Planifier un rendez-vous et gérer son planning

Un rendez-vous se crée en cinq étapes depuis la page Rendez-vous : la date, le client, le lieu, les chevaux à voir, puis la validation. Le lieu désigné à l’étape 3 décide de l’adresse de la visite, celle qui partira dans l’email du client et dans votre itinéraire.

Ouvrir le formulaire de création

Le bouton Nouveau (sur téléphone, le bouton rond + en bas à droite) propose Rendez-vous, Rendez-vous à confirmer ou Événement personnel. En vue Mois, Semaine ou Jour, la création part du jour affiché : pas de date à ressaisir. En vue Semaine ou Jour, un clic sur la frise ouvre le formulaire à l’heure du créneau touché, à la demi-heure près, et l’heure de fin suit d’une heure.

Depuis une fiche client, le bouton Nouveau rendez-vous (dans le menu Plus d’actions sur téléphone) ouvre le même formulaire avec ce client déjà sélectionné, et l’étape Client déjà validée. Un brouillon en cours garde la main : si une création était commencée, le bandeau Brouillon repris reprend celle-là, et le client de la fiche n’est pas appliqué. Recommencer à zéro, une fois confirmé, puis le bouton de la fiche repartent à neuf.

Une création interrompue n’est pas perdue : au retour, un bandeau Brouillon repris à l'étape N propose de continuer ou de Recommencer à zéro, qui demande confirmation avant d’effacer le brouillon. Quitter en cours de saisie demande confirmation. Continuer la saisie vous y laisse, Quitter et effacer efface le brouillon.

Les cinq étapes

Étape	Ce qui est obligatoire
Rendez-vous	La date. Le Type de rendez-vous (Primo visite ou Renouvellement) est facultatif
Client	Un client existant, ou un nouveau (particulier, civilité, prénom et nom ; société, raison sociale, plus le SIRET si elle est établie en France)
Lieu	Un lieu : une carte existante, une nouvelle écurie (nom, et rue et ville ou point GPS) ou une autre adresse
Cheval	Au moins un cheval ; un cheval créé ici demande son nom, le reste de sa fiche est facultatif (sexe, année de naissance, race, robe, discipline, notes, dernier soin dentaire et sédation)
Validation	Rien à saisir, vous relisez puis créez

Le Type de rendez-vous se remplit tout seul à l’étape Cheval, d’après les fiches : un cheval marqué Jamais eu de soin dentaire donne Primo visite, un cheval avec une date de dernier soin donne Renouvellement. Il reste modifiable, et ne bouge plus tant que vous ne touchez pas aux chevaux. Quand il remplace votre choix de l’étape 1, l’étape Cheval le dit. Deux chevaux qui ne disent pas la même chose laissent votre choix intact : dans ce cas le compte rendu de chacun tranchera pour lui.

Un cheval existant ajouté à l’étape Cheval affiche sous la liste les notes de sa fiche, par exemple son comportement au soin. C’est le moment de les relire pour ajuster la durée, ou de prévoir un vétérinaire avec le propriétaire.

L’heure de début, la durée et l’heure de fin sont préremplies, le titre et les notes facultatifs. Changer l’heure de début garde la durée, la fin se décale d’autant. Une durée illisible affiche Durée non reconnue. Exemples : 1h30, 45 min., une durée qui mènerait au lendemain Le rendez-vous dépasserait minuit., et une durée saisie sans heure de début Choisissez d’abord l’heure de début. Un rendez-vous tient sur une seule journée, donc une heure de fin qui ne suit pas l’heure de début grise Continuer et affiche L’heure de fin doit suivre l’heure de début. Aux étapes Client et Lieu, Mettre à jour corrige l’email, le téléphone ou l’adresse sans quitter la création, et les retire si vous videz le champ. Tant qu’une modification de la fiche n’est pas enregistrée par Mettre à jour, Continuer ne laisse pas passer. À l’étape Lieu il reste grisé, mais le clic dit ce qui manque, par exemple Choisissez un lieu du client, ou une autre de vos écuries. Aux étapes Client et Cheval, il reste actif, et le clic affiche sous le champ concerné ce qui manque, par exemple Choisissez un client, ou créez-en un avec « Nouveau client ». ou Ajoutez au moins un cheval, existant ou nouveau.

