Organiser une tournée

Une tournée, ce sont une ou plusieurs journées où vous passez dans un secteur, et les propriétaires que vous voulez y voir. Equident pose les journées dans votre agenda, envoie un lien à chaque propriétaire, et chacun déclare ses chevaux. Vous validez ensuite chaque dossier en choisissant l’horaire de la visite, ou, pour une tournée à créneaux, en reprenant les créneaux que le propriétaire a réservés, et c’est cette validation qui crée le rendez-vous.

Créer une tournée

Depuis la page Rendez-vous, Nouveau (le bouton rond « + » en bas de l’écran sur téléphone) puis Rendez-vous à confirmer ouvre la création d’une tournée, en quatre étapes.

1. Journées. Un Titre, puis pour chaque journée une Date, un Début et une Fin, par pas de cinq minutes. Ajouter une journée en pose une autre, le lendemain de la dernière, aux mêmes horaires. La corbeille d’une journée la retire, et Annuler dans le message qui suit la remet à sa place, avec ses pauses et ses créneaux éteints. Les horaires sont ceux de la France métropolitaine, quel que soit le fuseau de votre appareil. Une journée qui traverse le changement d’heure, ou qui commence ou finit à une heure qui n’existe pas ce jour-là, est refusée, avec l’explication sous la journée.
2. Pour qui. Je compléterai moi-même pose les journées en rendez-vous à confirmer, sans rien envoyer. Un propriétaire prévient un seul client. Plusieurs propriétaires prévient toute une écurie. Les deux derniers choix sont réservés à Premium, avec le bouton Passer à Premium sinon.
3. Envoi, sauf pour Je compléterai moi-même.
4. Récapitulatif, puis Créer et envoyer quand un email part, Créer sinon. Pour plusieurs propriétaires, le récapitulatif reste affiché une fois la tournée créée, avec le message du lien ouvert à copier, comme le décrit « Le lien ouvert et les liens personnels ». Voir dans l’agenda quitte alors la création.

Une création interrompue reprend où vous l’avez laissée, sauf l’email, le téléphone, la note interne, la liste d’adresses et les clients choisis dans votre base, qui ne sont jamais gardés sur l’appareil et se ressaisissent.

Au retour, un bandeau Brouillon repris à l'étape N propose de continuer ou de Recommencer à zéro, qui demande confirmation avec Effacer le brouillon ? avant de tout effacer. Quitter la création en cours de saisie demande aussi confirmation. Continuer la saisie vous y laisse, Quitter et effacer efface le brouillon de la tournée.

Avec Je compléterai moi-même, aucune tournée n’est créée. Chaque journée devient un rendez-vous À confirmer ordinaire, en orange et bordé de pointillés, qui se confirme ou se supprime comme le décrit le guide de planification d’un rendez-vous.

Pour un ou plusieurs propriétaires, les journées apparaissent aussitôt dans votre agenda, en fond orange sous vos rendez-vous, avec le lieu. En vue Jour et Semaine, le titre de la tournée et son compteur sont dans une étiquette en haut à droite de la journée. En vue Semaine, où la colonne est étroite, l’étiquette se termine souvent par des points de suspension, et son texte entier apparaît au survol. Elle reste au-dessus d’un rendez-vous posé à la même heure, et c’est elle qui ouvre la tournée. Pour une tournée sans créneaux, le compteur donne le nombre de dossiers qui attendent votre validation, par exemple 3 dossiers. Ce nombre baisse à mesure que vous traitez les dossiers, et disparaît quand plus rien n’attend. Pour une tournée à créneaux, il compte les chevaux placés sur les créneaux de la journée, par exemple 3/11 chevaux · 2 à placer, et reste affiché même quand aucun cheval n’est encore placé, comme le décrit « Une grille toujours modifiable ». Un rendez-vous validé pendant une journée garde toute sa largeur par-dessus ce fond, et un créneau libre de la journée reste cliquable pour poser un rendez-vous ordinaire.

Des créneaux à réserver

À l’étape Journées, cochez Créneaux réservables puis réglez Durée par cheval, 45 minutes par défaut, de 15 à 240 minutes par pas de 5. Chaque journée se découpe alors en créneaux, listés sous ses horaires, et le total s’affiche sous Ajouter une journée, par exemple 11 créneaux réservables en tout.

Seuls comptent les créneaux qu’un propriétaire pourra vraiment réserver. Un créneau déjà commencé porte Passé sous son horaire, et un créneau recouvert par un de vos rendez-vous, par la journée d’une autre tournée ou par un événement personnel porte Occupé par un autre élément de l’agenda. Aucun des deux n’est proposé aux propriétaires, ni compté dans le total de la journée, dans celui de la tournée et dans le récapitulatif. Si votre agenda ne se lit pas, l’étape le dit, Réessayer relance la lecture, et seuls les créneaux passés sont alors écartés.

Une tournée à créneaux dont aucun créneau ne serait réservable, parce qu’ils sont tous passés, éteints ou occupés, ne se crée pas. Son lien s’ouvrirait aussitôt sur Plus de créneau disponible. L’étape le dit en nommant la raison quand elle est la même pour tous les créneaux. Tous recouverts par votre agenda, par exemple un rendez-vous déjà posé sur les mêmes heures, elle affiche Aucun créneau de cette tournée ne pourra être réservé, ils tombent tous sur un rendez-vous ou un événement déjà dans votre agenda ce jour-là. Changez les horaires, ou déplacez ce qui occupe votre agenda. Tous passés, le message dit ils sont tous déjà passés, et tous éteints, ils sont tous éteints. Quand les raisons se mêlent, il affiche Aucun créneau de cette tournée ne pourra être réservé, ils sont tous passés, éteints ou occupés dans votre agenda. Changez les journées, rallumez des créneaux ou libérez votre agenda. Sous le message, l’étape nomme ce qui occupe des créneaux de la tournée, par exemple Pension d’Opika, jeudi 5 novembre, de 9 h à 13 h, que tous les créneaux soient pris ou seulement certains. Un rendez-vous à confirmer s’y supprime directement avec Supprimer, après confirmation, et ses créneaux redeviennent aussitôt réservables. Les autres éléments, rendez-vous avec un client, journées d’une autre tournée et événements personnels, se déplacent ou se suppriment depuis l’agenda. Dans tous les cas, Continuer ne passe pas à l’étape suivante, et le récapitulatif répète le message et vous ramène à Journées si vous touchez Créer ou Créer et envoyer. Votre agenda est relu au moment de créer, un rendez-vous posé entre-temps compte. Dès qu’un seul créneau reste réservable, la tournée se crée. Cette règle ne concerne pas une tournée sans créneaux ni Je compléterai moi-même.

