TVA, mentions légales et facturation électronique

Deux réglages commandent la forme légale de vos documents : votre régime de TVA, et le raccordement de votre compte à une plateforme de facturation électronique. Cette page décrit ce que l’application en fait, ce qu’elle imprime et ce qu’elle transmet. Elle ne dit pas ce que vous devez déclarer : pour cela, votre comptable reste la référence.

Déclarer son régime de TVA

Tout part de Paramètres, rubrique Facturation, carte TVA. Un seul interrupteur, Assujetti à la TVA, et le reste de la carte change selon sa position.

Assujetti, vous choisissez un Taux de TVA par défaut parmi 20 %, 10 %, 5,5 % et 2,1 %, puis une Période de déclaration TVA : Mensuelle, Trimestrielle ou Annuelle. Cette période ne touche pas vos factures. Elle commande le découpage de l’onglet TVA de la page Comptabilité, où le même sélecteur réécrit d’ailleurs le réglage quand vous le changez. Cet onglet existe pour toutes les formes juridiques, micro-entreprise et libéral compris, du moment que l’interrupteur est allumé ; il disparaît sinon.

Ce que l’onglet TVA en fait est décrit dans Suivre ses encaissements : la TVA facturée et la TVA encaissée y sont montrées côte à côte, période par période. C’est la TVA encaissée qui se déclare : celle d’une prestation de services est exigible au règlement du client (art. 269, 2-c du CGI), pas à l’émission de la facture. La case Option pour le paiement de la TVA d’après les débits du formulaire de facture, décrite plus bas, n’imprime qu’une mention sur le document : elle ne change pas le calcul de cet onglet.

Le taux n’est pas optionnel : tant qu’aucun n’est choisi, l’enregistrement de la rubrique est refusé et le sélecteur l’explique en rouge. Sans taux, vos documents partiraient à 0 % et porteraient une mention d’exonération alors que vous vous déclarez assujetti.

Non assujetti, la carte affiche à la place, en lecture seule, la Mention imprimée sur vos factures, TVA non applicable, art. 293 B du CGI. Elle ne se modifie pas, c’est la mention que la loi prescrit, et une formulation choisie autrefois dans les réglages est remplacée par elle sur vos nouveaux documents. Sur les documents émis à partir du 1er janvier 2027, elle devient d’elle-même TVA non applicable, art. L. 233-3 du CIBS, sans rien à faire de votre part.

Comme partout dans les réglages, rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas cliqué Enregistrer dans la barre Modifications non enregistrées qui apparaît en bas d’écran. Chaque rubrique a sa barre. Annuler ne rend que les champs de la rubrique affichée, et quitter les réglages avec une saisie en attente ouvre la fenêtre Quitter sans enregistrer ?.

Ce premier enregistrement compte double : il coche l’étape Confirmer votre régime de TVA de la prise en main. Tant qu’il n’a pas eu lieu, Equident vous suppose non assujetti, parce qu’il faut bien un défaut, et imprime la mention correspondante sur vos factures. L’étape ne juge pas votre réponse, elle vérifie que la question vous a été posée : que vous laissiez l’interrupteur éteint ou que vous l’allumiez, elle passe au vert.

Le taux se fige sur le document

Chaque facture et chaque devis porte son propre régime de TVA. Pour un client français, il n’y a rien à choisir, c’est votre régime habituel, TVA française à 20 % (au taux de vos réglages) ou Franchise en base de TVA. Pour un client professionnel établi à l’étranger, deux autres régimes existent, décrits plus bas.

Pour un client français, un brouillon suit le réglage courant. Si vous basculez en franchise en base, vos brouillons repassent à 0 % tout seuls. Un brouillon en autoliquidation ou hors Union européenne reste à 0 %, quel que soit votre réglage. Un document figé, lui, garde le taux qu’il portait, qu’il s’agisse d’une facture validée, envoyée, payée ou annulée, d’un avoir ou d’un devis finalisé. C’est ce taux que le PDF imprime et sur lequel s’impute un règlement partiel. Une facture de l’an dernier ne change donc pas parce que vous avez changé de régime cette année.