Revenir en arrière pour changer un choix efface ce qui en dépendait. Prendre un autre client à l’étape Client, ou passer de Client existant à Nouveau client, remet à zéro le lieu et les chevaux cochés : le lieu proposé est déduit des chevaux du client, et les chevaux cochés sont les siens. Si vous aviez déjà fait ces choix, Changer de client ? demande confirmation. Les fiches de nouveaux chevaux déjà remplies, elles, restent. Changer de lieu à l’étape Lieu décoche les chevaux, qui étaient ceux du lieu précédent ; une fiche de cheval que vous étiez en train de saisir, elle, reste, et suivra le nouveau lieu. Resélectionner le même client ou le même lieu ne touche à rien.

Choisir le lieu du rendez-vous

L’étape Lieu du rendez-vous pose une seule question, en deux onglets : où seront les chevaux ce jour-là.

Lieu existant affiche une carte par lieu réel du client, déduit de ses chevaux enregistrés : chaque écurie avec son nombre de chevaux, chaque adresse privée, et Au domicile du propriétaire. Le lieu majoritaire est présélectionné jusqu’à ce que vous en changiez. Une autre de vos écuries sert au cheval pas encore rattaché.

Créer un lieu propose Nouvelle écurie, enregistrée dans vos écuries, ou Autre adresse pour un pré, un terrain ou le domicile d’un proche : là, les chevaux ne sont rattachés à aucune écurie. Les deux demandent un lieu où se rendre, une rue et une ville ou un point GPS, sans quoi Continuer reste grisé. C’est l’onglet affiché qui compte, Continuer reste aussi grisé tant qu’il n’a pas de lieu, même si l’autre onglet en avait un.

Une ancienne écurie enregistrée sans adresse bloque aussi Continuer. Complétez sa rue et sa ville dans le cadre Informations de l’écurie, puis Mettre à jour.

Pour une Autre adresse comme pour une écurie, il faut la rue et la ville, ou un point GPS complet. Un pré sans adresse postale est un lieu à part entière : le point suffit, aucune rue à inventer.

D’où vient l’adresse du rendez-vous

L’adresse enregistrée découle du lieu choisi à l’étape 3, et de rien d’autre.

Lieu choisi	Adresse du rendez-vous
Une écurie existante	L’adresse de cette écurie
Une nouvelle écurie	L’adresse que vous venez de saisir pour elle
Une autre adresse	Celle que vous avez saisie, point GPS compris
Au domicile du propriétaire	L’adresse de la fiche client

Cette adresse est recopiée à la création, ce n’est pas un lien vers la fiche : un déménagement d’écurie plus tard ne réécrit ni les visites passées, ni l’adresse déjà reçue par le client.

Choisir le domicile alors que la fiche client n’a pas d’adresse affiche Adresse du client à compléter sur sa fiche, sans bloquer l’étape. La ligne Sans adresse sur la fiche du client, le trajet de ce rendez-vous ne sera pas calculé. le rappelle. Complétez l’adresse avant de valider si vous voulez un lieu exploitable sur le terrain, avec son trajet.

Ajouter les chevaux

Par défaut, seuls les chevaux gardés au lieu choisi sont proposés, ce qui évite d’embarquer un cheval du même client gardé ailleurs. Afficher tous les chevaux lève le filtre.

Tout sélectionner ajoute d’un geste tous les chevaux proposés, c’est-à-dire exactement ceux de la liste telle qu’elle est filtrée à cet instant. Le bouton indique combien de chevaux il reste à ajouter et disparaît quand il n’en reste aucun.

Un cheval déclaré décédé n’est jamais proposé, même avec Afficher tous les chevaux, et ne peut plus être ajouté à un rendez-vous. Un rendez-vous passé où il figurait déjà reste modifiable, annulable et finalisable comme les autres.

Créer un nouveau cheval ajoute une fiche à la volée, qui hérite du lieu choisi : le prochain rendez-vous repartira du bon endroit. Retirer une fiche de nouveau cheval déjà remplie demande confirmation ; une fiche vide se retire directement.

Un cheval sélectionné mais enregistré ailleurs déclenche un encart, avec trois issues (deux quand le lieu choisi est une Nouvelle écurie, où Déplacer le rendez-vous ici n’est pas proposé) :

• cocher Mettre à jour la fiche de [nom] avec le lieu du rendez-vous, s’il a déménagé ;
• utiliser Déplacer le rendez-vous ici, qui bascule la visite vers le lieu du cheval ;
• ne rien faire : la visite reste au lieu choisi, les fiches ne bougent pas.

