Retrouver ses clients et son planning sur son téléphone

Un numéro inconnu s’affiche pendant que vous tenez la tête d’un cheval. Si vos fiches clients vivent aussi dans le carnet d’adresses du téléphone, la question ne se pose plus. Equident propose trois chemins pour les y mettre, et un quatrième pour poser votre planning dans l’agenda. Ils ne s’installent pas de la même façon et n’ont pas les mêmes limites.

Trois mécanismes, lequel choisir

Ce qui change	Une fiche	Tout le carnet	Synchronisation
Où	Fiche client, Ajouter à mes contacts	Clients, Exporter vers mon téléphone	Paramètres, rubrique Contacts
Ce qui part	la fiche ouverte	tout le carnet, ou seulement les fiches modifiées	tout le carnet
Fiche sans numéro ni email	part quand même	écartée	écartée
Mise à jour	à refaire à la main	à refaire à la main	automatique
Installation	aucune	aucune	un profil sur iPhone, une application sur Android
Fiche supprimée	reste dans le téléphone	reste dans le téléphone	disparaît du téléphone

Les deux premiers sont des photographies : ce que vous remettez au téléphone est un fichier, à lui de le ranger. Le troisième est un abonnement : le téléphone relève tout seul, et une fiche corrigée se met à jour sans geste de votre part.

Envoyer une fiche dans vos contacts

Ouvrez la fiche du client, puis Ajouter à mes contacts. Sur téléphone, il se trouve dans le menu du bouton à trois points (Plus d’actions) en haut à droite de la fiche. Sur iPhone, la fiche s’affiche avec le choix entre créer un nouveau contact et l’ajouter à un contact existant. Ailleurs, le fichier est remis au système, qui propose son propre import. Sur ordinateur, il est simplement téléchargé.

Aucun filtre ici : vous avez désigné cette fiche, elle part telle quelle, même réduite à un nom si elle ne porte ni numéro ni email.

Exporter tout le carnet en une fois

Depuis la liste Clients, le bouton Exporter vers mon téléphone ouvre la fenêtre Ajouter mes clients à mon téléphone. Sur téléphone, ce bouton est l’icône de téléphone placée à gauche des boutons de tri et de filtres. La fenêtre compte vos fiches, puis propose au maximum deux boutons :

• Tous mes clients (N), qui réexporte le carnet complet.
• N clients à mettre à jour, qui ne reprend que les fiches créées ou modifiées depuis votre dernier export, dont la date est rappelée sous le bouton. Ce second choix n’apparaît qu’à partir du deuxième export. Si rien n’a bougé, il s’intitule Rien de nouveau et reste inactif.

Seules les fiches qui portent un numéro de téléphone ou une adresse email peuvent devenir un contact : les autres ne sont ni comptées ni exportées. Si aucune fiche n’est exportable, la fenêtre le dit et ne propose aucun bouton.

« Modifié » se comprend largement : la fiche elle-même, mais aussi son adresse et le nom de ses chevaux. Renommer un cheval fait donc bien ressortir son propriétaire dans le prochain export incrémental.

Sur téléphone, le menu de partage s’ouvre : choisissez Contacts, puis confirmez l’ajout de tous les contacts. Si vous refermez ce menu sans rien choisir, la fenêtre d’Equident reste ouverte pour que vous puissiez réessayer, et rien n’est compté comme exporté : le prochain N clients à mettre à jour reprendra les mêmes fiches. Sur ordinateur, et sur les navigateurs qui ne savent pas partager un fichier, l’export est simplement téléchargé. Si le fichier ne peut pas être préparé, par exemple quand le réseau lâche, la fenêtre reste ouverte, affiche « Le fichier de contacts n’a pas pu être préparé. » et propose Réessayer. Rien n’est alors compté comme exporté.

Un export est une photographie, pas une synchronisation. Un client supprimé dans Equident reste dans le téléphone. Chaque fiche porte un identifiant stable qui aide le téléphone à reconnaître un contact déjà enregistré au lieu d’en créer un second, mais la décision lui appartient : selon l’appareil, un doublon peut apparaître et vous être proposé à la fusion.