Les créneaux ne valent que pour une tournée envoyée à un ou plusieurs propriétaires. Si vous choisissez ensuite Je compléterai moi-même à l’étape Pour qui, la case cochée est ignorée et chaque journée devient un rendez-vous à confirmer ordinaire, sans créneaux ni pauses. Si vous revenez ensuite aux journées, la case le rappelle, Les créneaux ne servent pas avec « Je compléterai moi-même ». Ils sont gardés si vous changez de choix.

Un interrupteur par créneau l’éteint. Un créneau éteint n’est pas proposé aux propriétaires et ne décale rien, les suivants gardent leur heure.

Si une journée ne se découpe pas en créneaux entiers, elle affiche quand même les créneaux qui tombent juste, suivis des minutes qui restent, par exemple 17 h 30 à 18 h 00 · 30 min sans créneau. Un message sous la journée dit pourquoi, par exemple Il reste 30 min en fin de journée. Terminez à 17 h 30 ou à 18 h 15., avec un bouton par correction, Terminer à 17 h 30 ou, quand le reste tombe devant une pause, Commencer la pause à 12 h 00. Chaque bouton dit aussi combien de créneaux la journée comptera une fois corrigée, par exemple Terminer à 17 h 30 (10 créneaux), pour choisir entre finir plus tôt et finir plus tard. Quand la seconde correction n’est pas possible, par exemple parce qu’allonger la journée la ferait passer minuit, une seule est proposée, par exemple Il reste 50 min en fin de journée. Terminez à 23 h 00. Tant que ce message s’affiche, Continuer ne passe pas à l’étape suivante.

Ce choix ne change plus une fois la tournée créée. Une tournée sans créneaux le reste, une tournée à créneaux aussi, et la feuille de la tournée l’affiche dans Réglages sans permettre de le modifier.

Les pauses

Sous un créneau, Pause après ce créneau pose une pause d’une heure qui commence à sa fin. Sa durée se change à côté, par pas de 5 minutes. À la création de la tournée, son début se change aussi, par pas de 5 minutes, dans le sélecteur d’heure affiché à côté de sa durée, et la pause garde alors sa durée. La corbeille la retire. Au contraire d’un créneau éteint, une pause décale les créneaux qui la suivent, qui reprennent à sa fin. Une pause n’est jamais proposée aux propriétaires. Fermer la feuille alors qu’une journée a des pauses ou une fin modifiées et non enregistrées demande Abandonner les modifications de la journée ?. Continuer la modification vous y ramène.

Le lieu

Pour Plusieurs propriétaires, la tournée a un lieu, que les propriétaires ne choisissent pas.

• Une de vos écuries, cherchée par son nom.
• Nouvelle écurie, créée avec la tournée. Si une écurie du même nom existe déjà dans vos fiches, Equident la propose avec Choisir cette écurie, pour ne pas créer de doublon.
• Une adresse, pour un pré ou un chemin, sans créer d’écurie. Une rue et une ville, ou un point GPS, collé, posé sur la carte, ou pris sur place avec Utiliser ma position.

Passer d’un type de lieu à l’autre ne perd rien. En revenant au type quitté, vous retrouvez ce que vous y aviez saisi, et l’adresse et le point GPS passent de Nouvelle écurie à Une adresse et inversement.

Une écurie qui accueille une tournée ouverte ne peut pas être supprimée tant que la tournée n’est pas close.

Pour Un propriétaire, il n’y a pas de lieu imposé. Le propriétaire indique où sont ses chevaux, comme dans le formulaire habituel. Pour une tournée sans créneaux, s’il en a déclaré plusieurs, vous choisissez le lieu du rendez-vous à la validation, sous Lieu dans le bloc Horaire du rendez-vous. Pour une tournée à créneaux, la relecture ne propose aucun lieu. Chaque rendez-vous prend le lieu du cheval placé sur son premier créneau, même quand des créneaux qui se suivent réunissent des chevaux gardés à deux endroits. Pour en changer, ouvrez le rendez-vous une fois créé.

Le lien ouvert et les liens personnels

Un propriétaire. Un Email ou un Téléphone, et la Note interne (facultatif). Choisir un client de votre base remplit l’email de sa fiche, ou son téléphone s’il n’a pas d’email, et affiche son nom sous le champ. Par email, le lien part à la création. Par téléphone, Equident vous rend le message à envoyer vous-même, le SMS ne part pas tout seul. Si ce contact est déjà dans vos fiches, le lien est rattaché à sa fiche et la note s’ajoute à la fin de ses notes. Tant que la tournée est ouverte, cette fiche ne peut pas être supprimée.

Plusieurs propriétaires. Une liste d’adresses, facultative, qui reçoivent chacune un lien personnel, et le Lien ouvert pour toute l’écurie, créé automatiquement. Ajouter un client de votre base cherche un client dans vos fiches et ajoute son email à la liste, avec son nom devant. Une adresse tapée sans Ajouter n’est pas perdue. Continuer l’ajoute à la liste si elle est valable, et sinon ne passe pas tant que vous ne l’avez pas corrigée ou effacée. Un client sans email apparaît avec Pas d’email sur sa fiche, sans pouvoir être choisi. Si le lieu est l’une de vos écuries, Ajouter les propriétaires de l’écurie, suivi d’un nombre entre parenthèses, ajoute d’un clic l’email de chaque propriétaire de ses chevaux, avec son nom devant, une seule fois. Le nombre compte ceux qui ont un email et ne sont pas encore dans la liste, et un message dit combien de propriétaires sans email sur leur fiche n’ont pas été ajoutés. Un propriétaire dont tous les chevaux de l’écurie sont déclarés décédés n’est pas ajouté. Après Créer ou Créer et envoyer, le récapitulatif reste affiché et gagne la carte Lien ouvert pour toute l’écurie, avec un message prêt à coller dans le groupe de l’écurie, vos journées, le lieu et le lien, et la date jusqu’à laquelle le lien est actif. Copier le message le copie, et Partager apparaît aussi sur un téléphone qui sait partager. Si le lien ou la tournée ne se lit pas, la carte le dit, Copier le message reste grisé et Réessayer relance la lecture. Voir dans l’agenda quitte la création et ouvre l’agenda sur la première journée. Avant la création, aucun message n’est proposé, puisque le lien n’existe pas encore. Le lien ouvert ne s’affiche que sur cette carte, et depuis la feuille de la tournée.

Le texte de ce message se personnalise dans Paramètres, rubrique SMS, modèle Message du lien ouvert d’une tournée, comme le décrit « Personnaliser les messages d’une tournée ».

Chaque email d’invitation rappelle les journées et le lieu sous le bouton, hors du texte que vous personnalisez, et dit jusqu’à quel jour son lien est valable.