Les fiches cochées ne sont mises à jour qu’à la création : un cheval retiré entretemps n’est pas touché.

Vérifier, puis créer

L’étape Validation récapitule le rendez-vous, le client, le lieu et les chevaux, avec un bouton Modifier par bloc. Le lieu y apparaît toujours sous forme d’adresse, domicile compris : c’est là que vous vérifiez où vous allez.

Avec Premium et au moins un domicile de départ enregistré, le récapitulatif affiche le kilométrage indicatif du trajet, gardé avec le rendez-vous. À partir de deux domiciles, un sélecteur Domicile de départ s’ajoute, le plus proche présélectionné. Pour un lieu hors de France, il affiche Distance non calculée, lieu hors de France. et rien n’est gardé, comme le panneau du rendez-vous.

Créer le rendez-vous enregistre le tout : l’écurie et le client créés à la volée, les nouveaux chevaux, les fiches à mettre à jour, puis la visite en Planifié. Le planning s’ouvre ensuite sur le jour du rendez-vous.

Si vous avez déposé vos CGV et que le client ne les a pas acceptées, ou si c’est un nouveau client, une fenêtre Ce client n’a pas validé vos CGV s’ouvre avant la création. Créer en attente des CGV réserve le créneau sans rien envoyer au client, ni confirmation ni rappel, et le confirme tout seul quand il accepte. Le rendez-vous porte alors la mention Attente CGV dans l’agenda. Créer sans attendre le crée comme d’ordinaire. Le détail est dans le guide des CGV.

Avant d’enregistrer, Equident relit votre planning 7 jours avant et 7 jours après. Si le même client, ou l’un des chevaux choisis, a déjà un rendez-vous dans cette période, si un autre rendez-vous recouvre l’horaire choisi, ou si un événement personnel le recouvre (journée entière comprise), une fenêtre les liste avec leur date et leur horaire. Quand seul un événement personnel est en cause, elle s’intitule Ce créneau tombe sur un événement personnel. Changer l’horaire vous ramène à la première étape, Créer quand même enregistre le rendez-vous tel quel. Les rendez-vous annulés ne comptent pas, et deux rendez-vous qui se suivent (10 h-11 h puis 11 h-12 h) ne se chevauchent pas.

Retrouver un rendez-vous dans le planning

Sur ordinateur, un sélecteur bascule le planning entre Mois, Semaine, Jour et Tableau, et votre choix est mémorisé compte par compte. Sur un écran large, les quatre vues sont des onglets côte à côte ; sur une tablette, elles tiennent dans une liste déroulante. Sur téléphone, la liste déroulante ne propose que Mois et Tableau.

En vue Mois, chaque case porte le numéro du jour et, à sa droite, le nombre de rendez-vous de la journée. Ce compte ne retient que les visites : un événement personnel, congés compris, ne s’y ajoute pas. La case montre les deux premiers éléments du jour, puis un lien +3 de plus qui ouvre la journée en vue Jour, comme le fait le numéro du jour lui-même. À gauche de chaque rangée, le numéro de la semaine, par exemple S42, ouvre cette semaine en vue Semaine. Sur ces cartes, l’heure du rendez-vous n’apparaît qu’à partir d’un grand écran : en deçà, la largeur revient entière au nom du client. La grille n’affiche que les semaines qui touchent le mois, donc quatre à six rangées selon le mois. Sur un écran peu haut, la grille défile plutôt que de tasser ses rangées, pour que chaque carte reste entière et cliquable.

Les vues Semaine et Jour posent les rendez-vous sur une frise horaire qui couvre la journée entière, de minuit à minuit. À l’ouverture, la grille se cale sur le premier rendez-vous de la journée affichée, une heure au-dessus de lui ; sur une journée déjà entamée, ou sans rendez-vous, elle suit l’heure courante, que signale un trait rouge. Elle ne la suit que de 7 h à 19 h. Plus tôt ou plus tard, elle se cale sur le premier rendez-vous du jour, ou sur 7 h s’il n’y en a pas. Deux rendez-vous qui se chevauchent se partagent la largeur de la colonne, côte à côte. En vue Semaine, l’en-tête d’une journée, son nom et son numéro, l’ouvre en vue Jour.

Une journée de tournée à créneaux montre ses créneaux sous les rendez-vous, et son en-tête compte les chevaux placés, par exemple 3/11 chevaux · 2 à placer. Sur le téléphone et dans la vue Mois, seul ce compteur apparaît. Le guide d’organisation d’une tournée détaille ces créneaux.

