Faire accepter ses CGV par ses clients

Vos conditions générales de vente ne s’imposent à un client que s’il en a pris connaissance et les a acceptées. Equident vous permet de déposer les vôtres, de les faire accepter en ligne, de voir sur chaque fiche client où il en est, et de garder une preuve de chaque acceptation. Cette fonction fait partie de l’offre Premium. Revenu en Starter, vous gardez sur chaque fiche client son statut et son attestation, mais vous ne pouvez plus déposer de nouvelle version ni envoyer de lien. La rubrique CGV des Paramètres n’affiche plus que l’encart Faire accepter vos CGV, réservé au plan Premium, si bien que l’historique des versions et le bouton Retirer ne sont plus accessibles. Vos CGV en vigueur restent pourtant demandées dans le formulaire de pré-remplissage, alors que le rendez-vous ne prévient plus. Si vous quittez le Premium et ne voulez plus les faire accepter, utilisez Retirer avant le changement d’offre.

Il s’agit de vos CGV, celles qui lient vos clients à votre entreprise. Les conditions d’Equident, celles de votre abonnement, n’ont rien à voir.

Déposer vos CGV

Dans Paramètres, rubrique CGV, le bouton Déposer mes CGV vous fait choisir votre fichier, au format PDF, 10 Mo au plus. Avant tout envoi, la fenêtre Vérifiez vos CGV avant de les publier vous montre le document tel que vos clients le liront et le recevront en pièce jointe. Vérifiez que toutes les pages et tout le texte y sont : une impression en PDF ratée peut donner un fichier valide mais blanc, que rien d’autre ne signale. Publier ces CGV le dépose, Annuler ne dépose rien. Il apparaît ensuite marqué En vigueur, avec sa date de dépôt. Un clic sur son nom l’ouvre.

Remplacer dépose une nouvelle version, après le même aperçu, que vous validez avec Continuer. L’ancienne n’est jamais effacée : la section Historique des versions liste toutes les versions déposées avec leurs dates, par exemple « En vigueur du 16/10/2026 au 02/01/2027 », et chacune se télécharge. Vous retrouvez ainsi les CGV qui s’appliquaient à une date donnée, et le document exact qu’une attestation désigne.

À chaque remplacement, une fenêtre Faire revalider vos clients ? vous demande si les clients qui avaient accepté l’ancienne version doivent accepter la nouvelle :

• Oui, faire revalider : ils passent CGV à revalider. C’est le choix pour une modification de fond, sur les prix, les délais de paiement ou l’annulation d’un rendez-vous : des conditions modifiées ne valent que pour celui qui les a acceptées.
• Non, correction mineure : pour une coquille ou un changement d’adresse. Leurs acceptations restent valables et leur pastille reste CGV signées, mais c’est la version qu’ils ont acceptée qui les engage, et c’est elle que cite leur attestation. L’historique marque la nouvelle version mise à jour mineure, sans revalidation.

Dans les deux cas, aucun email ne part à vos clients au moment du dépôt. Un lien Lire l’aide pour choisir, dans la fenêtre, mène à cette page. Annuler ne dépose rien.

Retirer arrête de les demander : le formulaire ne montre plus de case et le rendez-vous ne prévient plus. Les acceptations déjà données et leurs attestations restent disponibles. Les rendez-vous déjà marqués Attente CGV y restent, eux. Le client ne peut plus accepter, son lien affiche Rien à accepter, si bien qu’ils ne sortiront jamais seuls de l’attente. Libérez-les un par un avec Confirmer sans attendre.

Dans le formulaire de pré-remplissage

Tant que des CGV sont en vigueur, l’étape Récapitulatif du formulaire porte une seconde case, sous la case d’information sur les données : J’ai lu et j’accepte les conditions générales de vente de, suivie du nom de votre entreprise, avec un lien vers le PDF. Elle n’est jamais pré-cochée, et le formulaire ne part pas sans elle : un clic sur Envoyer mes informations (Envoyer ma demande depuis le lien de réservation d’une tournée) affiche Acceptez les conditions générales de vente pour pouvoir envoyer. juste dessous.

Les deux cases restent séparées à dessein. La première atteste que le client a été informé de l’usage de ses données, la seconde est un engagement contractuel. Une seule case pour les deux ferait dire à une même date deux choses différentes.

L’acceptation rejoint la fiche du client quand vous validez son dossier, avec la date et l’heure de l’envoi du formulaire, pas celles de votre validation. Si vous déposez une nouvelle version pendant qu’un client remplit le formulaire, l’envoi lui demande de relire la nouvelle version et de recocher la case.