Un cas à connaître. Un brouillon enregistré avant un changement de réglage, puis validé depuis la liste des factures sans avoir été rouvert, est refusé avec Le régime de TVA de ce brouillon ne correspond plus à vos réglages. Ouvrez-le et enregistrez-le avant de le valider. Il suffit de l’ouvrir et de l’enregistrer. Le valider tel quel changerait son total au moment de lui donner un numéro, c’est pourquoi Equident préfère le dire.

La mention de TVA se fige à la validation, comme le taux. Un PDF régénéré plus tard imprime celle du jour de la validation, même si vos réglages ont changé depuis.

Ce qui s’imprime sur la facture

Sous le Total TTC, le document porte votre mention TVA, mais seulement quand il n’y a pas de TVA à afficher. Dès que le taux du document est supérieur à zéro, c’est la ligne TVA chiffrée qui prend la place. Une facture en autoliquidation ou hors Union européenne n’a pas de TVA du tout. Elle s’arrête sur un Total HT en gras, sans ligne TVA ni Total TTC, et porte sa mention sous ce total. Une facture française, en franchise comprise, garde son Total TTC.

Deux autres mentions se posent facture par facture. La Nature de l’opération s’imprime en haut du document, à la suite des dates. Elle ne se choisit pas sur une facture de soin : un soin est une prestation de services, et c’est cette mention qui part, toujours. Le sélecteur n’apparaît que sur une Facture annexe, réservée au plan Premium et seule à pouvoir porter des biens. Attention alors à un détail d’étiquette : l’option qui s’appelle Mixte (biens et services) dans le formulaire s’imprime sur le PDF sous sa forme longue, Livraison de biens et prestation de services.

L’Option pour le paiement de la TVA d’après les débits est, elle, une case à cocher du formulaire, sous les informations, qui n’apparaît que sur un document en TVA française à 20 % (au taux de vos réglages). Choisir un régime d’autoliquidation ou hors Union européenne la décoche et la fait disparaître. Cochée, elle imprime sa propre phrase sous les totaux, mot pour mot.

Le bloc Conditions de paiement ajoute enfin une mention de pénalités de retard qui change selon le type du client, société ou particulier. Vous n’avez rien à régler, la bascule est automatique. Pour un particulier dont l’adresse de facturation est hors de France, aucune mention de pénalités n’est imprimée. Ce bloc disparaît entièrement des avoirs. Quand le client ou l’adresse de la prestation est hors de France, son pays s’imprime sous l’adresse, et France sous la vôtre. Pour une société établie hors de France, le bloc Facturé à porte son identifiant national à la place du SIREN, par exemple son numéro d’entreprise pour une société belge. Comme le reste de son identité, il est figé quand la facture est numérotée.

Facturer un client professionnel à l’étranger

Quand l’adresse d’un client n’est ni en France ni à Monaco, un champ Régime de TVA apparaît sur la facture et sur le devis, sous le client, ainsi que dans l’étape Facture de Finaliser. Il propose votre régime habituel, puis Autoliquidation, client professionnel de l’Union européenne et Client professionnel hors Union européenne. Une facture française ne demande ni votre n° TVA ni aucun champ nouveau, et garde son Total TTC.

Le champ se règle tout seul d’après la fiche du client, et l’indique par Proposé d’après la fiche du client. Une société d’un autre pays de l’Union qui porte son n° de TVA reçoit l’autoliquidation. Une société établie hors de l’Union, ou dans un territoire européen hors du champ de la TVA (les Canaries, par exemple), reçoit le régime hors Union européenne. Un particulier établi à l’étranger, une société de l’Union sans n° de TVA sur sa fiche et un client de Monaco suivent votre régime habituel. Le choix reste modifiable tant que le document est un brouillon.

Les deux régimes internationaux donnent une facture hors taxe, qui s’arrête sur Total HT. La mention imprimée sous ce total dépend du régime :

• en autoliquidation, Autoliquidation, art. 44 de la directive 2006/112/CE, avec votre n° TVA sous Émetteur et celui du client sous Facturé à ;
• hors Union européenne, TVA non applicable, art. 259-1 du CGI et art. 44 de la directive 2006/112/CE, puis TVA non applicable, art. 44 de la directive 2006/112/CE sur les documents émis à partir du 1er janvier 2027.