En vue Tableau, le bouton Aujourd’hui (Auj. sur téléphone) cède la place à un sélecteur de période : Toutes les dates, Aujourd’hui, Demain, Cette semaine ou Ce mois. Lui seul borne la liste, et la vue Tableau n’affiche ni flèches ni mois. Les en-têtes de colonnes filtrent Statut, Client, Chevaux et Lieu, et Date et Client trient ; Lieu ne compare que la ville, jamais le code postal affiché devant. Sur téléphone et sur tablette, Filtrer les rendez-vous regroupe ces filtres et le tri. Sur tablette, c’est le seul chemin vers Chevaux et Lieu : l’écran n’est pas assez large pour que leurs colonnes s’affichent. Sur téléphone, le tableau devient une liste de cartes, qui portent la date, l’horaire, le statut, le client et les chevaux, et ouvrent le panneau du rendez-vous.

Le tableau ne liste que des rendez-vous, sans les événements personnels. Pour voir ce planning dans l’agenda du téléphone, voyez l’article sur vos clients et votre planning au téléphone.

Voir le trajet de la journée dans Google Maps

En vue Jour sur ordinateur, et sous la date de la liste du jour sur téléphone, Itinéraire de la journée ouvre Google Maps avec tous les rendez-vous de la journée, dans l’ordre des horaires. Les rendez-vous annulés et ceux sans adresse ni point GPS n’y figurent pas, et le bouton n’apparaît pas quand aucun rendez-vous du jour n’a de lieu. Plusieurs rendez-vous à la suite dans la même écurie n’y font qu’une étape. L’itinéraire part du domicile de départ du premier rendez-vous qui en porte un, et y revient. Si aucun n’en porte, c’est le premier domicile de vos réglages. Sans domicile enregistré, Google Maps part de votre position et s’arrête au dernier rendez-vous.

À côté, Carte de la journée montre les mêmes lieux sur le plan IGN, numérotés dans l’ordre des horaires, avec la liste des rendez-vous en dessous. Le trait suit la route d’un lieu au suivant. Le temps du calcul de l’itinéraire, ou quand il ne répond pas, il va en ligne droite et ne montre que l’ordre. Toucher un marqueur affiche l’heure et le client. Comme sur toutes les cartes d’Equident, le bouton Photo, en haut à droite, passe à la photo aérienne, et Plan revient au plan. Les boutons + et −, en haut à gauche, zooment, comme un pincement à deux doigts ou sur le pavé tactile d’un ordinateur. La molette seule fait défiler la page. Avec Premium, le domicile de départ y figure, au départ et au retour. Une adresse que la Base Adresse Nationale ne connaît pas au numéro près est placée au centre de sa commune ; un rendez-vous dont le lieu reste introuvable garde son numéro en gris dans la liste et n’est pas sur la carte.

Google Maps n’accepte que 9 étapes par itinéraire. Au-delà, une fenêtre liste les rendez-vous de la journée et compte les étapes en trop : décochez ceux à laisser de côté jusqu’à ce que Ouvrir dans Google Maps devienne actif. Décocher un rendez-vous qui partage son étape avec le précédent ou le suivant ne fait pas baisser le compte. Sur téléphone, l’application Google Maps doit être installée : ouvert dans le navigateur, l’itinéraire ne garde que les premières étapes.

Déplacer ou modifier un rendez-vous

Cliquez sur un rendez-vous, dans le calendrier ou le tableau, pour ouvrir son panneau : date, horaire, client, chevaux et notes s’y modifient. Sous le client, Voir la fiche client ouvre sa fiche. Si le panneau a des modifications non enregistrées, le quitter, par ce lien, par Modifier sur sa fiche, par Confirmer depuis la tournée, par Annuler ou en le fermant, affiche d’abord la question Quitter sans enregistrer ?, avec Rester sur la fiche et Quitter sans enregistrer. Une heure de fin qui ne suit pas l’heure de début affiche L’heure de fin doit suivre l’heure de début. et grise Enregistrer et Finaliser jusqu’à ce que vous corrigiez l’horaire. Changer l’heure de début garde la durée du rendez-vous.

Un rendez-vous né d’un dossier de tournée à créneaux s’ouvre dans le panneau de la tournée, qui le déplace sur les créneaux libres de la tournée par Changer de créneau, sans heure saisie. Le client est prévenu et son rappel repart comme pour tout rendez-vous déplacé. Le guide d’organisation d’une tournée détaille ce panneau.

