ne bascule jamais en En retard, l’information « un acompte est arrivé » serait perdue.

Quatre de ces statuts ne se posent jamais à la main. Payée, Partiellement payée et Acompte en retard découlent des paiements enregistrés, Relancée d’un email de relance parti pour de bon.

Une facture annulée n’affiche plus ces deux badges : Annulée ou Partiellement annulée prend leur place, un seul badge et non deux.

Un avoir, lui, garde son badge Envoi mais change de vocabulaire côté paiement : un avoir ne se paie pas, il se rembourse.

Statut	Ce qu’il signifie
Sans objet	La facture annulée n’avait rien encaissé : il n’y a rien à rendre. C’est le cas de la plupart des avoirs.
À rembourser	La facture annulée avait été encaissée : vous devez ce montant au client.
Partiellement remboursé	Une partie du montant a été rendue, il reste un solde.
Remboursé	Le montant dû au client a été rendu en totalité.

Ces quatre statuts ne figurent pas dans la rangée de filtres Paiement, qui ne trie que des factures : un avoir n’y apparaît sous aucun des quatre statuts de paiement, ni dans leurs compteurs.

Le badge En retard de la liste se recalcule à chaque affichage, dès le lendemain de la date d’échéance, à partir de minuit heure de Paris : il n’attend aucun traitement de nuit. Le jour même de l’échéance, la facture n’est pas encore en retard. Avec Payable dès réception, elle ne l’est donc jamais le jour de son envoi, seulement à partir du lendemain. Un traitement nocturne continue de tourner en parallèle sur les factures Envoyée, mais il ne sert plus qu’à tenir à jour un indicateur interne, utilisé par le tableau de bord et les exports comptables ; il ne pilote pas ce badge. Une facture Non envoyée n’entre jamais dans ce traitement, même échéance passée, et reste donc envoyable avec le bouton Envoyer. Une facture partiellement réglée passe en Acompte en retard (elle compte aussi dans les retards du tableau de bord), et une facture sans date d’échéance ne bascule jamais.

Enregistrer un paiement

Depuis le menu d’une ligne de la liste Factures ou le bouton Actions de la facture, deux entrées mènent au même endroit : Marquer payée (solde total) préremplit le montant avec le solde restant, Enregistrer un paiement partiel laisse le montant vide. Sur la page d’une facture envoyée et pas encore soldée, le bouton Enregistrer un paiement, en haut de la page sur ordinateur et sur un iPad tenu à l’horizontale, dans la barre du bas de l’écran sur téléphone et sur un iPad tenu à la verticale, ouvre la même fenêtre, montant vide.

La fenêtre Enregistrer un paiement demande trois choses :

• le Montant, avec le raccourci Régler le solde restant. Il doit être supérieur à zéro et ne peut pas dépasser ce qui reste dû ;
• le Mode de règlement : Espèces, Chèque, Virement bancaire, Carte bancaire ou Autre ;
• la Date de règlement.

Sur la page de la facture, la case Sélectionner les éléments payés (info interne) coche les prestations couvertes par le versement et calcule le montant. C’est une note interne, invisible du client.

Un paiement s’enregistre sur toute facture validée qui n’est pas encore soldée, envoyée ou non, en retard ou relancée comprises. Vous pouvez en saisir autant que nécessaire : le bloc Historique des paiements affiche la progression (Réglé, Reste à payer) et bascule sur Facture soldée quand le compte y est. Si l’option Envoyer le compte rendu au paiement de la facture retenait le compte rendu de ce rendez-vous, c’est ce versement qui le fait partir chez le client (Rédiger un compte rendu).

Enregistrer un règlement demande du réseau : la fenêtre Enregistrer un paiement ne fonctionne pas sur une tablette hors connexion. Notez le règlement, saisissez-le en rentrant.