Mettre en place la synchronisation automatique

Direction Paramètres, rubrique Contacts, carte Synchroniser mes clients avec mon téléphone, puis Ajouter un appareil. Vous pouvez raccorder jusqu’à cinq appareils, chacun avec son propre mot de passe et sa propre révocation : perdre un téléphone ne coupe pas les autres.

Sur iPhone

Le profil de configuration s’ouvre de lui-même, et la fenêtre affiche les trois gestes qui restent :

1. Touchez Autoriser, puis Fermer.
2. Ouvrez les Réglages de l’iPhone : une ligne Profil téléchargé apparaît tout en haut. Touchez-la, puis Installer.
3. Vos clients apparaissent dans Contacts, dans une liste « Clients Equident ».

Cette dernière étape se fait à la main : iOS n’autorise aucun site à ouvrir les Réglages, il n’y a donc pas de bouton à chercher. Le lien du profil ne sert qu’une fois et vaut dix minutes. Passé ce délai, ou si l’installation n’est pas allée au bout, révoquez l’appareil resté en plan et ajoutez-en un nouveau.

Faites-le depuis l’iPhone lui-même. Le profil s’ouvre sur l’appareil qui vient de cliquer : lancé depuis un ordinateur, il n’installe rien sur le téléphone. Vous récoltez une ligne de plus dans la liste, qui ne relèvera jamais, pendant que le téléphone visé reste sans synchronisation.

Sur Android et sur Mac

Il n’y a pas de profil à installer, la configuration est manuelle. La même fenêtre affiche un Identifiant, qui est votre email de connexion, et un Mot de passe propre à cet appareil, avec un bouton pour le copier. Sur Android, reportez ces identifiants dans un client CardDAV, DAVx5 par exemple. Sur Mac, dans un compte CardDAV de l’application Contacts. Ces deux clients réclament aussi l’adresse du serveur, que la fenêtre affiche sur la ligne Serveur, avec son propre bouton de copie. Equident reconnaît DAVx5 et nomme l’appareil « Android, DAVx5 » dans la liste.

Notez le mot de passe au moment où il s’affiche : Equident n’en garde qu’une empreinte, impossible à retrouver, et ne le montrera plus jamais. La fenêtre ne se ferme pas d’un appui à côté, touchez J’ai noté le mot de passe une fois qu’il est noté. En cas d’oubli, révoquez cet appareil et ajoutez-en un nouveau.

Suivre et révoquer ses appareils

Chaque ligne de la liste porte un nom, la date d’ajout, et la dernière relève de l’appareil. C’est le seul signal qui prouve que le téléphone parle bien au serveur : tant qu’il affiche « ne s’est pas encore connecté », l’installation n’est pas terminée. Le nom est déduit de l’appareil quand Equident le reconnaît, et vaut « Nouvel appareil » sinon. Cliquez dessus pour le remplacer par le vôtre.

Passé trois jours sans la moindre relève, la ligne passe en orange et dit quoi faire : « ne relève plus depuis le », suivi de la date de la dernière, ou « ne s’est jamais connecté » pour un appareil dont l’installation n’a jamais abouti. Dans les deux cas la sortie est la même, réinstaller le profil sur cet appareil ou le révoquer.

Un appareil qui décroche s’en plaint aussi de son côté : iOS affiche une notification réclamant le mot de passe du compte CardDAV, en le disant incorrect. Ce n’est pas une fausse alerte, c’est bien Equident qui refuse. Le mot de passe d’un appareil ne se retrouve pas : révoquez sa ligne, puis ajoutez un appareil neuf depuis le téléphone concerné.

L’icône corbeille ouvre une fenêtre de confirmation, qui rappelle aussi comment retirer les contacts du téléphone, puis Révoquer coupe l’accès de l’appareil. Quand les cinq places sont prises, le bouton d’ajout disparaît et un message vous invite à en libérer une : le dernier de la liste est celui qui ne s’est pas manifesté depuis le plus longtemps.