L’adresse, elle, est déduite des chevaux sélectionnés (leur écurie, sinon leur lieu de garde, sinon le domicile du client), et le panneau dit laquelle des trois il a retenue, avec un lien vers la fiche. Chevaux dispersés, rien n’est deviné : cochez Adresse spécifique à ce rendez-vous et saisissez le lieu.

Changer la date, l’heure de début ou l’adresse d’un rendez-vous encore Planifié, vers une date à venir, chez un client qui a un email, affiche la question Prévenir le client par email ?, avec Revenir à la fiche, qui n’enregistre rien, Modifier sans envoyer et Modifier et envoyer le mail. Sans email sur la fiche, la modification passe sans question ; la seule heure de fin ne la pose pas non plus.

La confirmation, la modification, l’annulation et le rappel d’un rendez-vous partent aussi aux emails secondaires du client cochés pour chacun, dans le même mail. Ils se règlent depuis la fiche du client, voir créer un client.

Tant que la confirmation d’un rendez-vous Planifié et à venir n’est jamais partie, et que le client a un email, le panneau propose aussi Envoyer un mail de confirmation au client, éteint par défaut. Allumé, la confirmation part à l’enregistrement par Enregistrer et tient lieu de mail de modification, la question Prévenir le client par email ? n’est alors pas posée. Si la confirmation ne peut finalement pas partir, par exemple parce qu’elle vient de partir depuis un autre écran, le mail de modification part à sa place quand vous avez changé la date, l’heure de début ou l’adresse. Si la confirmation n’a pas pu partir, par exemple parce que l’envoi des emails est momentanément en panne, l’enregistrement se termine par l’avertissement Rendez-vous mis à jour, la confirmation n’a pas pu partir. Rouvrir le rendez-vous propose de nouveau l’interrupteur, tant que la visite est à venir, pour la renvoyer. Le bouton Finaliser n’envoie jamais la confirmation, même interrupteur allumé, puisqu’il clôt la visite.

Statut	Ce qu’il signifie
À confirmer	Créneau bloqué sans client ni cheval, en attendant les informations. Il se confirme ou se supprime, il ne s’annule pas et ne se finalise pas
Planifié	Statut d’origine, tenu jusqu’à la finalisation ou l’annulation, même la date passée : modifiable, finalisable, annulable
Terminé	Le rendez-vous a été finalisé, il ne repasse ni en planifié ni en annulé
Annulé	La visite ne se fera pas

Le menu d’actions du tableau propose Finaliser, Annuler le rendez-vous, Google Maps, Waze, Appeler, Envoyer un SMS, Écrire sur WhatsApp et Envoyer un email. Dans le panneau, Supprimer efface la visite après confirmation, et Annuler referme la fenêtre sans rien effacer. Encore planifiée, à venir, et le client ayant un email, la fenêtre propose de le prévenir (Supprimer sans prévenir ou Supprimer et prévenir le client). Sinon, elle demande seulement de confirmer par Supprimer.

Clore un rendez-vous

Finaliser ouvre un parcours en cinq étapes : Client, Cheval, Compte rendu, Facture, Terminer. Les étapes Compte rendu et Facture ont chacune leur guide, la rédaction du compte rendu et la facturation d’une visite ; la dernière clôt la visite.

À l’étape Cheval, la croix d’un onglet retire ce cheval du rendez-vous. Le message Cheval retiré du rendez-vous propose Annuler pour le remettre. Quand le client n’a encore aucun cheval, l’étape demande son Nom du cheval, et Créer un cheval l’enregistre au domicile du client puis l’ajoute au rendez-vous. Le reste de sa fiche se complète ensuite sur la même étape. Cette création demande le réseau.

Depuis le panneau d’un rendez-vous, Finaliser ouvre le parcours tout de suite si vous n’avez rien modifié. Si vous avez modifié le panneau, vos modifications sont enregistrées d’abord. Quand le réseau manque pour les enregistrer, la fenêtre Modifications non enregistrées propose Rester sur la fiche, ou Finaliser sans enregistrer, qui ouvre le parcours sans elles. Vous les referez depuis le panneau une fois le réseau revenu. Si le serveur les refuse, le message Impossible de finaliser le rendez-vous dit pourquoi, et vous restez sur le panneau.