Juste après l’enregistrement, Equident propose d’en informer le client. Si la facture avait déjà été envoyée, ou si son envoi était en cours après Valider et envoyer, le message porte un relevé de règlement : Envoyer le justificatif de règlement ? si tout est réglé, Envoyer le justificatif de règlement partiel ? s’il reste un solde. Si elle avait été validée sans envoi, par Valider sans envoyer ou par Valider depuis la liste, le message est différent, Vous n’avez pas envoyé cette facture, et Equident propose alors d’envoyer la facture elle-même, avec sa mention d’acquit : un seul document, un seul email. Cette fenêtre-là affiche la facture telle qu’elle va partir, mention d’acquit comprise, et son bouton dit Envoyer la facture acquittée si tout est réglé, Envoyer la facture avec l’acompte s’il reste un solde. Attention, ces deux cas portent le même badge Non envoyée dans la liste et sur la page de la facture, seul le chemin de validation les distingue. Les deux propositions apparaissent aussi bien depuis la page de la facture que depuis la liste Factures. Le texte se personnalise dans les réglages.

La Date de règlement est celle qui compte pour tout le reste : encaissements du tableau de bord, déclaration, exports. Saisissez la date réelle du chèque ou du virement, pas la date à laquelle vous faites la saisie le soir.

Corriger ou supprimer un versement

Une erreur de saisie se rattrape depuis le bloc Historique des paiements. Chaque ligne porte un menu à trois points verticaux avec deux entrées, Modifier et Supprimer, et chaque acompte se traite séparément : sur une facture réglée en deux fois, vous corrigez celui qui est faux sans toucher à l’autre.

Modifier rouvre la fenêtre de saisie sous le titre Corriger le versement, préremplie avec le montant, le mode et la date enregistrés. Les trois champs se corrigent, comme la sélection des éléments payés, y compris la Date de règlement si vous vous êtes trompé de jour. Le montant reste plafonné par ce que la facture peut encore recevoir, mais le versement que vous corrigez ne compte plus dans ce plafond : ramener un versement de 100 € à 80 € sur une facture de 100 € est donc accepté.

Supprimer demande une confirmation qui rappelle le montant et la date, puis retire le versement. Si son reçu avait été envoyé au client, la fenêtre le dit : le supprimer ici ne rappelle pas l’email déjà parti.

Dans les deux cas, la facture est recalculée depuis les versements qui restent. Le total réglé, le mode et la date de règlement suivent le versement le plus récent, et le statut se remet à sa place : Payée si le compte y est encore, Partiellement payée s’il reste un acompte, et s’il ne reste plus rien la facture retrouve l’état qu’elle avait avant tout encaissement, Relancée si une relance était partie, sinon Envoyée, sinon Non envoyée. Une facture annulée garde son statut d’annulation.

Corriger un versement périme son reçu, qui décrivait l’ancien montant. Equident le régénère aussitôt, et le bouton de la ligne repasse sur Envoyer même si vous l’aviez déjà transmis : à vous de décider si le client doit recevoir la version corrigée. Valider la fenêtre sans rien y changer ne corrige rien, le reçu et son envoi restent tels quels.

Les reçus et les relevés de règlement

Chaque versement produit son propre PDF, fabriqué en arrière-plan. Une roue tourne sur la ligne le temps de la génération, puis le lien PDF la remplace. S’il tarde, un rattrapage automatique repasse toutes les heures.

Ce document n’est pas une seconde facture : il porte la mention Duplicata, son numéro de relevé et le rappel de ne pas le comptabiliser. Un bandeau donne l’état du compte à la date du versement, vert Facture soldée avec la mention d’acquit qui vaut quittance, orange Facture soldée partiellement avec le montant reçu et le solde restant dû. Le relevé n°2 ne montre que les deux premiers versements, jamais ceux qui suivront.

Le bouton Envoyer de la ligne transmet ce reçu au client, à condition qu’il ait une adresse email, et devient Renvoyer une fois parti. Le même mail part aussi aux Emails secondaires du client cochés Reçus de paiement, comme une relance part à ceux cochés Relances de paiement. Le dernier relevé fait office de relevé de solde : c’est le document que lie une relance quand un acompte est déjà arrivé.