Révoquer coupe l’accès, mais ne vide pas le téléphone : les contacts déjà enregistrés y restent. Pour les retirer sur iPhone, supprimez le profil « Equident - Contacts clients » depuis Réglages, Général, VPN et gestion de l’appareil.

Le carnet est servi en lecture seule. Une correction saisie dans la liste « Clients Equident » depuis le téléphone n’a aucun chemin de retour vers Equident : corrigez la fiche dans l’application, et le téléphone suivra à sa prochaine relève.

Ce que contient un contact

Les trois chemins produisent exactement la même carte de visite :

Sur la fiche du téléphone	Ce qu’Equident y met
Nom	Prénom et nom, avec la civilité en préfixe, ou la raison sociale pour une société
Téléphone	Le numéro de la fiche, étiqueté mobile ou fixe quel que soit son pays. Un fixe n’est pas étiqueté mobile, ce qui évite de proposer un SMS sur une ligne qui n’en reçoit pas
Email	L’adresse de la fiche
Adresse	L’adresse postale et son pays, quand la fiche en porte une
Société	« Client TDE », pour repérer vos clients dans le répertoire
Note	Le ou les chevaux du client, nommés
Lien	Un retour direct vers la fiche dans Equident

Voir son planning dans l’agenda du téléphone

Sur la page Rendez-vous, le bouton Synchroniser l’agenda (trois points), à droite de la barre du calendrier, ouvre un menu dont la rubrique Equident dans votre agenda propose trois entrées : Apple Calendar / Outlook, Google Calendar, et Copier le lien, qui met un lien webcal:// dans le presse-papier pour le coller ailleurs. Ce n’est pas un export figé mais un abonnement : votre agenda va rechercher le flux tout seul. Au-dessus, la rubrique Votre agenda dans Equident et son entrée Importer un agenda font le chemin inverse et affiche votre agenda Google, iCloud ou Outlook dans le planning, voir Planifier un rendez-vous.

Chaque rendez-vous arrive avec son dossier complet, lisible sur la route sans ouvrir l’application : le client en titre, puis son numéro et son email, les chevaux et leur écurie, le lieu, la distance depuis votre point de départ (sauf pour un lieu hors de France, qui n’en a pas) et vos notes. Le point GPS accompagne l’événement quand le lieu en a un, ce qui donne un itinéraire en un geste. Un rendez-vous annulé porte le préfixe [Annulé] et ne bloque plus votre disponibilité, mais certains agendas le masquent entièrement. Un rendez-vous à confirmer porte le préfixe [À confirmer], et continue de bloquer le créneau.

Une journée de tournée est un rendez-vous à confirmer. Elle arrive donc titrée [À confirmer], puis le nom de la tournée suivi de son compteur, par exemple [À confirmer] Écurie des Pins - 3/11 chevaux · 2 à placer pour une tournée à créneaux, ou 1 dossier pour une tournée sans créneaux. Tant qu’aucun dossier n’est arrivé sur une tournée sans créneaux, le titre est celui de la tournée seul, toujours précédé de [À confirmer].

Le flux couvre une fenêtre glissante d’environ neuf mois, les trois mois écoulés et les cinq à venir, et contient vos rendez-vous ainsi que les événements personnels posés dans le calendrier (congés, formations, indisponibilités), sans rappel pour ces derniers. Les événements d’un agenda importé n’y figurent pas, pour qu’un agenda abonné à Equident et importé dans Equident ne se retrouve pas en double. Le rythme de rafraîchissement appartient à votre agenda, pas à Equident : Apple applique celui que vous avez choisi sur l’abonnement, Google le sien, qui peut se compter en heures.

Chaque rendez-vous porte un rappel trente minutes avant, sauf s’il est annulé ou déjà terminé.

Sur iPhone, les alertes des calendriers abonnés sont masquées par défaut, et le rappel passe alors pour un oubli d’Equident. Activez-les dans Réglages, Calendrier, Comptes, Abonnements, puis désactivez « Supprimer les alertes ».