Terminer récapitule quatre lignes, cochées quand elles sont faites : client, cheval, compte rendu, facture. Seules les deux dernières, une fois cochées, portent un lien Voir vers le document. Une ligne restée grise ne bloque rien, Terminer le rendez-vous passe la visite en Terminé quand même. L’écran suivant propose Voir le compte rendu, Voir la facture, Retour au calendrier, et la carte Avis Google traitée dans l’article sur les emails et les SMS. Un rendez-vous annulé, lui, ne se finalise plus.

Sans réseau, les cinq étapes de la finalisation se confirment quand même. Vos corrections, le compte rendu, la facture et la clôture sont écrits sur l’appareil, puis transmis dès que le réseau revient. Tant qu’une saisie attend, Terminer affiche où en sont le compte rendu et la facture, par exemple Facture · À numéroter · le numéro sera attribué avec le réseau, sans lien Voir. Le message de fin porte la précision Vos saisies partiront avec le réseau., l’écran suivant dit Terminé sur cet appareil. Vos saisies partiront avec le réseau., ou Terminé sur cet appareil. La transmission se termine en arrière-plan. si le réseau est déjà revenu, ou encore Une saisie a été refusée. Ouvrez les transmissions pour la corriger., sans proposer Voir le compte rendu ni Voir la facture, et la carte du rendez-vous affiche Terminé · en attente de réseau jusqu’à la transmission, sauf dans la grille de la vue Mois. Tout cela se suit dans la page Hors ligne et transmissions, et l’article Travailler sans réseau le détaille.

Les emails envoyés au client

Email	Quand il part
Confirmation	À la création, si la visite est à venir et que le client a un email. Plus tard, à l’enregistrement du panneau par Enregistrer, si vous allumez Envoyer un mail de confirmation au client, jamais par Finaliser
Modification	À votre demande, quand vous déplacez une visite planifiée à venir
Rappel	Automatiquement, le nombre d’heures avant la visite que vous fixez
Annulation	À votre demande, à la suppression d’une visite planifiée à venir

L’heure annoncée dans ces emails est celle de Paris. Quand le client ou le lieu du rendez-vous se trouve dans un pays qui n’est pas à l’heure de Paris, au Royaume-Uni, en Irlande ou au Portugal par exemple, elle est suivie de (heure de Paris). Le lieu d’un rendez-vous hors de France nomme son pays.

Les valeurs par défaut se règlent dans Réglages, rubrique Relances, catégorie Rendez-vous, lignes Confirmation de rendez-vous et Rappel de rendez-vous : chacune porte son interrupteur, qui s’enregistre aussitôt, et la seconde un Délai du rappel (heures avant le rendez-vous) entre 1 et 168 heures, 24 par défaut, soit la veille à la même heure, validé par le bouton Enregistrer en bas de la rubrique. Le panneau d’un rendez-vous coupe le rappel au cas par cas, tant qu’il n’est pas parti.

Un rappel ne part que si le rendez-vous est Planifié, que le rappel est actif et que le client a un email. Un rendez-vous posé sans prévenir le client par une tournée (Valider sans confirmer) n’a pas de rappel tant que la confirmation n’est pas partie : le client n’apprend la date qu’à la confirmation, que vous envoyez depuis la feuille de la tournée. Il ne part pas en double. Un email annonçant déjà la date courante, confirmation ou avis de modification, en tient lieu s’il a été reçu moins de 24 heures avant l’heure du rappel, et le panneau vous l’indique. Avec un rappel à 24 heures, un rendez-vous pris la veille à 16 h 30 pour le lendemain 17 h ne reçoit donc que sa confirmation, au lieu d’un rappel une demi-heure plus tard.

Déplacez une visite dont le rappel est déjà parti, et un nouveau rappel se réarme pour la nouvelle date, sauf si celle-ci tombe encore dans la fenêtre de rappel : pour un décalage d’une heure, le rappel déjà reçu tient.

Poser un créneau quand vous n’avez pas encore les informations

Au téléphone, un client annonce une date avant que vous sachiez son nom, le lieu ou le nombre de chevaux. Nouveau, puis Rendez-vous à confirmer, ouvre la création d’une tournée, en quatre étapes, ou trois avec Je compléterai moi-même, qui n’a pas d’étape Envoi. Pour bloquer le créneau tout de suite avec le strict minimum, donnez un Titre et une ou plusieurs journées (une Date, un Début et une Fin) à l’étape Journées, puis choisissez Je compléterai moi-même à l’étape Pour qui. Chaque journée devient un rendez-vous à confirmer, sans rien envoyer. Ni client, ni lieu, ni cheval. Pour prévenir un ou plusieurs propriétaires par un lien, voyez le guide d’organisation d’une tournée.