Si vous avez corrigé l’adresse du client depuis le dernier envoi de reçu, une fenêtre L’adresse du client a changé s’ouvre avant le départ : elle rappelle l’adresse utilisée la fois précédente et celle qui va servir. Rien ne part tant que vous n’avez pas confirmé.

Rembourser un client après un avoir

Un avoir peut porter un mouvement d’argent. Sur sa page, le menu Actions change de vocabulaire : Marquer remboursé (total) et Enregistrer un remboursement partiel. Ces deux entrées n’apparaissent que si la facture annulée avait été encaissée. Sinon l’avoir solde la créance à lui seul et aucun euro ne bouge.

Le montant rendu est plafonné à ce que vous aviez reçu : une facture de 100 € réglée à 40 € puis annulée en totalité ne se rembourse qu’à hauteur de 40 €. La fenêtre garde pourtant les libellés du paiement, et son raccourci Régler le solde restant propose le montant entier de l’avoir, que l’application refusera. Passez par Marquer remboursé (total), la seule entrée qui préremplit le bon montant.

Rendre la totalité fait passer l’avoir en Remboursé et son bouton Actions disparaît. Si vous ne rendez qu’un acompte, l’avoir s’arrête à Partiellement remboursé et les entrées de remboursement restent utilisables tant que le plafond n’est pas atteint : sur une facture de 100 € encaissée en entier, un premier versement de 50 € en laisse 50 à rendre, qui soldent l’avoir. Une fois le plafond atteint, comme dans l’exemple à 40 € ci-dessus, ces entrées restent affichées mais n’acceptent plus rien.

Relancer une facture impayée

L’action Relancer est disponible sur les factures déjà parties chez le client, Envoyée, En retard, Relancée, Partiellement payée et Acompte en retard, à condition que le client ait une adresse email. Une facture Non envoyée dont l’échéance est passée porte elle aussi le badge En retard, mais ne propose pas Relancer. Envoyez-la d’abord avec Envoyer par email.

La fenêtre affiche le reste à payer, le montant déjà réglé et un aperçu du message. Le texte n’est pas modifiable ici : il vient du modèle de relance de vos réglages. Le document joint s’adapte tout seul, Facture jointe si rien n’a été encaissé, Relevé de solde joint dès qu’un acompte est arrivé. Si la facture a déjà été relancée, le titre le rappelle (2e relance, 3e relance), en comptant aussi bien vos envois que ceux d’Equident. Et si une relance automatique reste prévue pour cette facture, un avertissement s’ajoute : envoyer celle-ci à la main y met fin définitivement.

Un avoir ne se relance pas : il matérialise une dette envers le client, pas l’inverse.

Sur le tableau de bord, le bloc À traiter compte les factures en retard jamais relancées et mène à la liste filtrée sur En retard. Quand la relance automatique est activée, cette ligne ne compte plus les factures que l’automatisme relancera. Elle garde celles qu’il ne peut pas prendre en charge, par exemple une facture jamais envoyée, une facture marquée Ne pas relancer automatiquement, ou un client sans adresse email.

Ne confondez pas avec le menu Relances : celui-là ne gère que la relance du prochain contrôle des chevaux, pour garder le contact entre deux visites, et l’article sur les relances de clients lui est entièrement consacré. Aucune relance de facture n’y apparaît. Elle s’envoie depuis la facture, et son automatisation se règle dans Paramètres, rubrique Relances, catégorie Facturation.

Laisser Equident relancer à votre place

Paramètres, rubrique Relances, catégorie Facturation, ligne Relance des factures impayées. Réservée au plan Premium, désactivée par défaut.

