TVA, mentions légales et facturation électronique

Deux réglages commandent la forme légale de vos documents : votre régime de TVA, et le raccordement de votre compte à une plateforme de facturation électronique. Cette page décrit ce que l’application en fait, ce qu’elle imprime et ce qu’elle transmet. Elle ne dit pas ce que vous devez déclarer : pour cela, votre comptable reste la référence.

Déclarer son régime de TVA

Tout part de Paramètres, onglet Facturation, carte TVA. Un seul interrupteur, Assujetti à la TVA, et le reste de la carte change selon sa position.

Assujetti, vous choisissez un Taux de TVA par défaut parmi 20 %, 10 %, 5,5 % et 2,1 %, puis une Période de déclaration TVA : Mensuelle, Trimestrielle ou Annuelle. Cette période ne touche pas vos factures. Elle commande le découpage de l’onglet TVA de la page Comptabilité, réservée au plan Premium, où le même sélecteur réécrit d’ailleurs le réglage quand vous le changez. Cet onglet existe pour toutes les formes juridiques, micro-entreprise et libéral compris, du moment que l’interrupteur est allumé ; il disparaît sinon.

Ce que l’onglet TVA en fait est décrit dans Suivre ses encaissements : la TVA facturée et la TVA encaissée y sont montrées côte à côte, période par période. C’est la TVA encaissée qui se déclare : celle d’une prestation de services est exigible au règlement du client (art. 269, 2-c du CGI), pas à l’émission de la facture. La case Option pour le paiement de la TVA d'après les débits du formulaire de facture, décrite plus bas, n’imprime qu’une mention sur le document : elle ne change pas le calcul de cet onglet.

Le taux n’est pas optionnel : tant qu’aucun n’est choisi, l’enregistrement de l’onglet est refusé et le sélecteur l’explique en rouge. Sans taux, vos documents partiraient à 0 % et porteraient une mention d’exonération alors que vous vous déclarez assujetti.

Non assujetti, la carte propose à la place une Mention TVA sur les factures. Cinq formulations courantes se posent en un clic, dont Franchise en base de TVA et Non assujetti à la TVA ; les trois autres renvoient aux articles 293 B, 261 et 259-1 du CGI. Le champ juste en dessous reste libre, vous pouvez saisir la vôtre.

Comme partout dans les réglages, rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas cliqué Enregistrer dans la barre Modifications non enregistrées qui apparaît en bas d’écran.

Ce premier enregistrement compte double : il coche l’étape Confirmer votre régime de TVA de la prise en main. Tant qu’il n’a pas eu lieu, Equident vous suppose non assujetti, parce qu’il faut bien un défaut, et imprime la mention correspondante sur vos factures. L’étape ne juge pas votre réponse, elle vérifie que la question vous a été posée : que vous laissiez l’interrupteur éteint ou que vous l’allumiez, elle passe au vert.

Le taux se fige sur le document

Le taux ne se saisit pas facture par facture : il vient du réglage. Mais il ne suit pas indéfiniment vos changements d’avis.

Un brouillon obéit toujours au réglage courant : si vous basculez en franchise en base, vos brouillons repassent à 0 % tout seuls. Un document figé, lui, garde le taux qu’il portait, qu’il s’agisse d’une facture validée, envoyée, payée ou annulée, d’un avoir ou d’un devis finalisé. C’est ce taux que le PDF imprime et sur lequel s’impute un règlement partiel. Une facture de l’an dernier ne change donc pas parce que vous avez changé de régime cette année.

La mention d’exonération, elle, n’est pas figée : elle est lue dans vos réglages au moment où le PDF est produit.

Ce qui s’imprime sur la facture

Sous le Total TTC, le document porte votre mention TVA, mais seulement quand il n’y a pas de TVA à afficher. Dès que le taux du document est supérieur à zéro, c’est la ligne TVA chiffrée qui prend la place.

Deux autres mentions se posent facture par facture. La Nature de l'opération s’imprime en haut du document, à la suite des dates. Elle ne se choisit pas sur une facture de soin : un soin est une prestation de services, et c’est cette mention qui part, toujours. Le sélecteur n’apparaît que sur une Facture annexe, réservée au plan Premium et seule à pouvoir porter des biens. Attention alors à un détail d’étiquette : l’option qui s’appelle Mixte (biens et services) dans le formulaire s’imprime sur le PDF sous sa forme longue, Livraison de biens et prestation de services.