Un clic sur un créneau à confirmer ouvre son panneau, Modifier le rendez-vous, où le Titre, la plage Du (date et Début) Au (date et Fin) et les Notes se modifient.

Le créneau apparaît aussitôt dans votre agenda, sur ordinateur comme sur téléphone, en orange et bordé de pointillés, avec le statut À confirmer. Il compte comme un rendez-vous, donc vous le retrouvez dans le tableau et dans le filtre Statut, et il sort dans votre agenda synchronisé sous la mention [À confirmer], de quoi ne pas être pris deux fois sur la même heure.

Une plage étirée sur plusieurs jours apparaît sur chacune des journées qu’elle traverse, dans les vues Mois, Semaine et Jour comme dans la liste du téléphone. Elle occupe la fin du premier jour, les journées intermédiaires en entier et le début du dernier, et sa carte annonce la portée complète, par exemple 22 oct. 5 h → 23 oct. 12 h. Un rendez-vous posé sur l’une de ces journées se range à côté d’elle, jamais sur un créneau qui paraîtrait libre.

Tant qu’il est à confirmer, rien ne part chez le client, puisqu’il n’y en a pas encore. Aucune confirmation, aucun rappel, aucune relance.

Quand vous avez les informations, cliquez sur le créneau puis sur Confirmer. Une journée de tournée, elle, ne se confirme pas ainsi. Un clic dessus ouvre la feuille de la tournée, comme le décrit le guide d’organisation d’une tournée. Le formulaire de création rouvre à sa première étape, la date, l’horaire, le titre et les notes déjà remplis. Vous les relisez, vous ajustez la durée si le nombre de chevaux l’exige, puis vous enchaînez sur le client, le lieu et les chevaux comme pour un rendez-vous ordinaire. Le rendez-vous passe alors en Planifié. Vous l’avez complété, vous ne l’avez pas reposé, donc le créneau et les notes prises au téléphone sont conservés.

Une plage de plusieurs jours se confirme journée par journée, parce qu’un rendez-vous confirmé tient sur une seule journée. Confirmer affiche d’abord les journées de la plage avec leur horaire, par exemple de 5 h à minuit puis de minuit à 12 h pour une tournée du 22 octobre 5 h au 23 octobre 12 h. Le bouton Confirmer d’une journée découpe la plage en un rendez-vous à confirmer par journée, avec le même titre et les mêmes notes, puis ouvre le formulaire sur la journée choisie. Relisez son horaire, qui court jusqu’à 23:59 pour une journée qui finissait à minuit. Les autres journées restent dans votre agenda, à confirmer, et se confirment de la même façon le moment venu. Le découpage ne se défait pas, et Retour quitte sans rien découper.

Si une création de rendez-vous est en cours au moment de confirmer, la fenêtre Vous avez un rendez-vous en cours de création. Que faire ? s’ouvre d’abord. Reprendre mon brouillon retourne à la création, Abandonner et confirmer ce rendez-vous efface ce brouillon et ouvre la confirmation, sans bandeau Brouillon repris.

Un rendez-vous confirmé ne redevient pas À confirmer. Si le créneau ne donne rien, Supprimer l’efface après confirmation, sans email, il n’y a personne à prévenir.

Lequel des deux choisir. Un Événement personnel pour ce qui n’est pas un rendez-vous, un déjeuner ou une réunion. Un Rendez-vous à confirmer pour une visite qui se fera, dont il vous manque encore les détails.

Bloquer un créneau personnel

Nouveau, puis Événement personnel, ouvre un panneau à part : Titre obligatoire, un Lieu facultatif, une plage Du (date + Début) Au (date + Fin), une couleur parmi six et des Notes. Ni client, ni cheval, ni email. La date Au suit la date Du tant que l’événement tient sur une journée, et la Fin se cale alors une heure après le Début, se recalant dès que vous changez celui-ci. Dès que les deux dates diffèrent, ces recalages s’arrêtent : les heures que vous posez sont celles du premier et du dernier jour.

Une fin antérieure au début affiche L’heure de fin doit suivre l’heure de début. et bloque l’enregistrement.