Vous composez votre plan : de une à trois étapes, chacune exprimée en jours après la date d’échéance. Un plan courant est 5, 15 et 30 jours. Ajouter une étape en pose une de plus, la corbeille à droite de la dernière étape la reprend. Les délais doivent aller en augmentant, sans doublon, entre 1 et 90 jours. L’interrupteur s’enregistre aussitôt. L’allumer, après la fenêtre de confirmation, enregistre aussi le plan affiché à l’écran, y compris des délais que vous n’aviez pas encore enregistrés. Sinon, les délais attendent le bouton Enregistrer de la barre qui apparaît en bas de l’écran dès qu’un délai change. Le plan 15 et 30 jours proposé quand vous n’avez jamais enregistré de plan n’est qu’une suggestion, qui ne fait pas apparaître la barre. Rien n’est enregistré avant une modification suivie de Enregistrer, ou avant l’activation de l’interrupteur.

Les étapes partent dans l’ordre, jamais l’une sans les précédentes. Une facture qui entre dans le plan reçoit d’abord la première relance, même si son retard dépasse déjà le délai de la troisième. Chaque étape suivante attend ensuite l’écart prévu entre les deux délais : avec un plan 5, 15 et 30 jours, la deuxième part dix jours après la première, la troisième quinze jours après la deuxième. L’automatisme passe chaque matin, et n’envoie jamais deux relances le même jour à la même facture, ni plus de trois en tout. Vos propres relances, elles, restent possibles à tout moment.

L’email est exactement celui de la relance manuelle : le modèle Relance de facture de la rubrique Emails, avec la facture ou le relevé de solde selon ce qui a déjà été encaissé. Il n’y a rien de nouveau à rédiger.

Ce qui empêche une relance automatique :

• une relance envoyée à la main sur cette facture. Le geste est définitif : elle ne recevra plus jamais de relance automatique, même si le plan n’en est qu’à sa première étape ;
• l’action Ne pas relancer automatiquement du menu de la facture. Le geste se rebascule quand vous voulez, par Réactiver les relances automatiques au même endroit : contrairement à la relance manuelle, il n’est pas définitif. Une facture ainsi exclue porte une icône Relances automatiques désactivées dans sa cellule Paiement, sur la liste Factures ;
• le règlement du solde : une facture Payée n’est plus relancée ;
• l’absence de date d’échéance. Sans échéance, aucun délai n’est calculable, la facture n’entre jamais dans le plan. Elle reste relançable à la main, sans condition d’échéance ;
• un client sans adresse email. Là non plus rien ne part, à la main comme tout seul.

Un acompte n’arrête pas le plan : tant qu’il reste un solde, les étapes suivantes partent, sur le montant restant dû. Seul le règlement intégral, listé ci-dessus, sort la facture du plan.

Sur la page de la facture, Consulter l'historique ouvre le panneau Historique de la facture, qui liste chaque relance datée et dit laquelle est partie toute seule et laquelle vient de vous.

Activer le plan ne concerne pas que l’avenir. Vos factures déjà en retard entrent dans le plan, à sa première étape, dès le prochain passage de l’automatisme. C’est voulu, et une fenêtre de confirmation vous le rappelle avant l’activation.

Une fois le plan en route, le modifier ne rattrape rien : ajouter une étape ou allonger un délai ne déclenche aucun envoi pour une facture qui avait déjà franchi ce seuil au moment du changement. Couper puis rallumer l’interrupteur ne rattrape rien non plus : chaque facture reprend à l’étape suivant celle qu’elle a déjà reçue, jamais à la première. Cette règle ne vise que les modifications. L’activation, elle, fait bien entrer l’arriéré : c’est son objet.

Une exception : raccourcir la première étape fait entrer de nouvelles factures dès le lendemain, celles dont le retard se situe entre l’ancien et le nouveau délai.

Facturé et encaissé, deux chiffres différents

Le tableau de bord sépare deux blocs, et c’est volontaire.