Un client déjà dans vos fiches, qu’il soit choisi dans votre base ou reconnu à son email ou à son téléphone, retrouve ses informations pré-remplies dans le formulaire. Son email lui demande de les vérifier et d’indiquer les chevaux à voir, avec le bouton Vérifier mes informations au lieu de Compléter mon dossier. Si vous avez personnalisé le texte de l’invitation à une tournée, votre texte reste, seuls l’objet et le bouton changent.

Le lien ouvert accepte cinq dossiers par jour depuis une même connexion, pour qu’un inconnu ne remplisse pas votre liste. Au sixième, le propriétaire lit qu’il doit réessayer le lendemain ou vous contacter.

Le lien ouvert ne refuse jamais un second envoi du même propriétaire, car un refus dirait à n’importe qui ayant le lien qu’un email ou un téléphone a déjà répondu. Une demande envoyée deux fois arrive donc deux fois dans Dossiers en attente, et chacune porte le badge Doublon possible. Refusez celle en trop, le badge disparaît de l’autre. Un lien personnel, lui, refuse l’envoi d’un contact qui a déjà une demande dans la tournée.

Un propriétaire qui a reçu un lien personnel peut aussi répondre par le lien ouvert de l’écurie. Sa demande arrive alors dans Dossiers en attente, et le formulaire de son lien personnel ne peut plus être envoyé. Il ne reçoit pas non plus de relance pour ce lien.

Le lien d’une tournée, ouvert ou personnel, reste valable jusqu’à la fin de sa dernière journée. Ajouter une journée plus tard le prolonge d’autant, et avancer ou supprimer la journée la plus tardive le raccourcit.

Le nom des chevaux sur la grille

Pour une tournée à plusieurs propriétaires, l’étape Envoi propose Montrer le nom des chevaux aux propriétaires. Cochée, la grille que voit chaque propriétaire affiche le nom du cheval sur les créneaux déjà pris, jamais le nom de son propriétaire. Le formulaire prévient avant le choix : Les autres propriétaires de la tournée verront le nom de vos chevaux sur les créneaux que vous choisissez. Votre nom n'apparaît jamais.

L’option se change ensuite dans Réglages, sur la feuille de la tournée. La décocher masque aussitôt tous les noms. La cocher après coup ne montre que les chevaux réservés ensuite. Un propriétaire qui a réservé avant n’en avait pas été prévenu, le nom de son cheval reste caché.

Avec cette option, le lien de la tournée affiche aussi Voir les créneaux de la tournée, sous le lieu et les journées, dès le début du formulaire et à chaque étape. Sur le lien ouvert, le bouton reste sur l’écran Demande reçue. Il ouvre la liste des créneaux à venir, journée par journée, avec le nombre de créneaux réservés de chaque journée. Chaque créneau porte son état, Réservé, Libre ou Indisponible, et le nom des chevaux qui l’ont réservé quand leur propriétaire a été prévenu. La personne qui organise votre venue à l’écurie voit ainsi qui est déjà inscrit et peut relancer les autres, sans second lien à lui envoyer. Sur un lien personnel, le bouton disparaît une fois le formulaire envoyé.

Le formulaire du propriétaire

Le propriétaire remplit le formulaire habituel. Pour une tournée à plusieurs propriétaires, il n’a pas d’étape Écurie. L’étape Chevaux commence par Vos chevaux seront vus à, suivi du lieu et des journées, puis Déclarez les chevaux à voir lors de cette visite. Sur le lien ouvert, l’email est obligatoire.

Sur le lien ouvert comme sur un lien personnel, l’encart Une question ? sous le formulaire donne au propriétaire le téléphone et l’email de votre entreprise, cliquables. Ce sont ceux des champs Téléphone et Email de la rubrique Entreprise de vos Paramètres. Sans l’un ni l’autre, l’encart ne montre que le nom de votre entreprise. Il figure aussi sur l’écran Plus de créneau disponible.

Un client déjà dans vos fiches, invité par son lien personnel à une tournée à plusieurs propriétaires, trouve à l’étape Chevaux les chevaux de sa fiche déjà listés, sauf ceux déclarés décédés, avec la consigne Vos chevaux enregistrés sont déjà listés. Retirez ceux qui ne sont pas à voir cette fois. Il retire ceux qui ne viennent pas et en ajoute si besoin. Sur une tournée à créneaux, il peut aussi les garder à cette étape et les laisser sans créneau à l’étape Créneaux. Les notes que vous avez prises sur ses chevaux ne lui sont jamais montrées. À la validation, la relecture rapproche ses chevaux de ceux de la fiche par leur nom, sans créer de doublon. Pour une tournée à un seul propriétaire, et pour le formulaire habituel, les chevaux ne sont pas pré-remplis, parce qu’ils dépendent des lieux déclarés à l’étape Écurie.

À l’envoi, par Envoyer ma demande sur le lien ouvert ou Envoyer mes informations sur un lien personnel, il voit l’écran Demande reçue. Sur le lien ouvert, cet écran rappelle aussi ce qu’il a envoyé et quand. S’il rouvre le lien sur le même téléphone ou le même ordinateur, il retrouve cet écran au lieu d’un formulaire vide, jusqu’à la fin du lien. Faire une autre demande rouvre un formulaire vide, pour un autre propriétaire qui utilise le même appareil, et prévient que Ce récapitulatif sera effacé de cet appareil. Vous gardez l’accusé reçu par email. S’il a donné un email, il reçoit aussi un accusé de réception, dont l’objet annonce que votre entreprise a bien reçu sa demande. Cet accusé rappelle les journées et le lieu, et dit que vous lui proposerez un horaire. Pour une tournée à créneaux, il liste à la place les créneaux demandés, comme le décrit « Ce que voit le propriétaire sur une tournée à créneaux ». De votre côté, vous recevez l’email qui annonce que le client a complété son dossier, et qui cite la tournée. Dans Emails envoyés, l’accusé apparaît sous le type Demande reçue. Votre propre notification n’y figure pas, comme toute notification de formulaire reçu. Le texte de l’accusé se personnalise, voir « Personnaliser les messages d’une tournée ».

Ce que voit le propriétaire sur une tournée à créneaux

Quand vous invitez un client de votre base sur une tournée à créneaux, son invitation lui demande de vérifier ses informations et de réserver un créneau pour chacun de ses chevaux.