L’autoliquidation exige votre N° TVA intracommunautaire, y compris en franchise en base. Un franchisé le demande d’abord à son service des impôts, puis le saisit dans Paramètres, rubrique Entreprise, sans aucune case à cocher. Tant qu’il manque, le champ le signale avec le lien Compléter mes informations, et la validation est refusée. Le régime hors Union européenne ne l’exige pas, et un devis en autoliquidation se valide sans lui.

À la validation, Equident vérifie aussi que le client se prête au régime choisi. Les refus possibles sont les suivants :

• L’autoliquidation suppose un client assujetti à la TVA. Pour un indépendant, passez sa fiche en société et renseignez son numéro de TVA.
• L’autoliquidation exige le n° TVA du client, au format de son pays. Complétez sa fiche.
• Le pays de l’adresse du client ne correspond pas à ce régime de TVA.
• Une facture en autoliquidation doit porter votre n° TVA intracommunautaire, y compris en franchise en base. Ajoutez-le dans Paramètres, rubrique Entreprise.

Une facture de nature Mixte (biens et services) suit le régime choisi pour la totalité, produits compris. Une facture de produits seuls ne peut pas être internationale, le champ ne le propose pas.

Quatre précisions :

• Une fiche par établissement qui reçoit les soins. Saisissez le client à l’adresse et au n° de TVA de l’établissement où ses chevaux sont tenus. Une société belge dont les chevaux sont dans son établissement en France se facture avec la TVA française, sur une fiche de cet établissement, pays France. À l’inverse, une société française dont les chevaux sont dans son établissement belge relève de l’autoliquidation, sur une fiche à l’adresse et au n° de TVA belges de cet établissement. Une visite isolée ailleurs ne change rien.
• Un indépendant assujetti se saisit en société, avec son numéro de TVA. L’autoliquidation dépend de la qualité d’assujetti, pas de la forme juridique.
• Le délai. Une facture en autoliquidation s’émet au plus tard le 15 du mois suivant les soins. Sur un brouillon rattaché à un rendez-vous, le champ affiche À émettre au plus tard le …, puis Émission tardive. … une fois la date passée. C’est une indication, rien n’est bloqué.
• La déclaration européenne de services. Une facture en autoliquidation vous oblige à déposer chaque mois une déclaration européenne de services auprès de la douane. Equident ne la prépare pas, faites-la vous-même ou avec votre comptable.

Le pied de page de chaque page

Le bandeau gris répété en bas de chaque page de vos PDF, avec la pagination Page X / Y, est assemblé tout seul depuis la rubrique Entreprise des réglages : nom et forme juridique, SIRET et N° TVA intracommunautaire, capital et RCS, adresse, puis téléphone, email et site web. Un champ vide est simplement sauté. C’est le seul endroit à corriger si une identification manque en bas de vos factures. Sur une facture validée, le N° TVA intracommunautaire imprimé est celui du jour de sa validation.

Les champs RCS (ville) et RCS (numéro) disparaissent pour les formes qui ne sont pas immatriculées au registre du commerce (auto-entrepreneur, micro-entreprise, profession libérale). Pour une EI ou une EIRL ils restent affichés, et RCS (ville) porte alors la mention (si vous y êtes immatriculé) : à remplir si votre activité est commerciale, à laisser vides si elle est libérale. Un champ vide est sauté dans le pied de page.

Une vérification accompagne le champ RCS (numéro) : le numéro RCS d’une entreprise reprend son SIREN, c’est-à-dire les 9 premiers chiffres de son SIRET. Si celui que vous saisissez porte un autre SIREN que votre SIRET, un avertissement s’affiche sous le champ. Il ne bloque pas l’enregistrement : à vous de vérifier que ce numéro désigne bien la même entreprise, et pas celle d’à côté.

Il n’y a rien d’autre à régler ailleurs. Un champ Texte de pied de page a existé sur la page Mon profil : il n’enregistrait rien et n’a jamais alimenté vos PDF, il a été retiré. Un texte de pied d’email existe bien côté serveur, mais aucun écran ne permet aujourd’hui de le renseigner.