L’Option pour le paiement de la TVA d'après les débits est, elle, une case à cocher du formulaire, sous les informations, qui n’apparaît que si vous êtes assujetti. Cochée, elle imprime sa propre phrase sous les totaux, mot pour mot.

Le bloc Conditions de paiement ajoute enfin une mention de pénalités de retard qui change selon le type du client, société ou particulier. Vous n’avez rien à régler, la bascule est automatique. Ce bloc disparaît entièrement des avoirs.

Le pied de page de chaque page

Le bandeau gris répété en bas de chaque page de vos PDF, avec la pagination Page X / Y, est assemblé tout seul depuis l’onglet Entreprise des réglages : nom et forme juridique, SIRET et N° TVA intracommunautaire, capital et RCS, adresse, puis téléphone, email et site web. Un champ vide est simplement sauté. C’est le seul endroit à corriger si une identification manque en bas de vos factures.

Les champs RCS (ville) et RCS (numéro) disparaissent pour les formes qui ne sont pas immatriculées au registre du commerce (auto-entrepreneur, micro-entreprise, profession libérale). Pour une EI ou une EIRL ils restent affichés, suivis de la mention (si vous y êtes immatriculé) : à remplir si votre activité est commerciale, à laisser vides si elle est libérale. Un champ vide est sauté dans le pied de page.

Une vérification accompagne le champ RCS (numéro) : le numéro RCS d’une entreprise reprend son SIREN, c’est-à-dire les 9 premiers chiffres de son SIRET. Si celui que vous saisissez porte un autre SIREN que votre SIRET, un avertissement s’affiche sous le champ. Il ne bloque pas l’enregistrement : à vous de vérifier que ce numéro désigne bien la même entreprise, et pas celle d’à côté.

Il n’y a rien d’autre à régler ailleurs. Un champ Texte de pied de page a existé sur la page Mon profil : il n’enregistrait rien et n’a jamais alimenté vos PDF, il a été retiré. Un texte de pied d’email existe bien côté serveur, mais aucun écran ne permet aujourd’hui de le renseigner.

La jauge de franchise

Tant que l’interrupteur Assujetti à la TVA est éteint, le tableau de bord affiche en bas une jauge Franchise en base de TVA suivie de l’année. Elle compare votre chiffre d’affaires encaissé HT depuis le 1er janvier aux deux seuils affichés pour 2026, 37 500 € et 41 250 €, et change de couleur en quatre paliers. Elle rappelle en dessous votre montant facturé HT sur l’année.

Elle raisonne sur l’année civile, pas sur la période sélectionnée en haut du tableau de bord, et elle disparaît dès que vous vous déclarez assujetti. L’écran le dit lui-même, c’est un indicateur calculé sur vos données, pas une référence légale.

Recevoir les factures de vos fournisseurs

Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir ses factures au format électronique. C’est une obligation distincte de l’émission, et elle ne pèse pas sur votre logiciel : elle est remplie dès qu’une plateforme agréée porte votre adresse à l’annuaire national. Ce peut être la nôtre, celle de votre comptable, ou un compte ouvert directement chez un opérateur.

L’application vérifie cet annuaire pour vous, à partir des neuf premiers chiffres de votre SIRET. Si votre entreprise y figure déjà, vous ne voyez rien : c’est le cas le plus fréquent quand un comptable s’en occupe. Vous n’avez rien à déclarer, l’annuaire fait foi.

Si en revanche aucune adresse n’est rattachée à votre SIREN, un bandeau s’affiche en haut des pages et vous propose deux chemins. Passer par Equident vous emmène directement sur le raccordement à SUPER PDP, le même que celui de l’onglet Facturation des réglages. Je passe par autre chose indique que vous vous en occupez de votre côté, et fait taire le bandeau.

Ce bandeau concerne tous les comptes. Il reste silencieux tant que votre SIRET n’est pas renseigné, et aussi lorsque l’annuaire ne répond pas : mieux vaut ne rien dire que vous signaler à tort une non-conformité.