Le formulaire gagne une étape Créneaux après ses chevaux. En tête, la liste de ses chevaux dit pour chacun le créneau qu’il tient. Dessous, chaque journée présente ses créneaux en grille, et un créneau libre porte une petite pastille verte. Le propriétaire touche un créneau libre, et le cheval choisi dans la liste s’y place. La liste passe alors d’elle-même au cheval suivant, dans l’ordre où il les a déclarés. Pour changer le créneau d’un cheval, il choisit ce cheval dans la liste puis touche un autre créneau. Toucher un créneau déjà choisi le libère. Le créneau choisi affiche le nom du cheval. Les créneaux pris ou occupés sont grisés, avec Pris ou Indisponible, ou le nom des chevaux quand vous avez coché Montrer le nom des chevaux aux propriétaires. Ceux qui ont déjà commencé n’apparaissent plus.

Un cheval qui ne vient pas à cette tournée reste simplement sans créneau. C’est le cas d’un client connu dont la fiche compte trois chevaux et qui n’en amène que deux. S’il touche Continuer alors qu’au moins un cheval a son créneau et qu’il en reste de libres pour les autres, une fenêtre Des chevaux sans créneau (ou Un cheval sans créneau) les nomme, par exemple Vous n'avez pas choisi de créneau pour Ulysse. Il ne sera pas inscrit à cette tournée. Choisir leurs créneaux (ou Choisir son créneau) le ramène à la grille, Continuer sans eux (ou Continuer sans lui) passe à la suite. Un cheval laissé ainsi ne figure ni dans le dossier que vous recevez, ni dans son récapitulatif. S’il revient à l’étape Créneaux, il retrouve tous ses chevaux, et la question lui est reposée. Au moins un cheval doit avoir un créneau, sinon Continuer affiche Choisissez un créneau pour au moins un de vos chevaux. et ne passe pas. Avec un seul cheval, le message le nomme, par exemple Il manque un créneau pour Ulysse.

S’il ne reste plus aucun créneau libre, le formulaire ne s’ouvre pas, sur le lien ouvert comme sur un lien personnel. Le propriétaire voit Plus de créneau disponible et Plus aucun créneau de cette tournée ne peut être réservé. Demandez à Zoé Martin d’ouvrir des créneaux supplémentaires., que les créneaux soient pris, déjà commencés, éteints ou recouverts par votre agenda. Si le dernier créneau libre part pendant qu’il remplit le formulaire, il voit le même écran, et rien n’est enregistré. Dès que vous rallumez un créneau, allongez une journée ou en ajoutez une, le lien fonctionne de nouveau, sans autre geste.

S’il reste au moins un créneau libre, mais moins que de chevaux, il peut envoyer quand même, et le formulaire le lui dit, par exemple Il ne reste que 2 créneaux libres pour 3 chevaux. Un cheval sera placé par Zoé Martin. La liste des chevaux choisit lequel reste sans créneau. Quand il a pris tous les créneaux encore libres, Continuer passe sans rien demander, et vous placerez à la validation les chevaux restés sans créneau. S’il laisse des créneaux libres, Continuer ouvre la même fenêtre que plus haut, et Continuer sans eux retire du dossier tous les chevaux restés sans créneau.

Deux propriétaires qui visent le même créneau ne l’obtiennent pas tous les deux. Le premier arrivé le garde, le second revient à l’étape avec Le créneau de 9 h 45 vient d'être pris, choisissez-en un autre., ses autres choix conservés. Sur une tournée de plusieurs journées, le message donne aussi la date, par exemple Le créneau du mar. 15 oct. à 9 h 45 vient d'être pris, choisissez-en un autre. Un créneau qui a commencé entre l’affichage et l’envoi n’est pas dit pris, le message est alors par exemple Le créneau de 8 h 15 a déjà commencé, choisissez-en un autre. De même, s’il revient à l’étape après l’avoir quittée, un créneau pris ou retiré entre-temps est décoché et nommé, par exemple Le créneau de 10 h 30 n'est plus disponible, choisissez-en un autre. pour un créneau qui a quitté la grille.

Après l’envoi, il voit l’écran Demande reçue, qui lui annonce Zoé Martin vous confirmera ces horaires par email, ou vous en proposera d’autres., puis la liste de ses créneaux. L’accusé de réception qu’il reçoit, de type Demande reçue dans Emails envoyés, liste les créneaux demandés à la place des journées et annonce que vous les lui confirmerez par email, sans le nom des chevaux quand il a répondu au lien ouvert. L’email qui vous annonce le dossier complété cite les créneaux demandés avec le nom des chevaux, et ceux qui restent à placer.

Valider un dossier de tournée

Les dossiers de tournée arrivent dans Dossiers en attente. Ceux du lien ouvert portent l’origine Lien ouvert, et chaque dossier porte le titre de sa tournée suivi de sa première journée, par exemple « Tournée de Lisieux, mar. 13 oct. ». Voir les dossiers de la tournée, depuis la feuille, filtre la page sur la tournée. Une pastille au titre de la tournée rappelle le filtre, et la retirer affiche de nouveau tous les dossiers.

Un dossier dont l’email ou le téléphone figure sur un autre dossier reçu ou validé de la même tournée porte le badge Doublon possible, et sa relecture le signale en tête. S’il s’agit du même propriétaire, refusez le dossier en trop.

Sur un dossier reçu, Valider ouvre sa relecture. Rien n’est créé à ce stade, c’est le bouton Valider et planifier de la relecture qui crée le rendez-vous. Comme pour tout dossier, un clic sur une de ses lignes l’ouvre à la correction, hormis le lieu d’une tournée à plusieurs propriétaires et les chevaux d’une tournée à créneaux.

Pour une tournée sans créneaux, la relecture d’un dossier commence par Horaire du rendez-vous, et ce paragraphe comme celui de Valider et planifier plus bas la décrivent. Equident y propose le premier moment libre d’une heure dans vos journées, en sautant ce qui occupe déjà votre agenda. Vous choisissez une journée, ou Autre date, puis un Début et une Fin. Pour une tournée à plusieurs propriétaires, le lieu du dossier est celui de la tournée, et il ne se modifie pas dans la relecture.

Pour une tournée à créneaux, la relecture n’a pas de bloc Horaire du rendez-vous et reprend les créneaux réservés, comme le décrit « Placer les chevaux à la validation ».

Si l’email ou le téléphone du dossier appartient déjà à une de vos fiches, la relecture propose de rattacher le dossier à cette fiche, comme pour tout dossier.

Valider et planifier crée la fiche si besoin, les chevaux, et un rendez-vous Planifié à l’horaire choisi, à l’adresse du lieu. La confirmation part au client s’il a un email. Si elle ne part pas, Equident le dit, et l’interrupteur Envoyer un mail de confirmation au client du rendez-vous permet de la renvoyer.

Un horaire déjà commencé, ou même terminé, se valide quand même, pour enregistrer une visite après coup. Le bloc Horaire du rendez-vous prévient avant le clic qu’aucune confirmation ne partira au client, et Equident le redit après la validation, sans proposer de renvoi.