Depuis la fiche client

Sous le formulaire de pré-remplissage, la carte Conditions générales de vente de la fiche dit où en est le client. La même pastille s’affiche à côté de son nom :

Pastille	Ce qu’elle veut dire
CGV signées le et une date	Il a accepté la version en vigueur, ou une version que seules des mises à jour mineures ont suivie
CGV envoyées, en attente	Un lien lui est parti il y a moins de 30 jours, il n’a pas encore répondu. Passé ce délai sans réponse, la pastille revient à CGV non signées ou à CGV à revalider
CGV à revalider	Il avait accepté une version précédente
CGV non signées	Rien n’a encore été accepté, et aucun lien de moins de 30 jours n’attend de réponse

Envoyer les CGV lui envoie par email un lien personnel, valable 30 jours, à l’adresse de sa fiche. Sans adresse email, le bouton est grisé. Renvoyer le lien en envoie un nouveau. Le client ouvre le PDF, coche J’ai lu et j’accepte les conditions générales de vente de, suivi du nom de votre entreprise, puis appuie sur Accepter les conditions. Il reçoit aussitôt un email avec deux pièces jointes, le PDF accepté, qui est son exemplaire, et l’attestation de son acceptation, décrite plus bas. Si l’attestation n’a pas pu être produite, l’email part avec le seul PDF et ne la mentionne pas, vous la téléchargez toujours depuis la fiche.

Le texte de ces deux emails se personnalise dans Paramètres, rubrique Emails, sous le bandeau Conditions générales de vente, modèles Demande d’acceptation des CGV et Confirmation d’acceptation des CGV. Le lien d’acceptation et la liste des pièces jointes restent ajoutés sous votre texte. Personnaliser ses emails détaille l’éditeur.

L’attestation

Le client en reçoit un exemplaire avec son email de confirmation, quand il accepte par le lien comme quand vous validez son dossier de pré-remplissage. Télécharger l’attestation récupère le même PDF, un PDF qui reprend tout ce que l’acceptation a enregistré : le nom du document, sa date de dépôt et son empreinte SHA-256, la date et l’heure de l’acceptation, la façon dont elle a été donnée (lien envoyé à telle adresse, ou formulaire), l’adresse IP et le navigateur du client. L’empreinte identifie le fichier exact : recalculée sur une copie du PDF, elle doit être identique.

Un rendez-vous peut attendre les CGV

À la création d’un rendez-vous, si le client n’a pas accepté vos CGV en vigueur, ou si c’est un nouveau client, l’assistant de création affiche Ce client n’a pas validé vos CGV avant de créer. Pour un client qui a déjà sa fiche, trois choix :

• Envoyer le lien d’acceptation lui envoie le lien tout de suite, sans fermer la fenêtre ;
• Créer en attente des CGV réserve le créneau, mais rien ne part au client, ni confirmation ni rappel. Le lien d’acceptation part tout seul s’il ne l’a pas déjà reçu. Dès qu’il accepte, le rendez-vous sort de l’attente et la confirmation part, si vous l’envoyez d’habitude ;
• Créer sans attendre crée le rendez-vous comme d’ordinaire.

La même fenêtre s’ouvre quand l’assistant sert à confirmer un rendez-vous déjà posé, en attente de confirmation. Les deux derniers boutons s’appellent alors Confirmer en attente des CGV et Confirmer sans attendre.

Pour un nouveau client créé dans l’assistant, Envoyer le lien d’acceptation n’apparaît pas, il ne reste que les deux derniers choix.

Sans adresse email sur la fiche du client, aucun lien ne part, mais Créer en attente des CGV pose quand même l’attente. Elle ne se lèvera jamais d’elle-même, levez-la à la main avec Confirmer sans attendre.

Dans l’agenda, un rendez-vous en attente a une bordure en pointillés et la mention Attente CGV. Ouvert, il affiche En attente des CGV, le client n’a pas encore accepté vos conditions., et Confirmer sans attendre le sort de l’attente, avec la confirmation si l’interrupteur juste dessous est mis. Ce que vous venez de modifier dans la fiche, la date, l’heure, les chevaux ou le lieu, est enregistré du même geste, et la confirmation part avec ces nouvelles informations. Si la fiche contient une erreur, par exemple une heure de fin avant l’heure de début, rien ne part tant qu’elle n’est pas corrigée.