Le bandeau ne se tait que sur un fait, jamais sur une intention. Si vous cliquez Passer par Equident puis abandonnez la page de SUPER PDP sans autoriser l’accès, il revient : vous n’êtes toujours inscrit nulle part, et c’est précisément ce qu’il est là pour vous dire. Trois situations seulement l’éteignent : votre SIREN porte une adresse active à l’annuaire, votre raccordement est en cours ou abouti, ou vous avez répondu que vous passiez par une autre plateforme.

Une dernière précision qui évite une inquiétude inutile : une inscription à l’annuaire français ne devient pas active à la seconde. Sa prise d’effet est calée sur minuit. Entre votre raccordement et cette échéance, l’annuaire vous considère encore comme non inscrit. Le bandeau, lui, se tait pendant tout le temps où votre raccordement avance, pour ne pas vous relancer pendant ces quelques heures. Il revient en revanche si la tentative s’arrête en chemin : vous n’êtes alors inscrit nulle part, et c’est précisément ce qu’il est là pour vous dire.

Raccorder son compte à la plateforme

La section Facturation électronique ouvre l’onglet Facturation des réglages, tout en haut. Elle est ouverte à tous les comptes.

Le raccordement se fait auprès de SUPER PDP, notre partenaire de facturation électronique. Il fait une chose dès aujourd’hui : enregistrer votre entreprise à l’annuaire de la facturation électronique, ce qui vous met en règle sur la réception. L’envoi électronique de vos factures, lui, ne démarre pas avec le raccordement : il commencera avec l’obligation légale, en septembre 2027. Un badge en haut de la section donne l’état du moment : Non connecté, Autorisation en attente (vous êtes parti autoriser chez SUPER PDP), Connexion en cours (nous finalisons, quelques secondes), Dossier transmis (votre dossier est en instruction chez eux), Connexion à reprendre (l’autorisation n’a pas été menée au bout), Connecté ou Accès révoqué.

Une fois connecté, la section affiche une carte Inscription confirmée avec votre identifiant d’adressage (votre SIREN), le nom de votre plateforme agréée et la date de connexion. Si votre inscription à l’annuaire n’a pas encore pris effet, la carte l’annonce : les entrées sont activées à minuit, et l’affichage peut mettre quelques heures à suivre. Un encart rappelle enfin que l’envoi électronique de vos factures démarrera en septembre 2027, et que rien ne change d’ici là.

Le bouton Connecter SUPER PDP reste inactif tant que votre SIRET est vide, et la section vous renvoie alors vers l’onglet Entreprise : ce sont les neuf premiers chiffres du SIRET, votre SIREN, qui vous identifient auprès de la plateforme. Le bouton ouvre d’abord une fenêtre Connexion à SUPER PDP qui détaille les étapes qui vous attendent et les justificatifs à préparer au cas où ils vous seraient demandés : votre avis de situation SIRENE et votre pièce d’identité. Continuer vers SUPER PDP ouvre leur site dans un nouvel onglet, en laissant la fenêtre des étapes ouverte dans Equident pour que vous puissiez les suivre ; à la fin de l’autorisation, Equident se rouvre dans ce nouvel onglet, sur l’onglet Facturation. Annuler referme la fenêtre sans rien enregistrer. Le badge passe d’abord en Connexion en cours, la finalisation se fait en arrière-plan et l’état se met à jour tout seul. Comptez moins d’un quart d’heure entre le départ et le retour : au-delà, l’autorisation expire et il faut recommencer. Rien n’est perdu pour autant, et vous n’avez rien à nous demander : le bouton Relancer la connexion vous attend dans cette même section Facturation électronique, et rouvre le parcours tout prérempli.

Il peut arriver que SUPER PDP vous demande un justificatif pendant l’autorisation. C’est fréquent quand les données de votre entreprise sont non-diffusibles au répertoire SIRENE : leur vérification automatique ne peut alors pas confirmer votre qualité de représentant légal. Dans ce cas, déposez le justificatif, demandez la vérification manuelle, et surtout terminez l’autorisation jusqu’au bout : la section affiche alors que votre dossier est transmis, et la connexion se terminera toute seule dès sa validation, sans que vous ayez rien à refaire.

Leur écran ne précise pas les pièces attendues. Pour une entreprise individuelle, deux documents établissent ensemble ce qu’ils cherchent à vérifier : votre avis de situation au répertoire SIRENE, qui relie l’entreprise à votre nom, et votre pièce d’identité, qui relie ce nom à vous. Attention au premier : téléchargez-le vous-même sur le site de l’Insee avec votre SIREN, celui qu’un tiers obtient pour une entreprise non-diffusible est caviardé et ne prouve rien.