Si la tournée change pendant que vous relisez le dossier, par exemple parce que son lieu vient d’être modifié, rien n’est créé. Equident affiche La tournée a changé pendant la relecture, actualise le dossier et repart de l’horaire qu’il propose alors. Vérifiez l’horaire et le lieu, puis validez à nouveau.

Pour une tournée à un seul propriétaire, valider son dossier clôt la tournée. Le refuser ou révoquer son lien la clôt aussi, et retire ses journées restantes de l’agenda. Equident le dit avant le clic. Refuser, dans la relecture, demande Refuser ce dossier ?, et Révoquer, dans Dossiers en attente, demande Révoquer ce lien ? au lieu de révoquer d’emblée. Pour cette tournée, la confirmation se termine par La tournée sera close et ses journées retirées de l’agenda., tout comme celle d’Annuler l’invitation depuis la fiche du client.

Pour une tournée à plusieurs propriétaires, refuser un dossier ou révoquer un lien personnel ne touche que ce propriétaire. La confirmation le dit par La tournée reste ouverte, son lien fonctionne toujours pour les autres propriétaires.

Refuser un dossier du lien ouvert efface aussi l’email et le téléphone que le propriétaire a saisis. Le dossier refusé reste visible sous Refusé quelques semaines, sans nom ni contact, puis disparaît. Un dossier reçu par le lien ouvert ne se révoque pas, il n’a que Valider.

Placer les chevaux à la validation

Dans Dossiers en attente, un dossier de tournée à créneaux liste ses chevaux avec leur créneau, par exemple mar. 10 h 30, Tornado, ou Ulysse, à placer.

Valider ouvre la relecture avec le bloc Créneaux demandés. Chaque cheval à placer a son sélecteur, déjà réglé sur des créneaux libres qui se suivent quand il y en a. Le sélecteur propose aussi Nouveau créneau, qui fait choisir une journée de la tournée et une heure de début, par pas de 5 minutes. Le cheval y est placé pour la durée par cheval de la tournée, sans que la grille change, et l’horaire est refusé s’il chevauche un rendez-vous, un événement de l’agenda ou un créneau déjà réservé. Quand les créneaux libres manquent, la relecture le dit, par exemple Il ne reste pas assez de créneaux libres. Choisissez « Nouveau créneau » pour placer un cheval à l’horaire de votre choix. Valider et planifier reste grisé tant qu’un cheval n’a pas de créneau. Deux créneaux qui se suivent, un nouvel horaire compris, donnent un seul rendez-vous, et la relecture le dit, Ces deux créneaux se suivent, un seul rendez-vous à deux chevaux. Sinon, chaque créneau donne son rendez-vous, que vous finalisez séparément. Le propriétaire reçoit un seul email de confirmation par dossier validé, qui liste tous ses rendez-vous à venir, avec pour chacun la date, l’heure, les chevaux et le lieu, et une invitation calendrier par rendez-vous. Si vous avez personnalisé l’email de confirmation, votre texte apparaît une fois, suivi de la liste. Les rappels, eux, partent rendez-vous par rendez-vous.

Le créneau que le propriétaire a choisi lui reste acquis, même une fois commencé, tant que rien d’autre ne s’y pose. Si un rendez-vous ou un événement de l’agenda étranger à la tournée l’a recouvert entre-temps, ce cheval redevient à placer. La relecture lui donne alors un sélecteur comme aux autres chevaux à placer, sous Ce créneau est désormais occupé dans votre agenda. Choisissez-en un autre., et Valider et planifier attend que vous lui choisissiez un nouveau créneau.

Un dossier se valide encore après la tournée, même quand sa dernière journée est passée. Un cheval à placer se place alors sur un créneau passé resté libre, c’est-à-dire allumé, sans réservation et que rien ne recouvre. Dans son sélecteur, ces créneaux arrivent après ceux à venir, marqués « passé », par exemple mar. 13 oct. à 7 h, passé, et la relecture ne les choisit d’office que s’il manque des créneaux à venir. Quand un cheval reste à placer et qu’aucune journée de la tournée n’est à venir, la relecture affiche Aucune journée de la tournée n’est à venir. Choisissez un créneau passé resté libre, ou refusez le dossier. Un créneau éteint reste refusé, passé ou non. Le rendez-vous d’un créneau passé est créé sans confirmation au propriétaire, et le message qui suit la validation le dit.

Les chevaux d’un dossier à créneaux ne s’ajoutent ni ne se retirent à la relecture, chacun tient son créneau. Pour en changer, refusez le dossier et demandez au propriétaire d’en envoyer un autre.

Modifier le créneau

Dans la relecture, Modifier le créneau, en tête du bloc Créneaux demandés, ouvre sur place la grille des créneaux encore libres de la tournée, avec ceux que le dossier tient déjà. Les cases libres portent une pastille verte, la case d’un cheval porte son nom. Quand le dossier compte plusieurs chevaux, choisissez d’abord le cheval dans la liste au-dessus de la grille, puis touchez un créneau libre. Chaque cheval a un créneau, ils n’ont pas besoin de se suivre, et un créneau choisi par le propriétaire peut être libéré puis donné à un autre cheval du dossier. Toucher une case choisie la libère. Le bloc Créneaux demandés suit chaque choix et dit combien de rendez-vous la validation va créer.

Rien ne part avant Valider et planifier, qui crée les rendez-vous sur ces créneaux et envoie au propriétaire la confirmation avec les horaires retenus. Si un créneau choisi vient d’être pris par un autre propriétaire, la validation est refusée sans rien créer, et la relecture relit les créneaux de la tournée. Fermer la grille referme la grille en gardant vos choix, et Revenir aux créneaux demandés rend au dossier les créneaux que le propriétaire avait choisis.

Valider sans confirmer le créneau

Pour une tournée à plusieurs propriétaires, la relecture d’un dossier propose Valider sans confirmer à côté de Valider et planifier. Ce bouton crée les fiches et le rendez-vous sans prévenir le propriétaire tout de suite, et Equident l’annonce par Rendez-vous planifié, à confirmer depuis la tournée. C’est utile pour attendre d’autres dossiers et resserrer la journée avant de vous engager, sans laisser de trous entre deux visites. Le rendez-vous est créé dans l’agenda et tient son créneau, seule la confirmation attend. Tant qu’elle n’est pas partie, sa carte garde la couleur d’un rendez-vous planifié mais passe en pointillés, avec la mention À confirmer après le nom du client, que la vue Mois montre au survol. Sa fiche l’annonce par À confirmer, le client n’a pas encore été prévenu., avec un lien Confirmer depuis la tournée. Vous pouvez le finaliser comme tout rendez-vous, même sans l’avoir confirmé. Valider et planifier, lui, envoie toujours la confirmation. Quand le contact du dossier est déjà sur une autre fiche, seul reste le bouton Valider sans cette adresse, Valider sans ce numéro ou Valider sans ces informations, qui envoie la confirmation.