Bloc	Rattaché à	Ce qu’il mesure
CA facturé	la date de la facture	votre activité commerciale
CA encaissé	la date du règlement	votre trésorerie réelle

Une facture de décembre réglée en février compte en décembre côté facturé et en février côté encaissé. Le CA facturé exclut les brouillons et les annulations totales, et les avoirs viennent le réduire. Le CA encaissé compte les versements : deux acomptes sur une même facture sont deux mouvements distincts. Une facture annulée en totalité en sort avec ses versements ; sur une annulation partielle, c’est le remboursement de l’avoir qui s’en déduit.

Le Délai de paiement affiche Non calculé, avec la mention Moins de 5 règlements sur la période, tant que la période compte moins de cinq règlements.

Chaque bloc aligne ses cartes en face de l’autre : Factures émises au-dessus de Règlements reçus. Quand aucune facture de la période ne porte de TVA, les montants HT et TTC sont les mêmes et chaque bloc n’en affiche qu’un, Total facturé et Total encaissé. Dès que la période en porte, que vous soyez assujetti ou qu’une facture ait été émise sous un autre régime, les cartes deviennent CA facturé HT, avec le TTC en dessous, et CA encaissé TTC, avec le HT en dessous, et une carte de TVA s’ajoute à chaque bloc.

Juste au-dessus, le bloc Reste à encaisser ne suit pas la période choisie. C’est un stock, tout ce que vos clients vous doivent, brouillons exclus, réparti en Total dû, Dont en retard et Pas encore échu. Dès qu’une facture est en retard, la tuile Dont en retard ouvre la liste des factures en retard. Une barre d’ancienneté classe les retards (1 à 30 j, 31 à 60 j, 61 à 90 j, plus de 90 j) et le plus vieil impayé est nommé. Les factures sans date d’échéance ont leur propre ligne : le suivi de retard ne les voit pas. Son lien Les voir en tête de liste ouvre la liste des factures triée par échéance, celles qui n’en ont pas en premier.

Le sélecteur de période va de Ce mois à Année dernière, avec une option Personnalisé. Le bouton en forme d’œil (Masquer les montants) remplace les montants par des astérisques, pratique devant un client. Le bouton Export CSV reprend l’ensemble des indicateurs de la période, colonnes séparées par des points-virgules et montants écrits avec une virgule, comme l’attend un tableur réglé en français. Il n’exporte rien tant que les montants sont masqués. Un clic affiche alors Affichez les montants pour exporter.

Comptabilité et exports

La page Comptabilité est ouverte à tous les plans, Starter compris.

Son contenu dépend de la forme juridique renseignée dans vos paramètres. Tant qu’elle est vide, l’onglet Chiffre d'affaires vous y renvoie.

Un sélecteur d’année en haut de page commande tout ce qui suit. L’année choisie est gardée au retour d’une facture et au rechargement de la page. Les onglets Chiffre d'affaires et Kilométrage se partagent le reste, avec un onglet TVA entre les deux si vous êtes assujetti à la TVA. Changer d’onglet ne change pas l’année choisie.

L’onglet Chiffre d’affaires

En micro-entreprise ou en libéral, le bloc du haut donne le chiffre d’affaires encaissé hors taxes À déclarer pour la dernière période close, celle que vous déclarez et non celle en cours. En octobre, c’est donc le troisième trimestre si vous déclarez au trimestre, septembre si vous déclarez au mois, et en janvier le dernier mois ou le dernier trimestre de l’année précédente. Le titre donne aussi la date limite, le dernier jour du mois qui suit la période, par exemple avant le 31 octobre 2026 pour le troisième trimestre. Sur l’année en cours, la moitié droite du bloc rappelle ce que la période en cours a déjà encaissé, que vous déclarerez une fois close. Le choix Mensuel ou Trimestriel est mémorisé dans votre Fréquence de déclaration URSSAF, que vous pouvez aussi régler dans la rubrique Entreprise des réglages, sous la forme juridique. Suivent le détail période par période avec les colonnes Facturé et Encaissé, en hors taxes, et un Suivi des seuils annuels calculé sur les encaissements de l’année. Il affiche le plafond micro-entreprise, et la jauge Franchise en base de TVA ne s’y ajoute que tant que vous n’êtes pas assujetti : une fois l’interrupteur allumé, elle n’a plus rien à annoncer et c’est l’onglet TVA qui prend le relais.