Cochez Journée entière pour un anniversaire, un jour férié ou des congés. Les heures disparaissent, il ne reste que les dates Du et Au, qui peuvent être le même jour. L’événement s’affiche sans heure. En vues Semaine et Jour, il se place dans un bandeau Journée en haut de la grille, plutôt que d’occuper toute la colonne des heures, et la vue Mois n’en montre que le titre. Sur la liste du jour du téléphone, sa carte porte Journée entière, ou par exemple 14 oct. → 16 oct. s’il couvre plusieurs jours. Le Lieu s’affiche sous le titre de la carte, et part dans votre agenda synchronisé.

À la création, Répéter reproduit l’événement Chaque jour, Chaque semaine ou Chaque mois, à la même heure, changement d’heure compris. Le champ Tous les espace les répétitions, par exemple Toutes les 2 semaines ou Tous les 3 jours. Chaque semaine, une rangée de jours (L, M, M, J, V, S, D) permet d’en cocher plusieurs, le lundi et le jeudi par exemple. Le jour de la date de début reste toujours coché, c’est la première date de la série. Jusqu’au (facultatif) fixe la dernière date possible. Laissé vide, il affiche Sans fin et l’événement se répète sans limite. Chaque mois, l’événement revient le même jour du mois, et un mois qui n’a pas ce jour (un 31 en avril) est sauté. Rouvrir une date de la série puis l’enregistrer ne modifie que cette date, le panneau le rappelle. Enregistrée sans aucun changement, elle reste rattachée à la série.

L’événement s’affiche en couleur dans les vues Mois, Semaine et Jour. Un événement de plusieurs jours apparaît sur chacune des journées qu’il traverse : il occupe la fin du premier jour, les journées intermédiaires en entier, et le début du dernier. Sur ces journées, la carte annonce la portée complète, par exemple 12 sept. 14 h → 14 sept. 12 h, plutôt que la seule heure de début. Un clic dessus rouvre le panneau, où Supprimer l’efface après confirmation. Sur un événement répété, la confirmation propose Cette date ou Celle-ci et les suivantes, les dates passées de la série restent en place.

Afficher son agenda Google, iCloud ou Outlook

Vos rendez-vous personnels notés ailleurs peuvent s’afficher dans le planning, sans les recopier. Sur la page Rendez-vous, le bouton Synchroniser l’agenda (trois points), à droite de la barre du calendrier, propose Importer un agenda, qui ouvre le panneau Agendas importés. Donnez un Nom, collez l’Adresse iCal secrète de votre agenda, choisissez une Couleur (turquoise par défaut, pour le distinguer de vos événements personnels), puis Importer. Equident lit l’agenda tout de suite et refuse un lien qu’il ne peut pas lire, en disant pourquoi (lien expiré, adresse qui n’est pas un agenda iCal…).

Où trouver cette adresse :

• Google Agenda, sur ordinateur, dans les paramètres de l’agenda, rubrique « Intégrer l’agenda », champ « Adresse secrète au format iCal ».
• iCloud, partager l’agenda, cocher « Calendrier public », puis copier le lien webcal://.
• Outlook, dans les paramètres, « Calendriers partagés », « Publier un calendrier », puis le lien ICS.

Cette adresse donne accès à tout l’agenda, ne la partagez pas. Equident la garde chiffrée et ne la réaffiche jamais.

Les événements importés apparaissent dans les vues Mois, Semaine et Jour avec une bordure en tirets, et sur la liste du jour du téléphone avec le nom de leur agenda. Ils sont en lecture seule, un clic rappelle seulement de quel agenda ils viennent. Ils se modifient dans leur agenda d’origine, et Equident les relit toutes les 30 minutes. L’icône d’actualisation du panneau force une relecture immédiate, et la Couleur d’un agenda déjà importé s’y change à tout moment. Si un agenda ne se lit plus, le panneau l’indique sous son nom, et les derniers événements lus restent affichés en attendant.

Avec Bloque les rendez-vous, activé par défaut, les événements de l’agenda occupent vos créneaux comme un événement personnel, pour les tournées, la réservation en ligne et la vérification d’un rendez-vous. Désactivé, ils s’affichent seulement. Un événement marqué « Disponible » dans son agenda, ce que Google fait par défaut pour une journée entière, ne bloque jamais rien. Pour que des congés notés dans Google bloquent vos créneaux, marquez-les « Occupé ».

Jusqu’à dix agendas peuvent être importés. L’icône de corbeille en retire un après confirmation, sans toucher à l’agenda d’origine. Les événements importés ne repartent pas dans votre abonnement iCal Equident.