Ces rendez-vous se retrouvent dans la feuille de la tournée, sous À confirmer, avec leur date, leur heure, le client et ses chevaux. Envoyer la confirmation envoie celle d’un rendez-vous, et Tout envoyer, suivi de leur nombre, celles de tous les rendez-vous dont le client a un email. Ce bouton n’apparaît qu’à partir de deux rendez-vous de ce genre. Un propriétaire qui a plusieurs rendez-vous à confirmer reçoit un seul email qui les liste tous. Un client sans email n’a pas de bouton, la ligne vous invite à le prévenir directement. Un rendez-vous quitte la liste une fois sa confirmation partie, ou une fois son horaire commencé.

Déplacer un rendez-vous encore à confirmer d’une tournée à créneaux ne prévient pas le client par défaut, Prévenir le client par email arrive décoché dans le panneau de la tournée. Une tournée sans créneaux se déplace dans le panneau d’un rendez-vous ordinaire, qui pose la question à l’enregistrement par la fenêtre Prévenir le client par email ?, avec Modifier sans envoyer ou Modifier et envoyer le mail. Le rappel de la veille ne part pas tant que le rendez-vous n’est pas confirmé, et repart normalement une fois la confirmation envoyée.

Déplacer un rendez-vous de la tournée

Un clic dans l’agenda sur un rendez-vous né d’un dossier de tournée à créneaux ouvre le panneau de la tournée, et non le panneau d’un rendez-vous ordinaire. En tête, la tournée, avec son titre, son lieu, ses journées et Voir la tournée, qui ouvre sa feuille. Dessous, l’horaire de la visite, les chevaux avec leur créneau, et Fiche client.

Changer de créneau montre la même grille que la relecture, avec les créneaux libres de la tournée et ceux que le rendez-vous occupe. Choisissez un créneau par cheval, puis Enregistrer le créneau. Pour un rendez-vous à plusieurs chevaux, les créneaux doivent se suivre, puisque le rendez-vous reste une seule visite. Aucune heure ne se saisit ici, le rendez-vous reste sur la grille de la tournée. Pour un client qui a un email et un horaire à venir, Prévenir le client par email est coché d’office, sauf pour un rendez-vous encore à confirmer, et le client reçoit l’email de modification, ou sa confirmation si elle n’était jamais partie. Son rappel repart pour la nouvelle date, comme pour tout rendez-vous déplacé. Si le créneau vient d’être pris entre-temps, rien ne change et la grille se relit.

Le panneau garde Finaliser et Supprimer, qui demande toujours confirmation et propose de prévenir le client de l’annulation quand il a un email et que le rendez-vous est à venir. Une fois la tournée close, ses créneaux n’existent plus, et Modifier l’horaire ouvre le panneau ordinaire du rendez-vous. Un rendez-vous finalisé ou annulé s’ouvre, lui, dans le panneau ordinaire.

Quand la tournée ne peut pas être lue, faute de réseau par exemple, le panneau le dit, La tournée et ses créneaux ne sont pas lisibles sans réseau., et montre la visite telle que l’agenda la connaît, avec l’horaire, l’adresse, les chevaux et Fiche client. Réessayer relit la tournée, Ouvrir le rendez-vous ouvre le panneau ordinaire, et Finaliser reste disponible. Changer de créneau attend le retour du réseau.

La feuille de la tournée

Un clic sur une journée de tournée ouvre sa feuille, et non la confirmation d’un rendez-vous. En vue Jour et Semaine, le clic se fait sur l’étiquette de la journée. Vous y trouvez le titre, avec Renommer, qui le change en champ à valider par Enregistrer ou à abandonner par Annuler (ou Échap dans le champ), le lieu et la date jusqu’à laquelle le lien est actif, les journées avec Modifier les horaires et Supprimer cette journée, Ajouter une journée, les rendez-vous À confirmer, les liens, et le compte des dossiers.

Pour un propriétaire prévenu par email, Renvoyer lui envoie un nouveau lien. Equident demande d’abord confirmation, parce que le lien précédent cesse alors de fonctionner.

Une journée de tournée ne se confirme pas, ne se déplace pas et ne se supprime pas depuis le panneau d’un rendez-vous ordinaire. Tout passe par la feuille.

Une grille toujours modifiable

Sur la feuille de la tournée, la section Créneaux reprend chaque journée : l’interrupteur de chaque créneau, Pause après ce créneau, les pauses et leur durée. Un créneau réservé montre le propriétaire et le cheval, l’état du dossier et Voir le dossier. Un créneau recouvert par le rendez-vous d’un dossier déjà validé montre le propriétaire, le cheval de ce créneau, Validé et Voir le dossier. Un dossier de deux chevaux validé en un seul rendez-vous nomme ainsi un cheval sous chacun de ses deux créneaux. Occupé par un autre élément de l’agenda ne concerne que les rendez-vous et les événements étrangers à la tournée, et un créneau qui le porte n’est plus proposé. Un créneau dont l’heure est passée affiche Créneau commencé, il ne se modifie plus. Réglages permet de changer Durée par cheval avec Appliquer, ce qui redécoupe toutes les journées. Si une journée ne se découpe plus en créneaux entiers avec la nouvelle durée, Appliquer est refusé avec La grille n’est pas valable et le reste de chaque journée concernée, par exemple Il reste 30 min en fin de journée. Terminez à 10 h 00 ou à 11 h 00. Rien n’est changé, corrigez d’abord les horaires de la journée ou choisissez une autre durée.

Un interrupteur s’applique aussitôt. Pause après ce créneau, une nouvelle durée de pause ou la suppression d’une pause ouvrent en revanche une modification en attente sous la journée, avec le champ Fin de la journée, et la grille de la journée suit chaque changement. Si la journée ne se découpe plus en créneaux entiers, le message le dit, par exemple Il reste 30 min en fin de journée. Terminez à 11 h 30 ou à 12 h 15., avec un bouton par correction, Terminer à 11 h 30 ou, quand le reste tombe devant une pause, Commencer la pause à 9 h 45. Chaque bouton dit aussi combien de créneaux la journée comptera, par exemple Terminer à 11 h 30 (2 créneaux). Enregistrer reste grisé tant que ce message s’affiche. Rien n’est enregistré avant Enregistrer, et Annuler rend la journée telle qu’elle était. Tant que la modification attend, les interrupteurs de la journée attendent l’enregistrement.