La jauge de franchise

Tant que l’interrupteur Assujetti à la TVA est éteint, le tableau de bord affiche, juste sous Reste à encaisser, une jauge Franchise en base de TVA suivie de l’année. Elle reste visible quand les statistiques sont repliées. Elle compare votre chiffre d’affaires encaissé HT depuis le 1er janvier aux deux seuils affichés pour 2026, 37 500 € et 41 250 €, et change de couleur en quatre paliers. Elle rappelle en dessous votre montant facturé HT sur l’année.

Elle raisonne sur l’année civile, pas sur la période sélectionnée en haut du tableau de bord, et elle disparaît dès que vous vous déclarez assujetti. L’écran le dit lui-même, c’est un indicateur calculé sur vos données, pas une référence légale.

Recevoir les factures de vos fournisseurs

Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir ses factures au format électronique. C’est une obligation distincte de l’émission, et elle ne pèse pas sur votre logiciel : elle est remplie dès qu’une plateforme agréée porte votre adresse à l’annuaire national. Ce peut être la nôtre, celle de votre comptable, ou un compte ouvert directement chez un opérateur.

L’application vérifie cet annuaire pour vous, à partir des neuf premiers chiffres de votre SIRET. Si votre entreprise y figure déjà, vous ne voyez rien : c’est le cas le plus fréquent quand un comptable s’en occupe. Vous n’avez rien à déclarer, l’annuaire fait foi.

Si en revanche aucune adresse n’est rattachée à votre SIREN, un bandeau s’affiche en haut du tableau de bord, de la liste des factures et des réglages, et vous propose deux chemins. Il ne vous suit pas sur les autres écrans, pour ne pas vous gêner en pleine saisie d’un rendez-vous ou d’un devis. Passer par Equident ouvre la fenêtre Connexion à SUPER PDP, la même que dans la rubrique Facturation des réglages, décrite plus bas. J’ai déjà une plateforme indique que vous vous en occupez de votre côté. Une fenêtre vous demande de confirmer, puis le bandeau se tait. Le raccordement par Equident reste possible depuis la rubrique Facturation des réglages.

Ce bandeau concerne tous les comptes. Il reste silencieux tant que votre SIRET n’est pas renseigné, et aussi lorsque l’annuaire ne répond pas : mieux vaut ne rien dire que vous signaler à tort une non-conformité.

Le bandeau ne se tait que sur un fait, jamais sur une intention. Si vous cliquez Passer par Equident puis abandonnez la page de SUPER PDP sans autoriser l’accès, il revient : vous n’êtes toujours inscrit nulle part, et c’est précisément ce qu’il est là pour vous dire. Trois situations seulement l’éteignent : votre SIREN porte une adresse active à l’annuaire, votre raccordement est en cours ou abouti, ou vous avez répondu que vous passiez par une autre plateforme.

Une dernière précision qui évite une inquiétude inutile : une inscription à l’annuaire français ne devient pas active à la seconde. Sa prise d’effet est calée sur minuit. Entre votre raccordement et cette échéance, l’annuaire vous considère encore comme non inscrit. Le bandeau, lui, se tait pendant tout le temps où votre raccordement avance, pour ne pas vous relancer pendant ces quelques heures. Il revient en revanche si la tentative s’arrête en chemin.

Raccorder son compte à la plateforme

La section Facturation électronique ouvre la rubrique Facturation des réglages, tout en haut. Elle est ouverte à tous les comptes.

Le raccordement se fait auprès de SUPER PDP, notre partenaire de facturation électronique. Il fait une chose dès aujourd’hui : enregistrer votre entreprise à l’annuaire de la facturation électronique, ce qui vous met en règle sur la réception. L’envoi électronique de vos factures, lui, ne démarre pas avec le raccordement : il commencera avec l’obligation légale, en septembre 2027. Un badge en haut de la section donne l’état du moment : Non connecté, Autorisation en attente (vous êtes parti autoriser chez SUPER PDP), Connexion en cours (nous finalisons, quelques secondes), Dossier transmis (votre dossier est en instruction chez eux), Connexion à reprendre (l’autorisation n’a pas été menée au bout), Connecté ou Accès révoqué.