Comptez jusqu’à 24 heures d’instruction ; un refus vous est notifié par email avec son motif. Le bouton Relancer la connexion n’apparaît que dans un cas : une autorisation commencée mais pas menée au bout. Là, rien ne peut reprendre tout seul, et relancer rouvre le parcours, tout prérempli. Si vous l’oubliez, un email de rappel vous le signale le lendemain, avec un lien qui vous ramène directement à ce bouton.

L’invitation à vous raccorder passe par le bandeau de réception décrit plus haut : c’est lui qui sait si votre SIREN est déjà inscrit quelque part, et il se tait si c’est le cas. Pendant la finalisation d’une connexion, une ligne discrète Facturation électronique : connexion en attente s’affiche sur le tableau de bord avec un lien Voir l'état. Et si l’accès venait à être révoqué plus tard, un bandeau vous propose de reconnecter votre compte pour conserver votre enregistrement.

Suivre la transmission d’une facture

Cette partie ne s’applique qu’une fois l’envoi électronique démarré : d’ici septembre 2027, vos factures partent par email comme aujourd’hui et aucun statut de transmission n’apparaît.

Une fois le compte raccordé, la page d’une facture numérotée porte un badge de transmission à côté de son statut habituel. Il n’apparaît que si une transmission existe pour cette facture.

Badge	Ce qu’il veut dire
En file d'attente	Prise en compte, pas encore partie
Transmise à la plateforme	Déposée chez SUPER PDP
Émise	Émise sur le réseau
Reçue par le destinataire	Arrivée chez le client, sans verdict de sa part
Approuvée	Acceptée, en totalité ou en partie
Rejetée	Refusée par le client, par la plateforme destinataire, ou irrecevable
Encaissement déclaré	Le paiement a été déclaré au réseau
Échec de transmission	La transmission n’a pas abouti, un motif est affiché

Le circuit dépend du client : une société part sur le réseau entre entreprises, un particulier en déclaration de chiffre d’affaires. Vous n’avez rien à choisir. Les statuts ne reculent jamais, et un règlement enregistré sur une facture déjà partie chez la plateforme et non rejetée est déclaré à son tour.

Cette déclaration d’encaissement n’est pas immédiate : elle attend un jour. Ce délai vous laisse le temps de corriger une erreur de saisie, parce qu’un événement déjà transmis au réseau ne se rétracte pas. Passé ce délai, le badge devient Encaissement déclaré, et le versement concerné n’est plus ni modifiable ni supprimable depuis l’Historique des paiements : l’application refuse alors la correction en le disant. Rien n’est perdu pour autant, la transmission des données de paiement se fait par périodes et non à la seconde.

Deux chemins transmettent : Valider et envoyer du parcours de finalisation, et Envoyer la facture acquittée d’une facture réglée avant son envoi. Une facture passée par Valider et générer puis envoyée depuis Actions, Envoyer par email, part chez le client sans passer par la plateforme, et ne porte alors aucun badge. Un avoir, lui, obéit à un autre critère : il part vers la plateforme dès l’annulation si la facture qu’il annule avait été envoyée au client, ou si elle était payée, en retard ou relancée, que cette facture soit elle-même passée par la plateforme ou non.

Comprendre un échec et relancer

Un Échec de transmission affiche son motif juste en dessous, précédé de À corriger avant de relancer quand une donnée est en cause, et un bouton Réessayer apparaît à côté du badge. Les motifs les plus fréquents désignent une donnée manquante : adresse postale du client incomplète, identité vendeur incomplète, lignes de facture invalides. Corrigez la donnée en cause, puis relancez.

Un cas ne demande que de la patience : quand le motif dit que le service n’a pas pu être joint, réessayez dans quelques minutes. Relancer est sans risque, une facture déjà déposée chez la plateforme est reconnue et jamais envoyée deux fois.

Réessayer n’existe que sur un Échec de transmission. Une facture Rejetée est un verdict du réseau, pas un incident technique : le bouton n’apparaît pas et la relance est refusée. Il faut passer par un avoir puis une nouvelle facture, comme pour n’importe quelle correction sur un document numéroté.