Une réservation n’empêche jamais de modifier la grille. Éteindre un créneau réservé, raccourcir une journée, ajouter une pause ou changer la durée reste possible, du moment que la grille qui en résulte se découpe en créneaux entiers. Quand la modification retire son créneau à un cheval déjà réservé, Modifier la grille ? le nomme avant d’enregistrer, par exemple Dupont, Tornado (mar. 13 oct. à 9 h 00) n’aura plus de créneau. Il sera à placer à la validation. Au-delà de deux réservations, la fenêtre les liste l’une sous l’autre. Modifier la grille enregistre. Supprimer une journée qui porte une réservation la nomme de même, dans la confirmation Supprimer cette journée ? elle-même, par exemple Dupont, Tornado (mar. 13 oct. à 9 h 00) n’aura plus de créneau. Il sera à placer à la validation., sans seconde confirmation. Le propriétaire n’est pas prévenu, sa confirmation lui donnera l’heure retenue. Les chevaux dans ce cas apparaissent dans la section À placer.

Un rendez-vous déjà validé, lui, garde son heure quand la grille change, et son propriétaire n’est pas prévenu. Si une pause ou de nouveaux horaires décalent les créneaux sous ces rendez-vous, un créneau à cheval sur deux d’entre eux montre celui qui commence le premier. L’heure qui fait foi reste celle du rendez-vous dans l’agenda, et une pause posée sur un rendez-vous validé ne le déplace pas.

Refuser ou révoquer un dossier libère ses créneaux.

Dans l’agenda, une journée de tournée à créneaux montre ses créneaux sous les rendez-vous : hachurés quand ils sont libres, en couleur avec le propriétaire et le cheval quand ils sont réservés, en gris pour une pause ou un créneau éteint. Son en-tête compte les chevaux placés sur les créneaux ouverts, par exemple 3/11 chevaux · 2 à placer. Sur le téléphone et dans la vue Mois, seul ce compteur apparaît, et l’abonnement iCal le reprend dans le titre de la journée.

Clôturer une tournée

Clôturer la tournée retire de votre agenda les journées restantes et fait cesser les liens qui n’ont pas servi. Les rendez-vous déjà planifiés restent. Tant qu’un dossier reçu attend votre validation, la clôture est refusée, avec le nombre de dossiers qui restent. Supprimer la dernière journée d’une tournée la clôt de la même façon.

Si le dossier d’une tournée à un seul propriétaire n’existe plus, parce que sa fiche a été supprimée ou que son formulaire expiré a été effacé, la feuille affiche Dossier introuvable à la place des liens. Elle ne propose plus ni Renvoyer ni Ajouter une journée, puisque personne ne peut plus réserver ces journées, et le seul geste utile qui reste est Clôturer la tournée, qui les retire de votre agenda.

Régénérer le lien ouvert

Le lien ouvert d’une tournée à plusieurs propriétaires circule sans contrôle, dans un groupe de messagerie ou sur le tableau d’affichage de l’écurie. S’il est arrivé chez quelqu’un qui n’a rien à y faire, ouvrez la feuille de la tournée depuis l’une de ses journées, section Liens, puis touchez Régénérer. La fenêtre Régénérer le lien vous prévient que l’ancien lien ne fonctionnera plus et que les liens personnels ne sont pas touchés. Confirmez avec Régénérer.

Une personne qui ouvre ensuite l’ancien lien apprend qu’il n’est plus valable et qu’elle doit vous contacter. Un formulaire qu’elle aurait commencé avec l’ancien lien et qu’elle envoie après la régénération est refusé de la même façon. Les dossiers déjà reçus ne bougent pas. Copier le message donne aussitôt le message à jour, avec le nouveau lien, à renvoyer à l’écurie.

Régénérer change le lien, pas sa durée. Le nouveau lien reste valable, comme l’ancien, jusqu’à la fin de la dernière journée de la tournée, même quand elle a été créée des semaines à l’avance.

Les liens personnels ne sont pas touchés. Ils restent valables eux aussi jusqu’à la fin de la dernière journée, et n’ont pas à être renvoyés après une régénération.

Une fois la dernière journée passée, le lien de la tournée a expiré avec elle, ouvert comme personnels. Un nouveau lien n’aurait plus aucune journée à proposer, et le message du lien ne porterait plus que des journées passées et un lien qui ne répond plus. La section Liens ne propose alors plus ni Copier le message, ni Régénérer, ni Envoyer à d’autres adresses, et le dit en une phrase qui se termine par Ajoutez une journée pour le partager à nouveau, ou clôturez la tournée. Si la tournée doit continuer, Ajouter une journée dans sa feuille rouvre son lien et ses liens personnels jusqu’à la fin de la nouvelle journée, et les trois boutons reviennent.

Une tournée à un seul propriétaire n’a pas de lien ouvert, donc pas de Régénérer. Son lien personnel reste valable jusqu’à la fin de sa dernière journée, même quand la tournée est posée des semaines à l’avance. Renvoyer dans Dossiers en attente lui envoie un lien neuf, valable jusqu’à la même date.

Régénérer demande le plan Premium. En plan Starter, la section Liens d’une tournée affiche seulement l’offre Premium et Passer à Premium, sans aucun de ses boutons.

Envoyer à d’autres adresses

Pour inviter un propriétaire de plus après la création de la tournée, ouvrez la section Liens de sa feuille et touchez Envoyer à d’autres adresses. Saisissez une ou plusieurs adresses email, puis Envoyer. Chaque adresse reçoit son propre lien vers le formulaire, suivi et relancé comme ceux envoyés à la création, et son dossier attend dans Dossiers en attente.

Au-dessus des adresses, Ajouter un client de votre base cherche parmi vos fiches, comme à la création de la tournée. Choisir un client ajoute son adresse à la liste, sous son nom, une seule fois. Un client sans email apparaît avec Pas d’email sur sa fiche et ne peut pas être choisi. Pour une tournée à l’écurie, Ajouter les propriétaires de l’écurie ajoute de même d’un clic tous les propriétaires de ses chevaux qui ont un email, sauf ceux qui ont déjà un dossier dans la tournée, ni refusé ni révoqué. Ils ne comptent pas dans le nombre entre parenthèses.

Une adresse déjà portée par l’une de vos fiches, choisie ou saisie, rattache le dossier à cette fiche. Le propriétaire retrouve alors dans le formulaire les informations de sa fiche, qu’il n’a plus qu’à vérifier, et l’email qu’il reçoit l’y invite avec le bouton Vérifier mes informations. Une adresse déjà invitée dans la tournée bloque l’envoi, et rien ne repart. La fenêtre nomme les adresses concernées et vous demande de les vérifier ou de renvoyer leur formulaire depuis Dossiers en attente, avec le bouton Renvoyer. Retirer de la liste les enlève, puis Envoyer part pour les autres. Un dossier que vous avez refusé ne compte plus, son adresse peut être invitée de nouveau.