En société, l’onglet affiche deux totaux annuels, Facturé et Encaissé, puis un Détail par période à la maille que vous choisissez : Mensuel, Trimestriel ou Annuel. Ce choix-là n’est pas mémorisé, il ne sert qu’à la lecture. Les montants sont HT si vous êtes assujetti, TTC sinon.

L’onglet TVA

L’onglet n’apparaît que si Assujetti à la TVA est allumé dans les réglages, quelle que soit votre forme juridique.

Il s’ouvre sur Mensuel, Trimestriel ou Annuel selon la Période de déclaration TVA de vos réglages, et changer ce choix ici réécrit le réglage.

En haut, la TVA à déclarer pour la dernière période close, celle que vous déclarez (l’année précédente si vous déclarez à l’année), avec sa base HT. Sur une année plus ancienne, c’est le total de l’année qui s’affiche. C’est votre TVA encaissée : celle d’une prestation de services est exigible au règlement du client (art. 269, 2-c du CGI), donc c’est ce qui est rentré sur la période qui se déclare, pas ce qui a été facturé. Le montant facturé sur la même période est rappelé juste en dessous, pour mémoire. Sur l’année en cours, la moitié droite du bloc donne la TVA déjà encaissée sur la période en cours. Aucune date limite n’est affichée ici, celle de votre déclaration de TVA dépend de votre dossier aux impôts.

Le Détail par période donne ensuite cinq colonnes : Période, Base HT facturée, TVA facturée, Base HT encaissée et TVA encaissée, plus une ligne de total. Les deux colonnes facturées suivent la date des factures, les deux colonnes encaissées celle des règlements, et ce sont ces dernières que vous reportez sur votre déclaration. Seule TVA encaissée est en couleur.

Enfin, la Ventilation par taux reprend, taux par taux, la base et la TVA sur les deux bases à la fois, comme sur une CA3. Une facture en autoliquidation ou hors Union européenne n’entre ni dans les bases de cet onglet ni dans la Ventilation par taux, ses règlements non plus.

L’onglet Kilométrage

L’onglet est réservé au plan Premium, comme les domiciles de départ sur lesquels il s’appuie. En Starter, il affiche un encart pour passer à Premium.

Le relevé se met à jour à chaque ouverture de l’onglet, et chaque nuit. Une journée part du domicile de départ du premier rendez-vous Terminé, passe par chaque rendez-vous terminé dans l’ordre des heures, puis revient au domicile. Les rendez-vous Planifié, À confirmer ou Annulé ne comptent pas. Un rendez-vous terminé aujourd’hui entre dans le relevé dès que vous ouvrez l’onglet. Deux rendez-vous au même endroit, par exemple deux propriétaires dans la même écurie, comptent 0 km entre eux. Les distances sont mesurées par la route avec la Géoplateforme de l’IGN, ou avec HERE quand l’IGN ne répond pas, comme les frais de déplacement, en faisant la moyenne de l’itinéraire le plus rapide et du plus court.

Un rendez-vous terminé corrigé après coup (adresse, heure, suppression) fait recalculer sa journée à la prochaine ouverture de l’onglet. Si l’IGN ne trouve pas l’adresse d’un rendez-vous, par exemple une écurie sans numéro dans sa rue, posez le point GPS sur la fiche de l’écurie. Les rendez-vous de ses chevaux dans la même commune sont alors situés à ce point, journées passées comprises. Déménager un domicile dans les réglages ne modifie pas les journées déjà calculées.

Quand beaucoup de journées sont à refaire d’un coup, l’onglet en affiche une partie et calcule la suite en arrière-plan, qui apparaît à votre visite suivante.