Une fois connecté, la section affiche une carte Inscription confirmée avec votre identifiant d’adressage (votre SIREN), le nom de votre plateforme agréée et la date de connexion. Si votre inscription à l’annuaire n’a pas encore pris effet, la carte l’annonce : les entrées sont activées à minuit, et l’affichage peut mettre quelques heures à suivre. Un encart rappelle enfin que l’envoi électronique de vos factures démarrera en septembre 2027, et que rien ne change d’ici là.

Le bouton Connecter SUPER PDP reste inactif tant que votre SIRET est vide, et la section vous renvoie alors vers la rubrique Entreprise : ce sont les neuf premiers chiffres du SIRET, votre SIREN, qui vous identifient auprès de la plateforme. Le bouton ouvre d’abord une fenêtre Connexion à SUPER PDP qui détaille les étapes qui vous attendent et les justificatifs à préparer au cas où ils vous seraient demandés : votre avis de situation SIRENE et votre pièce d’identité. Continuer vers SUPER PDP ouvre leur site dans un nouvel onglet, en laissant la fenêtre des étapes ouverte dans Equident pour que vous puissiez les suivre ; à la fin de l’autorisation, Equident se rouvre dans ce nouvel onglet, sur la rubrique Facturation. Annuler referme la fenêtre sans rien enregistrer. Pendant que vous autorisez chez SUPER PDP, le badge affiche Autorisation en attente, puis Connexion en cours à votre retour. La finalisation se fait en arrière-plan et l’état se met à jour tout seul. Comptez moins d’un quart d’heure entre le départ et le retour : au-delà, l’autorisation expire et il faut recommencer. Terminez-la aussi là où vous l’avez commencée. Si elle s’achève dans un autre navigateur ou sur un autre appareil, par exemple en rouvrant la page de SUPER PDP dans Safari depuis l’application installée, Equident ne la rattache pas à votre compte, par sécurité, et la section vous l’explique. Rien n’est perdu pour autant, et vous n’avez rien à nous demander : le bouton Relancer la connexion vous attend dans cette même section Facturation électronique, et rouvre le parcours tout prérempli.

Il peut arriver que SUPER PDP vous demande un justificatif pendant l’autorisation. C’est fréquent quand les données de votre entreprise sont non-diffusibles au répertoire SIRENE : leur vérification automatique ne peut alors pas confirmer votre qualité de représentant légal. Dans ce cas, déposez le justificatif, demandez la vérification manuelle, et surtout terminez l’autorisation jusqu’au bout : la section affiche alors que votre dossier est transmis, et la connexion se terminera toute seule dès sa validation, sans que vous ayez rien à refaire.

Leur écran ne précise pas les pièces attendues. Pour une entreprise individuelle, deux documents établissent ensemble ce qu’ils cherchent à vérifier : votre avis de situation au répertoire SIRENE, qui relie l’entreprise à votre nom, et votre pièce d’identité, qui relie ce nom à vous. Attention au premier : téléchargez-le vous-même sur le site de l’Insee avec votre SIREN, celui qu’un tiers obtient pour une entreprise non-diffusible est caviardé et ne prouve rien.

Comptez jusqu’à 24 heures d’instruction ; un refus vous est notifié par email avec son motif. Le bouton Relancer la connexion n’apparaît que dans un cas : une autorisation commencée mais pas menée au bout. Là, rien ne peut reprendre tout seul, et relancer rouvre le parcours, tout prérempli. Si vous l’oubliez, un email de rappel vous le signale un jour ou deux plus tard, le matin, avec un lien qui vous ramène directement à ce bouton.

L’invitation à vous raccorder passe par le bandeau de réception décrit plus haut : c’est lui qui sait si votre SIREN est déjà inscrit quelque part, et il se tait si c’est le cas. Pendant l’instruction de votre dossier (badge Dossier transmis), une ligne discrète Connexion à la facturation électronique en attente s’affiche sur le tableau de bord avec un lien Voir l'état. Et si l’accès venait à être révoqué plus tard, un bandeau vous propose de reconnecter votre compte pour conserver votre enregistrement.