Chaque lien envoyé reste valable jusqu’à la fin de la dernière journée de la tournée, comme le lien ouvert, même pour une tournée créée des semaines à l’avance. Une fois la dernière journée passée, de nouveaux liens personnels naîtraient expirés. Envoyer à d’autres adresses n’est alors plus proposé, comme Régénérer et Copier le message, et Ajouter une journée rouvre le lien de la tournée, et l’envoi avec lui.

Quand un email ne part pas, un message vous dit combien, et seuls les emails réellement partis sont comptés comme envoyés. Le dossier attend quand même dans Dossiers en attente, où Renvoyer le fait repartir.

Envoyer à d’autres adresses demande le plan Premium et n’existe que pour une tournée à plusieurs propriétaires. Ces emails comptent dans le même plafond d’envoi que vos autres formulaires.

Personnaliser les messages d’une tournée

Quatre textes d’une tournée se réécrivent dans Paramètres.

• Rubrique SMS, Message du lien ouvert d’une tournée. C’est le message que vous collez dans le groupe de l’écurie, sur la carte du récapitulatif comme depuis Copier le message dans la feuille de la tournée. Ses variables sont {{lien}}, obligatoire, {{entreprise}}, {{lieu}}, {{journees}} et {{consigne}}, qui devient Choisissez vos créneaux sur une tournée à créneaux et Déclarez vos chevaux sinon. L’aperçu le rend sur une tournée d’exemple. Sans nom d’entreprise dans vos réglages, {{entreprise}} devient « votre technicien dentaire équin », et sans lieu, le « à » qui précède {{lieu}} disparaît avec lui. Comme toute la rubrique SMS, ce modèle reste modifiable en Starter.
• Rubrique Emails, avec Premium, Invitation à une tournée pour l’email du lien personnel, Relance de l’invitation à une tournée pour son rappel automatique, et Demande reçue pour une tournée pour l’accusé de réception du propriétaire. Les journées, le lieu, les créneaux demandés, le lien, sa date de fin et la mention d’information restent ajoutés sous votre texte. Votre signature suit, comme sur les autres emails.

Ces trois emails ont leurs propres modèles. Une invitation ou une relance de tournée n’utilise plus Formulaire client ni Relance du formulaire client, qui restent ceux du formulaire envoyé hors tournée. Si vous aviez personnalisé Formulaire client, vos invitations à une tournée repartent avec le texte par défaut, jusqu’à ce que vous écriviez celui d’Invitation à une tournée. Le texte que l’éditeur propose ne parle ni de compléter un dossier ni de réserver un créneau, pour rester vrai pour un client déjà dans vos fiches comme pour une tournée sans créneaux. Tant que vous n’avez rien enregistré, l’email par défaut adapte lui-même ses phrases à chaque cas.

La clôture automatique

Une tournée se clôt d’elle-même le matin qui suit sa dernière journée, dès qu’aucun dossier reçu n’attend plus votre décision. Tout se passe comme avec Clôturer la tournée. Les journées à confirmer quittent l’agenda, les liens encore en attente cessent de répondre, et les rendez-vous déjà validés restent à leur place. La clôture automatique vaut quel que soit votre plan.

Tant qu’un dossier reçu attend d’être validé ou refusé, la tournée reste ouverte. Elle se clôt le matin qui suit votre décision. Rien ne vous empêche de la clôturer vous-même avant, avec Clôturer la tournée.

Le lien de la tournée, ouvert comme personnels, expire dès la fin de sa dernière journée, sans attendre la clôture. Une tournée créée longtemps à l’avance garde son lien et ses journées jusqu’à la dernière d’entre elles.

Depuis la page Relances

Sur la page Relances, onglet À relancer, chaque groupe rangé sous une de vos écuries porte le bouton Organiser une tournée. Sur téléphone, il s’abrège en Tournée. Un groupe À domicile n’en a pas.

Le bouton ouvre la création d’une tournée déjà préparée pour Plusieurs propriétaires, avec l’écurie pour lieu et, dans la liste d’adresses, les propriétaires du groupe qui ont un email. Ce sont seulement les propriétaires à relancer ce mois-là dans cette écurie, pas tous ceux de l’écurie. Ajouter les propriétaires de l’écurie reste là pour inviter les autres. Vous posez les journées, relisez les étapes suivantes, puis créez la tournée comme d’habitude.

Si une tournée était déjà en cours de préparation, la fenêtre Remplacer la tournée en cours de préparation ? demande avant de l’effacer, avec Garder mon brouillon et Remplacer.

Une fois la tournée envoyée, l’invitation compte comme une relance pour les chevaux de chaque propriétaire invité vus avant son envoi. Ils passent dans l’onglet En cours, avec Invitation à une tournée le suivi de la date, et l’envoi automatique des relances ne leur écrit pas en plus. Sans réponse au bout de quinze jours, la ligne passe en orange comme après toute relance. Quand vous validez son dossier en planifiant la visite, ou dès l’envoi si un rendez-vous est déjà posé, ces chevaux passent dans l’onglet Traitées. Un propriétaire venu par le lien ouvert de l’écurie n’a pas reçu d’invitation à son nom, mais sa réservation passe par la tournée. Une fois son dossier validé, ses chevaux passent aussi dans Traitées, avec Réservé via une tournée le suivi de la date de validation.

Ce que devient une tournée close

Une tournée close ne garde aucune journée dans l’agenda, et ses créneaux et ses pauses partent avec ses journées. Ses dossiers validés vivent désormais dans les fiches clients, et leurs rendez-vous dans l’agenda, comme n’importe quel rendez-vous.

Trente jours après sa clôture, Equident efface la tournée elle-même, avec ses réservations et, quand elle se tenait à une simple adresse, cette adresse. Les fiches, les chevaux et les rendez-vous nés de ses dossiers ne sont pas touchés. Les noms de chevaux et de propriétaires recopiés sur les créneaux d’un dossier validé partent plus tôt, trente jours après sa validation, même si la tournée est encore ouverte. Ils disparaissent alors aussi de la section Créneaux de la feuille de la tournée, où le rendez-vous garde Validé et Voir le dossier, et des créneaux que voient les propriétaires.

Tant qu’elle existe, une tournée figure dans l’export de vos données, depuis Paramètres, rubrique Mes données, avec ses réservations et, tant qu’elle est ouverte, ses journées, ses créneaux et ses pauses. Pour une tournée close, les journées n’y figurent plus, puisque la clôture les a retirées de l’agenda avec leurs créneaux et leurs pauses. Son lien n’y figure jamais.