En haut de l’onglet s’affichent le total de l’année et, sur l’année en cours, celui du mois. Le bloc Indemnités kilométriques estimées applique le barème fiscal au total de l’année, selon la puissance fiscale de votre véhicule. Il n’apparaît que pour une entreprise individuelle, une société ou une profession libérale. En micro-entreprise, une phrase rappelle que l’abattement forfaitaire couvre déjà les frais de voiture. Le bloc À vérifier liste les journées encore en cours de calcul, celles dont un lieu n’a pas pu être situé (des trajets ne sont alors pas comptés) ou dont la distance a été estimée à vol d’oiseau, et le nombre de rendez-vous passés restés Planifié. Le lien Voir d’une journée affiche son mois et la déplie dans le Détail des journées.

Le graphique Kilomètres par mois et le Détail des journées se lisent mois par mois. Une journée dépliée montre d’abord sa carte, le départ, les rendez-vous numérotés comme la liste et le retour quand il a eu lieu, le trait par la route d’un lieu au suivant, puis chaque trajet et sa distance. Le bouton Modifier la journée permet trois corrections, et la journée est recalculée aussitôt :

• Départ du matin : Domicile, Lieu de la veille après une nuit sur place, ou Autre adresse (hôtel, gîte) ;
• Fin de journée : Retour au domicile ou Nuit sur place, qui retire le retour de cette journée ;
• Trajets ajoutés : un déplacement sans rendez-vous, avec un libellé et des kilomètres. La touche Entrée dans ces champs vaut Ajouter, et un trajet complet resté dans les champs part avec Enregistrer.

Le bouton Réglages du calcul ouvre la puissance fiscale du véhicule, l’option Véhicule électrique (le barème est majoré de 20 %) et Compter le retour au domicile, allumé par défaut. Tant que la puissance fiscale manque, le bloc des indemnités le dit, et son bouton Indiquer la puissance fiscale ouvre ces réglages.

Le bloc Relevé pour votre comptable télécharge l’année affichée. Relevé justificatif (PDF) donne une page de synthèse (période, véhicule, kilomètres par mois, estimation au barème quand elle s’applique, méthode de calcul et ligne de signature), puis chaque trajet en annexe avec sa date, son départ, son arrivée, son motif et sa distance. Trajets (CSV) donne les mêmes trajets, un par ligne, à ouvrir dans un tableur.

Les exports de l’onglet Chiffre d’affaires

Le bloc Exports porte sa propre période, indépendante du sélecteur d’année de la page : les tableaux au-dessus se lisent par année civile, alors qu’un export se demande souvent sur un mois ou un trimestre.

Quatre choix se présentent, Année, Mois, Trimestre et Période. Les trois premiers ouvrent une liste, Année exportée, Mois exporté ou Trimestre exporté, où vous choisissez la période voulue. Période affiche les deux champs Du et Au, qui reprennent la plage déjà choisie et permettent n’importe quelle plage, par exemple du 15 d’un mois au 15 du suivant. Les deux bornes sont incluses : un export du 1er au 31 mars contient bien une facture émise le 31 mars.

La période ne peut pas dépasser un an. Au-delà, le message vous le dit et les boutons restent grisés : exportez année par année.

Trois exports sont proposés sur cette période, un quatrième s’ajoute en société ou en entreprise individuelle :

• Factures (CSV) : une ligne par facture, avec statut, montants et type (facture ou avoir) ;
• Journal des paiements (CSV) : une ligne par versement réellement reçu, avec sa part HT, les remboursements en négatif ;
• Factures PDF (ZIP) : les PDF de la période, dans la limite de 500 factures ;
• FEC (comptable) : ce bouton n’apparaît pas en micro-entreprise ni en libéral.

Les deux CSV s’ouvrent dans un tableur, accents compris, et se transmettent tels quels à votre comptable. Le ZIP est assemblé par nos serveurs et se télécharge au fil de sa construction : sur une année chargée, comptez quelques dizaines de secondes avant que le fichier soit complet.