Suivre la transmission d’une facture

Cette partie ne s’applique qu’une fois l’envoi électronique démarré : d’ici septembre 2027, vos factures partent par email comme aujourd’hui et aucun statut de transmission n’apparaît.

Une fois le compte raccordé, la page d’une facture numérotée porte un badge de transmission à côté de son statut habituel. Il n’apparaît que si une transmission existe pour cette facture.

Badge	Ce qu’il veut dire
En file d’attente	Prise en compte, pas encore partie
Transmise à la plateforme	Déposée chez SUPER PDP
Émise	Émise sur le réseau
Reçue par le destinataire	Arrivée chez le client, sans verdict de sa part
Approuvée	Acceptée, en totalité ou en partie
Rejetée	Refusée par le client, par la plateforme destinataire, ou irrecevable
Encaissement déclaré	Le paiement a été déclaré au réseau
Échec de transmission	La transmission n’a pas abouti, un motif est affiché
Hors champ domestique	Client établi hors de France, la facture ne part dans aucun circuit français

Le circuit dépend du client : une société part sur le réseau entre entreprises, un particulier en déclaration de chiffre d’affaires. Vous n’avez rien à choisir. Les statuts ne reculent jamais, et un règlement enregistré sur une facture déjà partie chez la plateforme et non rejetée est déclaré à son tour.

Cette déclaration d’encaissement n’est pas immédiate : elle attend un jour. Ce délai vous laisse le temps de corriger une erreur de saisie, parce qu’un événement déjà transmis au réseau ne se rétracte pas. Passé ce délai, le badge devient Encaissement déclaré, et le versement concerné n’est plus ni modifiable ni supprimable depuis l’Historique des paiements : l’application refuse alors la correction en le disant. Rien n’est perdu pour autant, la transmission des données de paiement se fait par périodes et non à la seconde. Une facture dont l’adresse de facturation, figée à la numérotation, est hors de France ne part dans aucun des deux circuits. Sa page porte alors le badge Hors champ domestique et la phrase Client établi hors de France, cette facture ne part pas dans le circuit français de facturation électronique. Une facture en autoliquidation ou hors Union européenne ne part dans aucun des deux circuits, elle reçoit elle aussi le statut Hors champ domestique.

C’est le premier envoi d’une facture au client qui la transmet, quel que soit le bouton qui la fait partir. Valider et envoyer du parcours de finalisation, Envoyer par email dans Actions ou le bouton Envoyer d’une facture validée sans être envoyée, Envoyer la facture acquittée d’une facture réglée avant son envoi, tous transmettent la facture juste avant le mail. Renvoyer ne renvoie que le mail, et une facture déjà envoyée avant votre raccordement, ou avant le démarrage de l’envoi électronique, n’est jamais transmise après coup. Un avoir obéit à un autre critère. Il part vers la plateforme dès l’annulation si la facture qu’il annule avait été envoyée au client, ou si elle était payée, en retard ou relancée, que cette facture soit elle-même passée par la plateforme ou non. Son propre envoi au client, en revanche, ne le transmet jamais.

Comprendre un échec et relancer

Un Échec de transmission affiche son motif juste en dessous, précédé de À corriger avant de relancer quand une donnée est en cause, et un bouton Réessayer apparaît à côté du badge. Les motifs les plus fréquents désignent une donnée manquante : adresse postale du client incomplète, identité vendeur incomplète, lignes de facture invalides. Corrigez la donnée en cause, puis relancez.

Un cas ne demande que de la patience : quand le motif dit que le service n’a pas pu être joint, réessayez dans quelques minutes. Relancer est sans risque, une facture déjà déposée chez la plateforme est reconnue et jamais envoyée deux fois.

Réessayer n’existe que sur un Échec de transmission. Une facture Rejetée est un verdict du réseau, pas un incident technique : le bouton n’apparaît pas et la relance est refusée. Il faut passer par un avoir puis une nouvelle facture, comme pour n’importe quelle correction sur un document numéroté.